за делопроизводство подпись расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архивную службу
Наименование должности
передавшего сведения подпись расшифровка подписи
Дата
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Графы номенклатур составляются следующим образом.
Графа 1 – индексы каждого дела (проставляются арабскими цифрами). Например: 12–01, 12–02, где 12 – обозначение структурного подразделения, 01, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
Графа 2 – заголовок дела. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.).
Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:
– название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
– название органа государственной власти или структурного подразделения (автор документа);
– название организации, которой будет адресован или от которой будет получен документ (адресат или корреспондент документа);
– краткое содержание документа – дела;
– название территории, с которой связано содержание документа – дела;
– дата (период), к которой относится документ – дело.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных с последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например:
«Документы о проведении ______________
(планы, списки, доклады и т.д.)».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
«Переписка с архивными учреждениями о комплектовании
Архивного фонда Республики Татарстана научной документацией».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:
«Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:
«Переписка с главами администраций районов о __________________».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:
«Годовые отчеты ________ отдела о ___________________________».
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Графа 3 номенклатуры заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню. Временные сроки хранения применяются всеми организациями.
Для определения сроков хранения документов необходимо найти соответствующую статью в Перечне типовых управленческих документов образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (далее – Перечень), провести полистный просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.
Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет лишь практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.
Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Увеличение сроков хранения может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организации.
Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечание «На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятся в организациях» уточняет место хранения документов, имеющих длительный справочный характер.
Примечание «При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации.
Примечания «После истечения срока действия договора», «После замены новыми» указывают, что исчисление срока, указанного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента.
Сводная номенклатура дел Исполнительного комитета согласовывается один раз в 5 лет с Центральным государственным архивом Республики Татарстан (ЦГА РТ), ежегодно утверждается руководителем аппарата Исполнительного комитета.
В структурных подразделениях Исполнительного комитета документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
При оформлении дел:
– документы постоянного хранения группируются в дела отдельно от документов временного хранения;
– проверяется правильность отнесения документа в конкретное дело, а также наличие на документах номеров, подписей, виз, дат, справок об исполнении и т.д. Лишние экземпляры, копии, черновики документов изымаются и уничтожаются;
– устанавливается последовательность расположения документов внутри дела по тематике, хронологии, корреспонденту, не допускается разобщенность документов в деле по одному и тому же вопросу;
– на обложке дела указываются: «Исполнительный комитет города Казани», название управления, комитета, отдела, индекс дела, его заголовок, даты начала дела и его окончания, количество листов. Если дело состоит из нескольких томов, то всем томам дается общий заголовок и каждому присваивается порядковый номер. Объем формируемого дела не должен превышать 250 листов. В подразделениях Исполнительного комитета дела хранятся в шкафах. В каждом шкафу должен находиться перечень хранящихся в нем дел, а на корешках обложек должны быть указаны условные обозначения (индекс и порядковый номер) дел. (Приложение №2)
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения по завершении календарного года подлежат оформлению их для передачи в Управление муниципального архива Исполнительного комитета (далее – Управление архива).
В Управлении архива документы хранятся как в электронном виде, так и в бумажном варианте.
Выдача документов из текущего архива по служебной необходимости производится по заявлениям руководителей подразделений Исполнительного комитета. Заявления сканируются и прикладываются к контрольной карточке в электронном виде. Документы выдаются под роспись и подлежат возврату в установленные архивом сроки. Изымать документы постоянного хранения из архивных дел запрещается.
Прием документов в Управление архива от отдела документооборота, протокольного отдела, Организационного управления, профкома, отдела бухгалтерского учета и отчетности аппарата Исполнительного комитета производится по актам. Каждое дело проверяется полистно, нумеруется постранично, переподшивается, если это необходимо, делу присваивается номер постоянного хранения. В левом нижнем и правом верхнем углу обложки каждого дела постоянного хранения дел с грифом «ОЦ» (особо ценные) проставляется штамп с номерами фонда, описи и порядковым номером. Опись составляется в 4-х экземплярах. Каждый экземпляр описи сшивается в отдельное дело, 2 экземпляра сдаются в Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан, 2 экземпляра постоянно хранятся в архиве Исполнительного комитета.
Прием в Управление архива документов для временного хранения (3 года, 5 лет) от отдела документооборота производится по акту. Постановления и распоряжения вышестоящих организаций, подшитые томами и пронумерованные, складываются по годам вместе с книгой регистрации, хранятся постоянно и сканируются. (Приложение №3)
На основании Перечня отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ________ (название фонда).
| № | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за годы | Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи | Кол-во дел | Сроки хранения и номера статей по Перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого ___________________________ дел за _____________ годы
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов
подпись расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от _____________ № _________
Управление архива принимает на хранение документы по личному составу от ликвидированных, реорганизованных муниципальных предприятий, организаций и других коммерческих структур. На каждое предприятие составляется опись документов по личному составу. Опись составляется в 3-х экземплярах. Первый экземпляр отдается ликвидируемому предприятию (лицу, ответственному за сдачу документов по личному составу в архив), два экземпляра хранятся в Управлении архива. По истечении календарного года все описи подшиваются в отдельное дело.