· межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых органами, управлениями и организациями стран СНГ;
· стандарты и руководящие документы Республики Беларусь, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивающие единый порядок проведения этих работ;
· нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения
При унификации документации проводят следующие работы:
· устанавливают номенклатуру действующих форм;
· строят единую модель документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца;
· устанавливают общие синтаксические правила построения документа;
· устанавливают методы контроля исполнения документа.
Работы по унификации документов являются необходимыми в различных видах экономической деятельности (статистике, финансовой деятельности, бухгалтерском учете и т.д.).
В республике в настоящее время разрабатываются несколько унифицированных систем документации: первичной учетной документации, отчетно-статистической, по труду и социальным вопросам, по торговле и др.
Одной из УСД является унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).
Характерной чертой организационно-распорядительной документации является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне управления и во всех отраслях. Поэтому для достижения большего единообразия документов необходимо установить единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики. Стандартизируется также терминология, применяемая в системе организационно-распорядительной документации, где каждому термину дается четкое однозначное определение. При разработке УСОРД значительно сокращается и число видов документов, применяемых в ней.
Комплексность подхода к унификации документов, включенных в УСОРД, выражается в том, что в пределах отдельных форм реквизиты располагаются в порядке, соответствующем последовательности их оформления и обработки. При этом учитываются и способы оформления отдельных реквизитов. Одна часть из них оформляется вручную, другая — с помощью технических средств, третья — с помощью отдельных механических приспособлений (штемпелей, печатей). Поэтому реквизиты и показатели, оформляемые одним способом, располагают рядом, чтобы упростить процесс их заполнения. Это в частности, позволяет оформлять реквизиты, входящие в штамп бланка, одновременно с помощью резинового штемпеля. В УСОРД обеспечивается большая достоверность информации и придание документам юридической силы. При разработке форм отдельных документов обращено внимание на то, чтобы информация, имеющая правовое значение, оформлялась в соответствии с теми требованиями, которые предъявляются к ней существующим законодательством, чтобы документы содержали все реквизиты, обеспечивающие им необходимую юридическую силу.
Целью разработки и совершенствования УСОРД является обеспечение задач управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений. Основной принцип, заложенный в унифицированную систему организационно-распорядительной документации, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые реализуются с применением определенной цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляpa. Первый документ цепочки содержит, как правило, исходную информацию, последний формулировку управленческого решения.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации - комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.
В состав УСОРД входят стандарты, устанавливающие общие требования к содержанию и формам документов, альбом унифицированных форм документов, нормативные и методические материалы по их применению, классификатор унифицированных форм документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь «Унифицированные документы», нормативные и методические документы по применению классификатора унифицированных форм ОРД.
Состав унифицированных форм документов включается: акт, график, докладную и объяснительную записки, должностную инструкцию, заявление, положение, представление, правила, письмо-запрос, протокол, приказ, структуру и штатную численность, решение, устав, штатное расписание.
Унифицированные формы систематизированы по подсистемам: создание, реорганизация и ликвидация организации, предприятия; приватизация государственных и коммунальных предприятий; прием, перевод, увольнение; оформление отпусков и поощрений, наложение дисциплинарных взысканий; распорядительная деятельность организации, предприятия; организационно-нормативное и оперативно-информационное регулирование деятельности организаций, предприятий.
Обработка ОРД средствами вычислительной техники достигается путем кодирования информации, содержащейся в документе. Поэтому для функционирования форм ОРД разработан классификатор унифицированных форм ОРД, который является составной частью системы.
Таким образом, УСОРД устанавливает пути совершенствования форм и содержания ОРД, дает возможность обрабатывать ОРД средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления.
1.1 Влияние унификации документов на исторические источники
документ унификация текст
В стандартной форме приказа, постановления не предусмотрено обязательное проставление места его издания (город, где он увидел свет, был подписан и зарегистрирован). С позиций документоведения этот реквизит в приказе не имеет смысла, так как организации не «передвигаются», а находятся на месте, определенным юридически. Кроме того, юридическая сила приказа не изменяется от изменения места его принятия (например, выездная сессия суда).
Однако для историка этот реквизит может оказать неоценимую помощь в выявлении некоторых исторических фактов.
Унификация формуляров документов и создание унифицированных документальных систем на единых принципах и единой методологической основе, что постоянно является практической задачей документоведения, способствует облегчению операций анализа источников и сопоставимости данных.
В самое последнее время проблема сопоставимости заметно актуализировалась в связи с задачей документационного обеспечения административной реформы в части государственных функций и услуг. Формирования административных регламента, анализа практики документированных взаимоотношений государства и бизнеса, государства и органов управления и другие. ( Услуга – способ удовлетворения потребностей граждан и юридических лиц, например, архив выдает справку гражданину о его трудовой деятельности и тем самым оказывает ему услугу на основании положения (устава) о нем.)
Следовательно, документоведение выступает как законодатель этапа возникновения важнейшей группы современных исторических источников – группы массовых документов управленческих органов, государственных, общественных, акционерных и иных организаций. В этом заключается один из аспектов «двоичности» документоведения: создание жесткой нормативной правовой базы и схемы фиксации информации для целей управления. С другой стороны – документоведение на базе принципа историзма при проектировании документальных систем учитывает российские традиции документирования, преемственности и сохранение исторически сложившихся реквизитов документов, их названий и делопроизводственной терминологии, структур документов.
Важным для документоведческих исследований и практических разработок является обеспечение информационного единства и возможностей сопоставимости данных при жизненном цикле документа в оперативной среде. Это же положение не менее ценно в исторических исследованиях.
Требования к документу к документу как инструменту управления и как историческому источнику практически совпадают.
На сегодняшний день значительно повысилась значимость терминологии для эффективности практических работ в документальной среде.
В современных условиях, например, не могут быть эффективными автоматизированные системы делопроизводства (документооборота, документационного обеспечения управления), если не будет внесена настоящая терминологическая, а значит, и содержательная ясность в процессы, которые мы пытаемся автоматизировать.
ГОСТ Р. 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» уравнял понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления», определив их как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.
Официальный документ тот же ГОСТ определяет как документ, созданный юридическим и физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
В составе делопроизводства четко выделяется документирование, документооборот (прохождение, продвижение документов), хранение и другие.
Создается впечатление, что делопроизводство имеет дело со всем массивом документов организации, поскольку все они в принципе являются официальными управленческими документами.
Однако на практике чаще всего как традиционные бумажные системы, так и современные автоматизированные устойчиво понимают под делопроизводством работы только с организационно- распорядительной документацией, полностью игнорируя бухгалтерские системы, банковские, учетные, кадровые и другие, которые оказываются вне информационных связей и сопоставимости с распорядительным правовым массивом.