Ценность внутреннего аудита зависит от того, как запланировано его проведение, как он осуществляется и каковы его результаты. Для этого в ходе аудита важно получить как можно больше данных, при этом необходимо тщательно выбирать области для проверок, определить приоритетные направления и сосредоточиться на них.
Основаниями или причинами проведения внутреннего аудита могут быть:
- выполнение графика проведения внутренних проверок, утвержденного директором;
- появление дефектов продукции или услуги (изменение частоты появления тех или иных дефектов, появление критических дефектов);
- поступление претензий от потребителей по качеству продукции или услуги;
Порядок проведения внутреннего аудита
-Подготовка к проведению аудита должна включать следующие этапы:
- формирование группы аудиторов и разработка плана аудита;
- подготовка документов, используемых аудиторами при проведении аудита;
- уведомление проверяемого подразделения о предстоящем аудите
Назначение руководителя аудиторской группы
Ответственные за управление программой аудита должны назначать руководителя конкретной аудиторской группы.
Целями аудита качества являются: оценка адекватности и эффективности мероприятий по качеству внутри организации путем сбора и использования объективных доказательств, а также определение и регистрация примеров несоответствий мероприятий по качеству и указание, если это возможно, причин.
Цели аудита включают в себя:
а) определение степени соответствия системы менеджмента проверяемой организации или ее частей критериям аудита;
б) оценку возможности системы менеджмента обеспечивать соответствие законодательным требованиям, нормативным требованиям и требованиям контракта;
в) оценку результативности системы менеджмента для достижения конкретных целей;
г) идентификацию областей потенциального улучшения системы менеджмента.
Область аудита описывает содержание и границы аудита, месторасположение, структурные подразделения, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту, а также сроки аудита.
Критерии аудита используют в виде основы для сравнения, по которой определяют соответствие. Критерии могут включать политику, процедуры, стандарты, законы, нормы, регламенты, требования к системе менеджмента, требования контрактов или своды правил секторов экономики или предпринимательской деятельности.
При проведении аудита следует учитывать следующие факторы:
- достаточность и наличие необходимой информации для планирования аудита;
- адекватное сотрудничество ;
- наличие времени и необходимых ресурсов.
После решения о возможности проведения аудита необходимо сформировать аудиторскую группу с учетом компетентности, необходимой для достижения целей аудита. Если аудит проводит один аудитор, он должен выполнять все обязанности, возлагаемые на руководителя аудиторской группы.
При определении численности и состава аудиторской группы необходимо учитывать следующие факторы:
а) цели, область, критерии и продолжительность аудита;
б) вид аудита (комплексный или совместный);
в) общую компетентность группы по аудиту, необходимую для достижения целей аудита;
г) законодательные требования, требования регламентов, требования контрактов и требования органов по аккредитации/сертификации;
д) необходимость обеспечения независимости аудиторской группы от проверяемой деятельности и избежания конфликта интересов;
е) возможности членов аудиторской группы результативно сотрудничать с проверяемой организацией и совместно работать;
ж) язык аудита и понимание специфических социальных и культурных ценностей организации (с учетом собственного опыта аудиторов или при поддержке технического эксперта).
Если аудиторы в аудиторской группе не обладают необходимыми знаниями и опытом, в группу включают технических экспертов. Технические эксперты должны работать под руководством аудиторов.
Процедуры программы аудита включают в себя:
а) планирование и составление планов-графиков аудитов;
б) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;
в) подбор соответствующих аудиторских групп и распределение ролей и ответственности;
г) проведение аудитов;
д) выполнение действий по результатам аудита, если требуется;
е) поддержание записей по программе аудита;
ж) мониторинг показателей результативности программы аудита;
и) отчетность перед высшим руководством по всей проделанной работе по программе аудита.
