КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине
«Документоведение»
на тему:
«Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнёра»
Содержание
Введение
1 Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера
1.1Назначение коммерческой переписки
1.2 Оформление коммерческих писем в зарубежной практике
2 Особенности написания деловых писем
2.1 Язык и стиль делового письма
2.2 Основные части делового письма
2.3 Дополнительные части делового письма
2.4 Оформление служебных и частных писем при переписке с иностранными адресатами
3 Разновидности писем в деятельности организации
Заключение
Список использованных источников
Приложения
Приложение № А
Приложение №Б
Приложение №В
Темой данной работы является: «Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера.
Деятельность любой организации не обходится без документации. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда.
Грамотно организованное делопроизводство начинается с классификации документов по назначению и принципам их подготовки и оформления.
Если организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация фиксирует в основном внутреннюю деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке. Задачей работы является рассмотрение видов служебной переписки с иностранными партнерами по коммерческой деятельности.
Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, нон уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения от момента создания до исполнения.
Документирование деятельности предприятия с участием партнера в основном включает в себя коммерческая переписка, которая является одним из основных средств обмена информацией между иностранными партнерами, учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне. В связи с этим целью данной работы принимается научиться правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию отдельных деловых писем в частности.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- изучения особенностей стиля написания коммерческих писем;
- изучения определения и области применения каждого письма;
- описания хозяйственной ситуации;
- составления схемы коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией;
- написания коммерческой переписки, содержащей следующие виды писем:
Письмо-просьба,
Сопроводительное письмо,
Письмо-подтверждение,
Письмо-напоминание,
Письмо-извещение,
Гарантийное письмо,
Письмо-запрос и ответ на него,
Заказ и ответ на него,
Оферта и ответ на нее.
В данной работе все поставленные задачи будут надлежащим образом выполнены. Далее приведены описания и результаты практических действий и теоретический изысканий произведенных в процессе работы.
деловая коммерческая переписка иностранный партнер
Коммерческая переписка объединяет различные по наименованию документы, посредство которых осуществляется информационные взаимосвязи контрагентов на различных этапах внешнеторговой сделки.
В коммерческой деятельности создаются различные комплексы документов, отражающие этапы заключения и выполнения сделки:
- документы по подготовке сделки (эти документы называют также контрактными документами);
- документы по подготовке экспортного товара к отгрузке;
- коммерческие документы;
- документы по платежно-банковским операциям (платежные или расчетные документы);
- страховые документы;
- транспортные и транспортно-экспедиторские документы;
- таможенные документы.
Коммерческая переписка не выделяется в самостоятельную группу документов, поскольку присутствует на всех этапах внешнеторговой сделки — от ее подготовки и заключения О завершения исполнения, отсюда тематическая широта коммерческой переписки — рекламного письма и письма-предложения до претензионного письма.
Не существует единого международного стандарта коммерческого письма, однако ряд стандартов Международной организации стандартизации устанавливает порядок оформления заголовочной части письма, где располагаются сведения об организации авторе документа, адресные сведения и ссылки на индексы инициативного и ответного письма. Кроме того, в практике коммерческой переписки сложились определенные правила составления и оформления писем. Эти правила выработаны практикой ведения переписки.
Учитывая, что в настоящее время отсутствует международный стандарт на оформление служебных писем, каждая страна, вступая в переписку с организациями, учреждениями, предприятиями других стран, вправе придерживаться тех правил и особенностей ведения переписки, которые сложились именно в этой стране.[1]
При оформлении писем за рубежом используются следующие реквизиты:
- сведения об отправителе (наименование организации-автора, ее почтовый и телеграфный адреса, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты);
- ссылки на документы отправителя и получателя;
- дата;
- адрес получателя письма;
- указание на конкретное лицо;
- вступительное обращение;
- краткое содержание письма;
- текст письма
- заключительная формула вежливости;
- подпись;
- ссылка на приложение;
- сведения о рассылке копий письма.
Перечисленные реквизиты могут по-разному располагаться на документе.
Сведения об отправителе и постоянная часть ссылок на документы отправителя к получателя составляют рёквизиты бланка и печатаются при изготовлении бланков или включаются в электронный шаблон 6iанка. Наряду с наименованием организации, фирмы, как правило, указывается характер ее деятельности или организационно-правовая форма (Limited (Ltd) — общество с ограниченнёй ответственностью, Inс. (Incorporated) — корпорация и др.), а также логотип организации (товарный знак или знак обслуживания).
Ссылки на документы отправителя и получателя, как правило, указываются следующим образом:
Your reference: OR/75 Вашассылка: OR/75
Our reference: РL/112 Нашассылка: РL/112
Ссылки позволяют связывать письмо-запрос или письмо-просьбу с письмом-ответом. Этот реквизит соответствует реквизитам нашего письма — «регистрационный номер документа» и «ссылка на дату и номер поступившего документа». В ссылках может быть указан порядковый номер документа краткое обозначение вида документа (например, OR order), инициалы составителя, индекс подразделения и т.д.
Дата письма указывается в верхней части справа. Существует два способа указания даты — британский (европейский) и американский.
Британский способ: 20 Мау 2002 или: 20 Мау, 2002
Американский способ: Мау 20 2002 или: Мау 20, 2002
В связи с различными традициями написания даты в европейских странах и США не рекомендуется использовать цифровой способ указания даты из-за возможности разного прочтения даты, например: 02.06.2002 (в одном случаё —2 июня 2002 г., в другом — 6 февраля 2002 г)
Адрес получателя письма оформляется слева. В адресе указывается: кому направляется письмо и по какому почтовому адресу. Адресатом письма может быть физическое или юридическое лицо. Если письмо направляется организации, сначала дается ее наименование, затем почтовый адрес в следующей последовательности:
номер дома или здания, название улицы;
название города;
страна.
Например:
ContinentalCompany
516 SixthAvenue
USA
При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные для отдельных стран например, в Великобритании после указания города может быть указано графство, США после названия города указывается название штата.
Слова Avenue, StreetPlace, и другие в адресе пишутся с большой буквы.
Если в названии фирмы присутствуют фамилия (например, W. Edvard&Co. Ltd) , перед названием фирмы принято ставить слово Messrs(господа).
Письмо может быть адресовано должностному лицу, в этом случае перед названием фирмы указывают фамилию и должность работника:
Если фамилия лица неизвестна, может быть указана только должность.
Указание на конкретное лицо — реквизит используемый тогда, когда автор заинтересован в том, чтобы письмо дошло до определенного лица. Если такой необходимости не, эта отметка отсутствует. Могут использоваться следующие варианты оформления указания на конкретное лицо.
Вступительное обращение — стандартная этикетная языковая формула обращения к адресату.
Мог использоваться различные формулы обращения, наиболее типичными являются:
Sir Madam
Sirs Masdames
Dear Sir Dear Madam
В обращении используются следующие сокращения: Мr — господин, Мrs —госпожа ( замужней Женщине), Мiss — госпожа (ж незамужней женщине), Мs госпожа (при неизвестном семейном положении).
В конце обращения в американской традиции — употребление двоеточия, в британской —запятой.
Краткое содержание письма — не обязательный элемент письма. Помещается после вступительного обращения перед текстом:
Order № 187
В юридической практике принято оформлять следующим образом:
In re: Contrakt 12/45
Re: : Contrakt 12/45
(Reсокращенное латинское выражение — по делу, относительно дела, вопроса).
Текст письма — самая важная часть письма. Как правило, каждое предложение текста выделяется в самостоятельный абзац, что облегчает восприятие содержания. Текст письма, как правило, состоит из двух-трех самостоятельных смысловых частей.