При оформлении приказов используются следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы (см. Приложение 6)
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В качестве обоснования действий может выступать:
- ссылка на нормативный акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;
- формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.[29]
А приказы (распоряжения) о принятии на работу, увольнения, переводе на другую работу, предоставление отпуска работникам составляются с помощью унифицированных форм №Т-1, №Т-8, №Т-5, №Т-6.
Распоряжение издается руководителем ООО «Фудзияма», действующим единолично. Распоряжение по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается после слов «предлагаю» или «обязываю».[30]
В организации протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятий решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Обязательному протоколированию подлежат общего собрания участников (см. Приложение 7).
Протокол оформляется на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, места для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту.
Текст протокола включает вводную и основную части.
В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя заседания.
Повестка дня включается вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих.
Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.
Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «слушали», «выступили», «постановили» («решили»), которые печатаются от левого поля прописными буквами, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания.
В части «слушали» излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже.
В части «выступили» фиксируются вопросы, если в ходе выступления они задавались докладчику, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса и ответа на него.
Допускается и сокращенный вариант протокола. Так в протоколе об общем собрании участников ООО «Фудзияма» содержится только две части: повестка дня и слово «постановили»
В части «постановили» («решили») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.[31]
2.4 Состав информационно – справочных документов организации
документационная база делопроизводство
Процесс принятия управленческих решений в ООО «Фудзияма» основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно – информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно – правовым и распорядительным документам. Справочно – информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря – инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю организации.
Акты составляются в организации для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояние техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации и т.д. (см. Приложение 8).
Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации.
Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).
Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (акт), дата, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения. Недостатком в оформлении акта является отсутствие регистрационного номера документа.
При составлении актов ревизии и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписаниявсеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.
Докладная записка адресуется руководителю организации, содержащая обстоятельное изложение какого – либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка предоставляется руководителю организации. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством (см. Приложение 9).
Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.
В оформлении докладных записок в ООО «Фудзияма» прослеживаются отсутствие многих реквизитов, а в частности, наименование структурного подразделения, номера, заголовка к тексту и неправильное расположение даты.
Служебная записка составляется по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя (см. Приложение 10).
Служебные записки составляются по вопросам материально – технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.
Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
В оформлении служебной записки в организации допущены те же ошибки, что и в оформлении докладных записок, т.к. расположение реквизитов у них одинаковы.
Объяснительная записка объясняет причины какого – либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и предоставляемый вышестоящему должностному лицу (см. Приложение 11).
Объяснительные записки, как правило, составляются в случае нарушения трудовой дисциплины, служебных нарушений, вызванных неправильными действиями или поведением какого – либо из работников организации.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.[32]
Объяснительные в ООО «Фудзияма» составляются также в произвольной форме, как и докладные и служебные записки.
Справки в организации содержат описания и подтверждения тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического (личного) или служебного характера (см. Приложение 12).