Аудиторы должны обладать знаниями и навыками в следующих областях:
а) принципы, процедуры и методы аудита
Для того, чтобы аудитор имел возможность выбора и систематического проведения аудита надлежащим образом, он должен быть готов к выполнению следующих действий:
- применению принципов, процедур и методов аудита,
- результативному планированию и организации работ,
- проведению аудита в течение установленного срока,
- установлению приоритетов и ориентации на существенные моменты,
- сбору данных посредством результативного опроса, выслушивания, наблюдений и анализа документов, записей и данных,
- пониманию соответствующих методов и результатов выборочного исследования для аудита,
- проверке точности собранных данных,
- подтверждению достаточности и приемлемости свидетельств аудита для подкрепления выводов аудита и заключений,
- оценке факторов, влияющих на достоверность выводов и заключений по результатам аудита,
- использованию рабочих документов для записи деятельности при аудите,
- подготовке отчетов по аудиту,
- сохранению конфиденциальности данных,
- результативному обмену информацией посредством личных знаний языка или с помощью переводчика;
б) система менеджмента и ссылочные документы
Для применения критериев аудита знания и навыки в этой области должны охватывать:
- применение систем менеджмента к различным организациям,
- взаимодействие элементов системы менеджмента,
- стандарты по системе менеджмента качества или системе экологического менеджмента, применяемые процедуры или другие документы по системам менеджмента, используемые в качестве критериев аудита,
- различия и приоритеты ссылочных документов,
- применение ссылочных документов к различным ситуациям при аудите,
- системы информации и методы санкционирования доступа, обеспечения безопасности, рассылки и управления документами, данными и записями;
в) организационные моменты
Для понимания принципов работы проверяемой организации знания и навыки в этой области должны охватывать:
- размеры, структуру, функции организации и взаимосвязи (подразделений) внутри нее,
- общие бизнес-процессы и соответствующую терминологию,
- культурные и социальные обычаи проверяемой организации;
г) применяемые законы, технические регламенты и другие требования, относящиеся к предмету
Для работы в этой области необходимые знания и навыки должны охватывать:
- местные, региональные и национальные кодексы, законы, нормативные правовые акты и технические регламенты,
- контракты и договоры,
- международные соглашения и конвенции,
- другие требования, которые касаются организации и выполнять которые организация обязалась.
| СОГЛАСОВАНО Заместитель директора – представитель руководства по качеству ОАО «Зеленый великан» Сафрошкина Е.К. "15" января 2010 г | УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Зеленый великан» Субботин С.А. "15" января 2010 г |
Программа аудитов системы менеджмента качества ОАО «Зеленый великан» на 2010 год
| Проверяемое подразделение | Проверяемый раздел СМК | Ф.И.О. ответственного за проведение внутренней проверки в подразделении | Месяцы года | |||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | |||
| Торговый отдел | 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3 | Самойленко М.В. | + | |||||||||||
| Отдел хранения продукции | 7.5.5, 8.3 | Наумов Н.С. | + | |||||||||||
| Центральная заводская лаборатория | 7.6 | Куравлев Д.Г. | + | |||||||||||
| Бухгалтерия | 4.2.3, 4.2.4 | Жданова Л.А. | + | |||||||||||
| Производственный цех | 7.5.1, 7.5.2. | Попов Э.П. | + | |||||||||||
Менеджер по качеству __________ Сафрошкина Е.К.
подпись, дата инициалы, фамилия
| СОГЛАСОВАНО Заместитель директора – представитель руководства по качеству ОАО «Зеленый великан» Сафрошкина Е.К. "16" февраля 2010 г. | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Зеленый великан» Субботин С.А. "16" февраля 2010 г. | |||||||||
| ОАО «Зеленый великан» | Программа внутренней проверки сохранение соответствия продукции | Шифр проверки: | ||||||||
| Лист 1 | Листов 2 | |||||||||
| Проверяемое подразделение: склад хранения сырья Фамилия, имя, отчество руководителя проверяемого подразделения: Самойленко М.В., Наумов Н.С. | ||||||||||
| Основание для проверки: согласно программы проведения внутренних аудитов (проверок) системы менеджмента качества ОАО «Зеленый великан» на 2010 г | ||||||||||
| Дата и время проведения аудита: 18 февраля | ||||||||||
| Цель аудита: оценка соответствия системы менеджмента качества, действующей в подразделении, требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008 | ||||||||||
| Критерии аудита: ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Системы менеджмента качества. Требования» | ||||||||||
