Статут підприємства - документ, що визначає порядок і умови функціонування підприємства. Статут містить відомості про організаційно-правову форму підприємства, його найменуванні, місцезнаходженні, розмірі статутного капіталу, складі, порядку формування й компенсації його органів керування й контролю, порядку розподілу прибутку й формування фондів підприємства, порядку й умовах реорганізації й ліквідації підприємства (Додаток А).
Облікова політика — сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності — таке визначення облікової політики наведене в статті 1 «Визначення термінів» Закону України від 16.07.99 р. №996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Згідно з визначенням, облікова політика підприємства базується на основних принципах обліку та звітності. Під принципами бухгалтерського обліку слід розуміти правила, якими необхідно керуватися при вимірюванні, оцінці й реєстрації господарських операцій і при відображенні їх результатів у фінансовій звітності (Додаток Б).
Посадова інструкція бухгалтера з обліку виробничих запасів - документ, що регламентує виробничі повноваження й обов'язки бухгалтера.
Посадові інструкції розробляє керівник підрозділу для своїх безпосередніх підлеглих. Посадові інструкції на посаді, що перебувають безпосередньо в його підпорядкуванні, затверджує керівник організації. Перший екземпляр посадової інструкції бухгалтера зберігається у відділі кадрів, другий - у керівника підрозділу, третій - у працівника.
Посадові інструкції розробляють відповідно до положення про бухгалтерію. Комплект посадових інструкцій охоплює всі функції бухгалтерії й рівномірно розподіляє навантаження між працівниками з урахуванням рівня їх кваліфікації. Посадова інструкція містить однозначне визначення того, чому дана робота відрізняється від усіх інших робіт. Відповідальність за повноту забезпечення організації посадовими інструкціями лежить на начальнику відділу кадрів.
Не існує стандарту, що регламентує зміст і процедуру розробки посадової інструкції, у зв'язку із чим кожна організація має можливість самостійно формувати опис тієї або іншої посади. Практика показує, що найчастіше підзаконні правові акти, посадові й службові інструкції важливіше для працівників по найманню, чому самі закони або рішення суду.
Посадова інструкція містить інформацію, яка необхідна в процесі керування персоналом.
Посадова інструкція бухгалтера - основа для проведення оцінки результатів трудової діяльності бухгалтера, ухвалення рішення про його подальший внутрішній рух і перепідготовці (підвищенні, переміщенні, звільненні, зарахуванні в резерв керівних кадрів, напрямку на додаткове навчання й т.п. ) (Додаток В).
3. Документальне оформлення руху виробничих запасів
Документальне оформлення всіх операцій руху виробничих запасів є обов`язковим. Типові форми первинних документів з обліку сировини, матеріалів затверджен наказом МінСтату України від 21.06.1996р.- №193 «Про затвердження типових форм первинних документів з обліку сировини і матеріалів».
Документи з придбанню матеріалів, інвентаря є супровідними документами постачальника:
- матеріальні;
- податкові;
- транспортні;
- розрахунково-платіжні.
Матеріальний документ – документ, який підтверджує найменування, суму, кількість та ін.
К матеріальним документам відносять:
- товарно-транспортна накладна (ТТН);
- копія свідчення (сертифіката якості)
С 2004р. стали менш використовуватись прибутково-видаткові накладні та рахунок-фактура.
Налогова накладна - накладна із вказівкою про НДВ.
ТТН – комбінования документ, який поєднує в собі матеріальні реквізити та работу транспорта.
Прийом вантажу здійснюється згідно з кількістю, якістю та сумою на підставі супровідних документів постачальника.
Прийом може здійснюватись:
А) на станції вокзалу;
Б) на складі постачальника;
В) на складах одержача.
В перших двух випадках для отримання матеріальних ресурсів необхідно доручення на право одержання. Доручення виписується на должносну особу одержувача вантажу, підписується керівником і головним бухгалтером.
Доручення складається по типовій формі М2 (Додаток Ж), із обов`язковою вказівкою терміну дії.
Доручення регіструється у спеціальному журналі – МЗ (Додаток З).
Документи, якими оформлується придбання запасів:
1. М-1 «Журнал обліку надходжених грузів» (Додаток Е).
2. М-4 «Прибутковий ордер», по якому склад оформлює надходжені матеріали (Додаток І).
3. М-7 «Акт про прийом матеріалів»
Документи, якими оформлюється вибуття матеріальних ресурсів:
1. М-8,М-9 «Лімітно-забірна картка», ці документи необхідні при вибутті запасів у виробничих підприємствах із вказівкою ліміта й без вказівки (Додаток).
2. М-28,М-28А «Лімітно-забілна картка», такий тип документу використовується на будівельних підприємствах» (Додаток).
3. М-10 «Акт-вимога на заміну (додаткове вибуття) матеріалів» складається при вибутті сверхустановленого ліміта або при заміні одного виду запасів та ін..