2) Положенням про планування контрольно – ревізійної роботи органами державної контрольно – ревізійної служби, затвердженим наказом ГоловКРУ № 173 від 30.07. 2003 р., зі змінами та доповненнями.
Процес планування органами ДКРС включає підготовку:
І. Плану основних напрямів контрольно-ревізійної роботи органів ДКРС;
ІІ. Плану роботи ГоловКРУ України;
ІІІ. Планів роботи апаратів контрольно-ревізійних управлінь в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі;
ІV. Планів роботи контрольно-ревізійних підрозділів (відділів, груп) в районах, містах, районах у містах, у тому числі міжрайонних контрольно-ревізійних відділів.
Насамперед, ГоловКРУ готує і за погодженням з Мінфіном подає до 1 грудня поточного року Кабінетові Міністрів України проект плану основних напрямів контрольно-ревізійної роботи органів ДКРС, що містить перелік тем: інспектування певного комплексу або окремих питань фінансово-господарської діяльності підконтрольних установ; державний фінансовий аудит виконання державних (бюджетних) програм, діяльності бюджетних установ, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, а також інших суб'єктів господарювання, які отримують (отримували в період, який перевіряється) кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовують (використовували у період, який перевіряється) державне чи комунальне майно; перевірки державних закупівель; контроль за станом контрольно-ревізійної роботи у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади (далі – контрольні заходи), а також рік проведення попередніх контрольних заходів за кожною запланованою темою та терміни інформування Кабінету Міністрів України і Мінфіну.
До проекту Плану додається пояснювальна записка, в якій обгрунтовуються включені до нього питання.
Відповідно до п.9 Розділу ІІ Наказу ГоловКРУ “Про затвердження Регламенту Головного контрольно-ревізійного управління України” від 23.11.2007 N 279, проект Основних напрямів розробляється Департаментом організаційної роботи за участю інших структурних підрозділів.
У вищезазначеному документі також зазначено, що розглядає пропозиції та визначає перелік тем контрольних заходів, які включаються до Основних напрямів, і терміни інформування про їх результати - Методологічна рада ГоловКРУ.
Департамент організаційної роботи формує План контрольно - ревізійної роботи ГоловКРУ України, погоджує його із заступниками Голови ГоловКРУ, управліннями та самостійними відділами ГоловКРУ. Після затвердження Головою ГоловКРУ, він направляється регіональним КРУ відповідно до 15 листопада і 15 травня кожного року.
План затверджується до 20 грудня поточного року.
Плани контрольно-ревізійної роботи ГоловКРУ, а також контрольно-ревізійних управлінь в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, плани контрольно-ревізійної роботи контрольно-ревізійних підрозділів (відділів, груп) в районах, містах, районах у містах, у тому числі міжрайонних контрольно-ревізійних відділів, розробляються на підставі Плану основних напрямів контрольно-ревізійної роботи органів ДКРС та включають інші питання, вирішення яких належить до їх компетенції.
Основними підставами для включення заходів з проведення державного фінансового аудиту, перевірки державних закупівель та інспектування до планів контрольно-ревізійної роботи є:
а) закони, акти та доручення Президента України, Кабінету Міністрів України, накази Мінфіну, які не потребують термінового виконання без включення до планів;
б) звернення правоохоронних органів, юридичних і фізичних осіб з приводу проведення ревізій та перевірок, які можливо виконати у плановому порядку;
в) пропозиції Рахункової палати, Мінфіну, Мінекономіки, Державної податкової адміністрації, Держмитслужби, Державного казначейства, прийняті ГоловКРУ до виконання;
г) ініціатива, виявлена органами державної контрольно-ревізійної служби з урахуванням таких критеріїв, як:
- економічна та соціальна важливість питань, які обов'язково включаються до програм і планів дій Кабінету Міністрів України на відповідний період;
- значний обсяг фінансових потоків, інших державних ресурсів, що спрямовувалися на виконання бюджетних програм, утримання державних органів;
- публічна інформація про факти порушень і зловживань у фінансовій сфері та неефективного управління державним майном;
- ймовірність виникнення фінансових порушень, у тому числі внаслідок відсутності (низького рівня) внутрішнього фінансового контролю, правової неврегульованості економічної діяльності;
- періодичність проведення ревізій та перевірок у бюджетних установах відповідно до закону;
ґ) ініціатива, виявлена підконтрольними установами та їх органами управління, прийнята ГоловКРУ до виконання. [7]
До плану контрольно – ревізійної роботи ГоловКРУ на квартал, вносять:
- контрольні заходи, визначені Планом основних напрямів контрольно-ревізійної роботи органів ДКРС;
- контрольні заходи, доручення та пропозиції щодо проведення яких надійшли від органів, яким надано право їх ініціювати, після затвердження Плану основних напрямів і які можливо провести у плановому порядку;
- контрольні заходи, ініційовані органами державної контрольно-ревізійної служби і які не було внесено до Плану основних напрямів;
- питання регулювання внутрішнього фінансового контролю у системі міністерств, інших центральних органах виконавчої влади, організаційної, методологічної, кадрової та фінансової роботи ГоловКРУ.