| Сведения о членах группы внутренних аудитов | ||||||||||
| Состав группы внутренних аудитов | Фамилия, имя, отчество | Должность | Подразделение | |||||||
| Руководитель группы внутренних аудитов | Сафрошкина Е.К. | Представитель руководства по качеству | Отдел качества | |||||||
| Внутренний аудитор | Самойленко М.В. | Начальник торгового отдела | Торговый отдел | |||||||
| Внутренний аудитор | Лопатин Р.Г. | Рабочий складских помещений | Склад хранения сырья | |||||||
| Консультант | Щеколдина Я.М.. | Инженер по технике безопасности | Отдел охраны труда | |||||||
| Сведения о представителях проверяемого подразделения | ||||||||||
| Фамилия, имя, отчество | Должность | Статус обязанностей в области качества | ||||||||
| Зинчук М.В.. | Менеджер по закупкам | Закупка высококачественного сырья | ||||||||
| Наумов Н.С. | Заведующий складом | Повышение качества | ||||||||
| Горюн П.Р. | Грузчик | Правильная эксплуатация оборудования | ||||||||
| Лопатин Р.Г. | Рабочий складских помещений | Обеспечение надлежащего ухода за сырьем | ||||||||
| Проверяемые разделы СМК:7.5.5. Сохранение соответствия продукции Проверяемые документы: приказы, технические инструкции; журнал по технике безопасности, товарно-транспотртные накладные, сертификаты качества на продукцию, журнал отбора проб | ||||||||||
| Объем проверки | Знак обозначения | |||||||||
| Выборочная проверка системы менеджмента качества | х | |||||||||
| Проверка процессов и/или процедур | х | |||||||||
| Проверка качества продукции | х | |||||||||
| Срок сдачи отчета о проверке: 22 февраля | ||||||||||
| Руководитель группы внутренних аудитов – менеджер по качеству __________ Сафрошкина Е.К. подпись, дата инициалы, фамилия | ||||||||||
| СОГЛАСОВАНО Заместитель директора – представитель руководства по качеству ОАО «Зеленый великан» Сафрошкина Е.К. "16" февраля 2010 г. | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Зеленый великан» Субботин С.А. "16" февраля 2010 г. | |||||||||
| ОАО «Зеленый великан» | Программа внутренней проверки сохранение соответствия продукции | Шифр проверки: | ||||||||
| Лист 1 | Листов 2 | |||||||||
| Проверяемое подразделение: склад хранения сырья Фамилия, имя, отчество руководителя проверяемого подразделения: Самойленко М.В., Наумов Н.С. | ||||||||||
| Основание для проверки: согласно программы проведения внутренних аудитов (проверок) системы менеджмента качества ОАО «Зеленый великан» на 2010 г | ||||||||||
| Дата и время проведения аудита: 18 февраля | ||||||||||
| Цель аудита: оценка соответствия системы менеджмента качества, действующей в подразделении, требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008 | ||||||||||
| Критерии аудита: ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Системы менеджмента качества. Требования» | ||||||||||
| Сведения о членах группы внутренних аудитов | ||||||||||
| Состав группы внутренних аудитов | Фамилия, имя, отчество | Должность | Подразделение | |||||||
| Руководитель группы внутренних аудитов | Сафрошкина Е.К. | Представитель руководства по качеству | Отдел качества | |||||||
| Внутренний аудитор | Самойленко М.В. | Начальник торгового отдела | Торговый отдел | |||||||
| Внутренний аудитор | Лопатин Р.Г. | Рабочий складских помещений | Склад хранения сырья | |||||||
| Консультант | Щеколдина Я.М.. | Инженер по технике безопасности | Отдел охраны труда | |||||||
| Сведения о представителях проверяемого подразделения | ||||||||||
| Фамилия, имя, отчество | Должность | Статус обязанностей в области качества | ||||||||
| Зинчук М.В.. | Менеджер по закупкам | Закупка высококачественного сырья | ||||||||
| Наумов Н.С. | Заведующий складом | Повышение качества | ||||||||
| Горюн П.Р. | Грузчик | Правильная эксплуатация оборудования | ||||||||
| Лопатин Р.Г. | Рабочий складских помещений | Обеспечение надлежащего ухода за сырьем | ||||||||
| Проверяемые разделы СМК:7.5.5. Сохранение соответствия продукции Проверяемые документы: приказы, технические инструкции; журнал по технике безопасности, товарно-транспотртные накладные, сертификаты качества на продукцию, журнал отбора проб | ||||||||||
| Объем проверки | Знак обозначения | |||||||||
| Выборочная проверка системы менеджмента качества | х | |||||||||
| Проверка процессов и/или процедур | х | |||||||||
| Проверка качества продукции | х | |||||||||
| Срок сдачи отчета о проверке: 22 февраля | ||||||||||
| Руководитель группы внутренних аудитов – менеджер по качеству __________ Сафрошкина Е.К. подпись, дата инициалы, фамилия | ||||||||||
Письменного уведомления об аудиторской проверке