КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине
«Документоведение»
на тему:
«История унификации текста документа»
1 Унификация и стандартизация документов
1.1 Влияние унификации документов на исторические источники
2 Анализ унификации учебной документации
2.1 Формы документов, разработанные в Советский период
2.2 Отдельные формы документов, введенные ведомственными нормативными актами
2.3 Необходимость унификации учебной документации с присоединением высшей школы к Болонскому процессу
3 Методика совершенствоания Унификации кадровой документации государственных гражданских служащих
3.1 Классификация должностей
3.2 Организация и документирование конкурса на замещение должности
3.3 Унификация служебного контракта
3.4 Проведение и документирование аттестации госслужащего
3.5 Организация и документирование квалификационного экзамена госслужащего
Заключение
Список использованных источников
Введение
Документ – письменный исторический источник, памятник истории и культуры.
Но вместе с тем документ – это инструмент управления, средство доказательства, доведения оперативной информации до потребителя. Двойственность документа охватывается документоведением. Например, унификации документов и построение документальных систем, что входит непосредственно в предмет документоведения, имеют две стороны – управленческую и методическую, но им уделяется, как правило, разное внимание в разработках. Обычно подчеркивается роль документа в управлении, экономия труда, затрачиваемого управленческим персоналом на составление документов, ускорение поиска и контроля исполнения, положительные возможности, которые возникают при автоматизированной обработке данных и передаче информации по электронным каналам.
Документоведение как историческая дисциплина учитывает важнейшие функции документа при унификации, при выработке реальных правил составления и оформления документов, организации их хранения в делопроизводстве и др. Решая практические задачи повышения эффективности документа в сегодняшней информационной среде, оно создает документальную базу исторических исследований и активно участвует в выработке методологических основ формирования источниковой базы исторической науки. Особое значение в настоящее время имеют документоведческие исследования и методические разработки, относящиеся к электронным документам и к комплексу их качеств как инструментов управления и возможного использования в качестве исторического источника.
Объектом изучения является История унификации текста документа.
Предметом изучения курсовой является влияние унификации документа на различные источники.
Цели и задачи курсовой работы:
· Влияние унификации документов на исторические источники
· Вопрос об унификации учебной документации
· Унификация кадровой документации государственных гражданских служащих
Документоведение, разрабатывая формуляры документов, унифицируя документальные системы и устанавливая обязательные реквизиты оформления как бумажных, так и электронных документов, способствует облегчению операций анализа документированной информации, сопоставимости данных, обеспечивает гарантию подлинности документов.
1 Унификация и стандартизация документов
Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему.
Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.
Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми.
Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.
Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть: при унификации — отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки; при стандартизации — установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.
Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми выданной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определённом порядке.
Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации:
· целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации
· формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.
Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.
Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.
Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и унификации документов, как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.
Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами.
Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение.
Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов.
В-третьих, стандартизация — это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.
Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Унификация документов также может проводиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения. Общим для этих двух терминов является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие «унификация»
Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.
Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице — формуляре. Вообще при унификации документов необходимо строить их формы так, чтобы при заполнении и обработке можно было шире применять технические средства, чтобы сократить объем непроизводительного ручного труда.
Например, переход экономики Республики Беларусь к рыночным отношениям требует проведения необходимых мероприятий по разработке и ведению национальных унифицированных форм документов, применяемых предприятиями и организациями различных форм собственности и уровней управления в целях учета, в т.ч. и статистики, и отвечающих принятым в международной практике нормам.
Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документации (УСД). УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Применяемые унифицированные формы документов — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.
Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов.
Кроме унифицированных форм документов, унифицированные системы документации включают:
· Документы международных организаций, устанавливающие унифицированные формы документов;