Порядок ведения бухгалтерского учета основных средств регламентируется Положением по бухгалтерскому учету «Учет основных средств (ПБУ 6/01)», утвержденный приказом Минфина России от 30.03. 2001 г. № 26 н. Основные средства учитываются сроком полезного использования более 12 месяцев без ограничения стоимости в соответствии с единой типовой классификацией, в которой они группируются по отраслевому признаку, назначению, видам, принадлежности и использованию.
Поступление основных средств оформляется следующими проводками:
Д-т сч. 08 К-т сч. 60 - отражены покупная стоимость объекта, а также транспортные и иные затраты по приобретению, включая положительную суммовую разницу (либо отрицательную - методом "красное сторно"), выявленную до ввода объекта в эксплуатацию;
Д-т сч. 01 К-т сч. 08 - отражен ввод объекта в эксплуатацию;
Д-т сч. 08 К-т сч. 98 - при безвозмездном получении основных средств производственного назначения;
Д-т сч. 01 К-т сч. 08 - отражен ввод объекта в состав основных средств;
Учет амортизации основных средств ведется на счете 02 "Амортизация основных средств" методом накопления. Начисление амортизации отражается организацией в бухгалтерском учете следующими записями:
Д-т сч. 08 К-т сч. 02 - отражена начисленная амортизация по основным средствам, используемым в капитальном строительстве (кроме строительных организаций);
Д-т сч. 20, 23, 25, 26, К-т сч. 02 - отражена начисленная амортизация по основным средствам, используемым в производстве;
Д-т сч. 29 К-т сч. 02 - отражена начисленная амортизация по основным средствам, используемым в обслуживающих производствах и хозяйствах.
Амортизация не начисляется по следующим объектам основных средств:
- основным средствам производственного назначения;
- объектам внешнего благоустройства и другим аналогичным объектам (дорожного хозяйства и т.п.);
- земельным участкам;
- а также многолетним насаждениям, не достигшим эксплуатационного возраста.
По таким основным средствам в конце года начисляется износ, суммы которого отражаются на забалансовом счете «Износ основных средств».
Объекты основных средств стоимостью не более 10 000 рублей за единицу, а также книги, брошюры и т.п., специальные издания долгосрочного пользования, списываются на затраты производства по мере отпуска их в производстве или эксплуатацию. В целях обеспечения сохранности этих объектов в производстве или при эксплуатации осуществляется надлежащий контроль над их движением на забалансовом счете 013 «Основные средства стоимостью до 10 000 рублей».
Для оформления операций по движению основных средств в предусмотрены первичные учетные документы:
- акт (накладная) приемки - передачи основных средств (форма N ОС-1) - для оформления поступления, выбытия и внутреннего перемещения основных средств;
- акт приемки - сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов (форма N ОС-3) - для оформления операций по передаче в ремонт и приемке из ремонта основных средств;
- акт на списание основных средств (форма N ОС-4) - для оформления операций по ликвидации основных средств (кроме автотранспорта);
- акт на списание автотранспортных средств (форма N ОС-4а) - для оформления операций по ликвидации автотранспорта;
- инвентарная карточка учета основных средств (форма N ОС-6) - для оформления пообъектного учета основных средств;
- акт о приемке оборудования (форма N ОС-14) - для оформления принятого на учет оборудования, предназначенного для капитального строительства;
- акт приемки - передачи оборудования в монтаж (форма N ОС-15) - для оформления операций по сдаче оборудования, требующего монтажа, строительным организациям;
- акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16) - для оформления приемки оборудования, по которому необходимо составлять рекламацию поставщику.
Безвозмездная передача основных средств оформляется следующими проводками:
Д-т сч. 01, субсч. 20 К-т сч. 01 - списана первоначальная (восстановительная) стоимость объекта;
Д-т сч. 02 К-т сч. 01, субсч. 20 - списана начисленная амортизация;
Д-т сч. 91 К-т сч. 01, субсч. 20 - списана остаточная стоимость объекта на финансовый результат с включением ее в состав прочих расходов;
Д-т сч. 91 К-т сч. 68 - отражена задолженность по НДС от стоимости объекта;
Д-т сч. 99 К-т сч. 91 - списаны убытки от передачи объекта.
