Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система "Дело" или «Босс-референт») также позволит:
- Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;
- При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом
- даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI – разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряются и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.
Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.
Заключение
Общество с ограниченной ответственностью обычная и наиболее распространенная в нормальном имущественном обороте форма коллективной предпринимательской деятельности. Оно возникло как переходная (средняя) форма между существовавшим полным товариществом и акционерным обществом. При этом ООО заимствовало признаки предшествующих товариществ и обществ.
До недавнего времени документом, регулирующим процесс создания и деятельности обществ с ограниченной ответственностью, был только Гражданский кодекс РФ. Но основную роль в развитии правовой базы для обществ с ограниченной ответственностью и устранении белых пятен в регулировании их деятельности сыграл Федеральный закон РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», принятый Государственной Думой 14 января 1998г. и введенный в действие с 1 марта 1998г.
Однако уже в первые месяцы применения Закона показали, что, во-первых, не все его нормы понятны участникам и командам управления обществ из-за достаточно сложной их юридической конструкции.
Во-вторых, Закон, устранив одни белые пятна, породил другие, не предложив их однозначного решения.
В-третьих, Закон сформулировал несколько вариантов решения некоторых вопросов, тем самым перед участниками общества была поставлена проблема выбора.
Принять решение из ряда предложенных вариантов – всегда трудная задача. Чтобы найти правильное, адекватное соответствующим условиям решение, необходимо ясно представлять то, из чего выбирать и каковы могут быть последствия такого выбора. К этому участники обществ оказались не готовы.
Необходимо детальное урегулирование законом правого положения органов управления обществом, так как ГК РФ устанавливает в этой области лишьсамые общие правила. Высшим органом управления обществом является общее собрание его участников, один голос в котором соответствует одной доле в уставном капитале. Исключительная компетенция общего собрания перечислена в п. 3 ст. 91 ГК РФ и включает: изменение устава общества и размера его уставного капитала, образование и прекращение исполнительных органов общества, утверждение годовых отчетов и балансов, распределение прибылей и убытков, реорганизацию и ликвидацию общества, избрание его ревизионной комиссии (ревизора).
До 1 июля 2002 года регистрацию юридических лиц осуществляли регистрационные палаты субъектов РФ. Однако законодательного закрепления правового положения этого органа отсутствовало. Необходимо было срочно принять закон о государственной регистрации юридических лиц, так как процесс регистрации осуществлялся в соответствии с Положением о государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности, утвержденным Указом Президента РФ от 8 июля 1994г. № 1482 «Об упорядочении государственной регистрации предприятий и предпринимателей на территории РФ». Вступивший в силу с 1 июля 2002г. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц», урегулировал отношения, возникающие в связи с государственной регистрацией юридических лиц, в том числе обществ с ограниченной ответственностью, при их создании, реорганизации и ликвидации, при внесении изменений в их учредительные документы и при ведении единого государственного реестра юридических лиц.
Гражданский кодекс РФ указывает на необходимость специального закона об обществах с ограниченной ответственностью, и принятый Закон об обществах, развивает и детально регламентирует положения, заложенные в ГК РФ.
Закон об обществах распространяет свое действие на все ООО (товарищества с ограниченной ответственностью), созданные или создаваемые на территории Российской Федерации. Однако это правило имеет исключение(п. 2 ст. 1). Оно заключается в том, что особенности правового положения, порядка создания, реорганизации и ликвидации обществ в сфере торговой, страховой и инвестиционной деятельности, в области производства сельскохозяйственной продукции определяются федеральными законами. Это исключение не устраняет действие Закона об обществах на указанные общества. Оно лишь подчеркивает, что федеральными законами будут определены особенности правового положения обществ в указанных сферах деятельности. Таким образом, федеральные законы должны носить специальный характер правового регулирования, в отличие от настоящего Закона, имеющего характер общего нормативного акта, регламентирующего правовое положение всех ООО.
После принятия Закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», на необходимость чего прямо указывает п. 3 ст. 87 ГК, можно сказать, что в настоящее время положение ООО как организационно-правовой формы коммерческих организаций законодательно урегулировано полностью. Но практика применения Закона об обществах позволяет выявить некоторые недостатки и противоречия в нем, которые законодатель должен исправить для обеспечения функционирования этого вида юридических лиц в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.
Так в ходе изучения нормативного материала и практической литературы были выявлены некоторые недостатки в законодательстве, требующие устранения или уточнения со стороны законотворческих органов:
- неясны причины установления в ГК, а затем и в Законе об обществах, обязательного наличия двух учредительных документов для ООО – учредительного договора и устава, чего не предусматривается больше ни для каких юридических лиц (кроме общества с дополнительной ответственностью, отличающегося от ООО только размером ответственности участников по долгам общества). На возможность расхождения между ними указывает даже ст. 12 Закона об обществах, устанавливающая приоритет устава. Однако дляучастников приоритетным должен считаться учредительный договор, как документ, определяющий их взаимные права и обязанности не только по созданию, но и в отношении деятельности общества. Устав же может иметь приоритет только в отношениях общества с третьими лицами как документ во многом определяющий правовое положение и соответственно права и обязанности самого общества, являющегося самостоятельным хозяйствующим субъектом гражданского оборота.
- также неясен п. 2 ст. 11 Закона об обществах в части возложения ответственности на общество по обязательствам учредителей, связанных с учреждением общества в случае последующего одобрения их действий общим собранием участников общества. Это положение противоречит п. 3 ст. 308 ГК РФ, согласно которой обязательство не создает обязанностей для лиц, не участвующих в нем в качестве сторон, тогда как деятельность по учреждению общества составляет обязанности учредителей согласно учредительному договору, а общество не является участником этого договора и соответственно не может нести эти обязанности.
- ст. 12 Закона об обществах, определяющая содержание учредительных документов общества, в перечне сведений, которые должны содержаться в учредительном договоре, не указывает на необходимость включения в него важного элемента, который упоминается в ст. 52 ГК РФ – порядка управления деятельностью и участия в деятельности общества, заменяя его лишь определением состава органов общества. Кроме этого, из буквального смысла п. 2 ст. 89 ГК РФ можно заключить, что указанные в нем сведения должны содержаться в обоих учредительных документах общества. В то время как Закон об обществах требование о внесении сведений о компетенции органов управления, в том числе по вопросам, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством, включает только в содержание устава.