План контрольно – ревізійної роботи ГоловКРУ містить наступні розділи:
І. Нормотворча діяльність у сфері державного фінансового контролю.
ІІ. Контроль за використанням бюджетних коштів, станом збереження державного майна у міністерствах та інших державних органах виконавчої влади та дотриманням фінансово – бюджетної дисципліни на підприємствах, установах, і організаціях.
ІІІ. Контроль за виконанням бюджетів у регіонах.
ІV. Контроль за станом контрольно – ревізійної роботи у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади.
V. Контроль за станом роботи регіональних підрозділів ДКРС.
VI. Організаційна, правова та методологічна робота.
VII. Інформаційно – аналітична робота.
VIII. Робота з кадрами.
Терміни підготовки та порядок затвердження планів контрольно-ревізійної роботи ГоловКРУ, контрольно-ревізійних управлінь в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, а також планів контрольно-ревізійної роботи контрольно-ревізійних підрозділів (відділів, груп) в районах, містах, районах у містах, у тому числі міжрайонних контрольно-ревізійних відділів, визначаються ГоловКРУ.
Внесення змін до планів контрольно-ревізійної роботи органів ДКРС України проводиться у порядку їх затвердження. Про зміни, внесені до планів контрольних заходів, повідомляються інші суб’єкти державного фінансового контролю, які проводять спільні контрольні заходи. [3]
Плани контрольно-ревізійної роботи ГоловКРУ розмішуються на офіційній сторінці ГоловКРУ в мережі Інтернет та юридичній інформаційно-пошуковій системі «Законодавство».
Моніторинг виконання Основних напрямів та планів контрольно-ревізійної роботи ГоловКРУ проводиться щоквартально.
Звіт про результати роботи ДКРС за рік направляються до Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Міністерства фінансів та інших зацікавлених органів державної влади.
1.5 Вивчення документопотоків у департаментах ГоловКРУ та
особливості управління ними
Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання і до завершення виконання або відправлення.
Документопотік - це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на кількох носіях облікової інформації.
Документообіг ГоловКРУ складається з трьох документопотоків:
1) документопотік вхідних документів - це рух документів, які надійшли в установу від зовнішніх суб’єктів. Більшість вхідних документів, як правило, породжують відповідні вихідні, причому в чітко визначені терміни. Терміни (строки) встановлюються або нормативними актами, що визначають той або інший час відповіді на вхідний документ (наприклад, протягом 10 днів), або терміном (датою) виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.
2) документопотік вихідних документів - це рух документів, які складені в установі для використання їх іншими організаціями чи суб’єктами. Більшість вихідних документів готується на основі внутрішніх документів організації.
3) документопотік внутрішніх документів - це рух документів, які використовуються для організації роботи установи. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш значних структурних підрозділів і накази та розпорядження керівництва організації. Через подібну діловодну службу проходять також і внутрішні документи, що породжують вихідні. Зокрема, у відповідності до загальних правил діловодства єдиний засіб відправити запит, лист або матеріали до зовнішньої організації чи установи - це направити внутрішній документ до канцелярії, де його перетворять у вихідний і відправлять у сторонню організацію чи установу. [16]
Загальні правила документування управлінської діяльності і порядок роботи з документами в органах ДКРС встановлює наказ ГоловКРУ.
Так, вся кореспонденція, що надходить до ГоловКРУ поштою, факсом, електронною поштою, кур’єром тощо, приймається централізовано протягом робочого дня Відділом організації документообігу (далі – канцелярія), який створений у складі Департаменту адміністративно-господарського забезпечення, працівники якого перевіряють правильність адреси доставленої кореспонденції, цілісність пакета і в разі необхідності розписуються за її одержання, зазначаючи дату і час одержання.