Ликвидация основных средств оформляется следующими проводками:
Д-т сч. 01, субсч. 20 К-т сч. 01 - списана первоначальная (восстановительная) стоимость объекта;
Д-т сч. 02 К-т сч. 01, субсч. 20 - списана начисленная амортизация;
Д-т сч. 91 К-т сч. 01, субсч. 20 - списана остаточная стоимость объекта на финансовый результат с включением ее в состав прочих расходов;
Д-т сч. 99 К-т сч. 91 - списаны убытки по списанию (ликвидации) объекта;
Д-т сч. 10 К-т сч. 91 - отражены возвратные материалы по стоимости возможной продажи.
Перемещение объектов основных средств между структурными подразделениями и филиалами производится с применением счета 79 «Внутрихозяйственные расчеты». При этом передается стоимость объекта основных средств, сумма накопленной амортизации и добавочного капитала, образованного в результате переоценки.
Ликвидация объектов основных средств производится при участии постоянно действующей инвентаризационной комиссии, которая назначается приказом руководителя организации и выполняет следующие функции:
- рассмотрение результатов инвентаризации имущества и обязательств организации и представление предложений по распределению ее итогов руководителю организации;
- участие в ликвидации объекта основных средств (осмотр объекта и установление его непригодности; установление причин его списания);
- выявление лиц, виновных в преждевременном выбытии объекта;
- определение возвратных материалов и их оценка;
- контроль за изъятием из списанного объекта цветных и драгоценных металлов;
- подписание акта на списание основных средств формы N ОС-4 "Акт на списание основных средств" или N ОС-4а "Акт на списание автотранспортных средств").
При ликвидации объекта возвратные материалы приходуются по цене их возможного использования или реализации, а утиль - как вторичное сырье.
3. Типичные ошибки в документировании движения основных средств
Разбираются ошибки, часто встречающиеся в бухгалтерском учете основных средств: неправильное отнесение объектов к основным средствам, нарушение лимита их стоимости, несоблюдение порядка документального оформления движения основных средств и др.
Достоверность бухгалтерского учета основных средств зависит от правильного документального оформления их движения, оценки и формирования первоначальной стоимости. Предотвращение ошибок в учете основных средств влияет на качественные характеристики использования объектов и возможные налоговые последствия. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, допускаемые при отражении в бухгалтерском учете основных средств.
В соответствии с п. 4 ПБУ 6/01 при принятии к бухгалтерскому учету активов в качестве основных средств необходимо единовременное выполнение следующих условий:
- использование в производстве продукции при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации;
- использование в течение длительного времени, продолжительностью свыше 12 месяцев, или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
- организацией не предполагается последующая перепродажа данных активов;
- способность приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.
Пример 1. В ходе аудиторской проверки бухгалтерского учета основных средств в январе 2009 г. было установлено, что приобретенный в июле 2008 г. компьютер был принят к учету в составе товаров на счете 41 "Товары" по стоимости приобретения 70 800 руб., НДС - 10 800 руб. Услуги по техническому контролю и установке компьютера оказаны сторонней организацией. Стоимость услуг включена в расходы по обычным видам деятельности и списана на счет 44 "Расходы на продажу" - 2000 руб., НДС - 360 руб. НДС от стоимости объекта и услуг предъявлен к вычету. Срок полезного использования компьютера определен в целях бухгалтерского и налогового учета на основании Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2002 N 1, равным 5 годам. Доходы и расходы исчисляются методом начисления.
Поскольку условия, перечисленные п. 4 ПБУ 6/01, единовременно выполнены, компьютер следовало принять к учету в составе основных средств. В соответствии с п. п. 7, 8 ПБУ 6/01 основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости, которая при приобретении за плату определяется как сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов. К фактическим затратам на приобретение основных средств относятся, в частности, суммы, уплачиваемые по договору продавцу.