Нельзя направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет, за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений [2, с.124, с.127].
Направлять в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.
Сказанное выше относится и к работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением, а также, распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних [2, с.126].
Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.
Работник - совместитель может также быть направлен в командировку. Средний заработок сохраняется ему только в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними [5].
Только штатные работники, заключившие с предприятием трудовой договор, находятся в административном подчинении у руководителя и могут быть направлены им в командировку.
Если физическое лицо не состоит в штате предприятия, но выполняет для этого предприятия какие-либо работы (оказывает услуги), связанные с поездкой в другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами гражданского права.
К договорам гражданско-правового характера относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский и иной договор возмездного оказания услуг [4, с.128]. В этом случае порядок и условия возмещения документально подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами в тексте договора.
К таким расходам могут быть, например, отнесены расходы по проезду и найму жилья, приобретению материалов и другие.
Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны с:
- покупкой материально-производственных запасов;
- осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);
- подготовкой и повышением квалификации работников;
- участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции);
- другими аналогичными нуждами.
Последние двадцать лет направление работников в командировки регламентировалось Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 "О служебных командировках в пределах СССР". Давно уже нет СССР, а инструкция продолжает действовать. Наконец Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 № 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение о командировках). Данный документ выпущен в соответствии со ст.166 ТК РФ, в которой говорится о том, что особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В новом документе прописаны положения о командировках как на территории РФ, так и за ее пределами, касающиеся расходов на оформление документов, суточных и иных расходов, а в Инструкции № 62 последних положений предусмотрено не было (она предназначалась для внутреннего пользования в пределах СССР).
Положение о командировках начало действовать с 25 октября 2008 года. При этом нигде не сказано, что Инструкция № 62 прекращает свое действие, поэтому положения, не урегулированные Положением о командировках, будут применяться в соответствии с Инструкцией № 62 в той ее части, которая не противоречит ТК РФ.
Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. К числу таких документов относятся:
служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а);
приказ (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а);
командировочное удостоверение (форма Т-10) [7].
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. В связи с этим организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) командировочное удостоверения. Эти документы являются, во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки, во-вторых, документами, на основании которых определяется продолжительность командировки.
Прежде чем отправить сотрудника в командировку, его непосредственный начальник заполняет форму № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". В этом документе указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10), причем в одном экземпляре. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте [5]. В ходе налоговой проверки инспекторы досконально проверяют оформление командировочных удостоверений, поэтому документ должен быть составлен грамотно, с соблюдением установленных норм. Например, личные данные работника, указанные в документе, должны совпадать с данными в билетах, должны быть проставлены все подписи и печати, иначе командировочное удостоверение может быть признано недействительным. Нередки случаи, когда по тем или иным причинам командированный работник не проставляет на удостоверении отметки о времени прибытия и выбытия из одного места командировки в другое (к примеру, он забыл или не стал настаивать). В результате при проверке налоговыми органами может быть поставлен под сомнение сам факт пребывания в командировке. Или же работник не прикладывает к авансовому отчету отчет о выполнении служебного задания (в отчете командированный отмечает работу, которую проделал в командировке). В случае его отсутствия налоговики могут усомниться в экономической обоснованности произведенных расходов.
После оформления вышеуказанных документов работник направляется в бухгалтерию за командировочными. Организация обязана ему оплатить [2, с.81]:
стоимость проезда;
расходы по найму жилья;
суточные;
При командировках в местности, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются [5].
иные затраты, на которые дал разрешение работодатель.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается [11].
Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
При направлении работника в командировку в пределах РФ издание соответствующего приказа руководителя не является обязательным (достаточно одного лишь командировочного удостоверения). Направление в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому договору, приказом руководителя не оформляется. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.
Cрок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения [6]. Таким образом, не существует никаких ограничений на срок командировки. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.