Сверх лимита наличные деньги в кассе ОАО "Нива Рязани" хранятся только для выплаты заработной платы и пособий, но не более 3 рабочих дней (включая день получения денег в банке). Всю денежную наличность сверх лимита предприятие сдает в банк или выдает по расходному кассовому ордеру под отчет (Приложение 14) лицам, имеющим право на получение денежных средств из кассы организации согласно Приказа (Приложение 2). Подотчетные лица затем отчитываются по авансовому отчету (Приложение 15,16) или возвращают неиспользованную денежную наличность обратно в кассу ОАО "Нива Рязани".
Все хозяйственные операции, проводимые ОАО "Нива Рязани", оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. К ним относятся следующие документы:
- Приходный кассовый ордер, форма № КО-1 (Приложение 20,21);
- Расходный кассовый ордер, форма № КО-2 (Приложение 14,19);
- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, форма № КО-3;
- Кассовая книга, форма № КО-4, к ней печатаются вкладные листы кассовой книги (Приложение 17).
Следует отметить, что на исследуемом предприятии не используется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5).
Квитанция к приходному кассовому ордеру (Приложение 23), оформленная с учетом требований Порядка ведения кассовых операций, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер (Приложение 20,21) остается в кассе.
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются:
по строке "Основание" - содержание хозяйственной операции;
по строке "В том числе" - сумма НДС (записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом делается запись "без налога (НДС)";
по строке "Приложение" - перечисляются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат составления;
в графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на который приходуются денежные средства.
Ведение кассовых операций в ОАО "Нива Рязани" возлагается на бухгалтера-кассира, который руководствуется Порядком ведения кассовых операций, является материально-ответственным лицом, заключившим договор о материальной ответственности с организацией. При поступлении в кассу предприятия наличных денег, бухгалтер-кассир выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру.
Когда деньги поступают в кассу за проданный товар, выполненную работу или оказанную услугу, бухгалтер-кассир выдает покупателю (клиенту) кассовый чек, отпечатанный на контрольно-кассовой машине.
В конце рабочего дня бухгалтер-кассир составляет справку-отчет кассира-операциониста, по форме № КМ-6 (Приложение 22) и прикладывает к ней в подтверждение полученных сумм распечатанный на ККМ суточный отчет с гашением и копии квитанций к приходному кассовому ордеру (Приложение 23).
Отмечая качество заполнения Приходного кассового ордера следует отметить следующие недостатки:
- отсутствие штампа "Получено";
- не указано структурное подразделение.
Расходный кассовый ордер, форма № КО-2 (Приложение 19) используется для выдачи наличных денег из кассы организации, оформляется с учетом требований Порядка ведения кассовых операций и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
В расходном кассовом ордере по строке "Основание" бухгалтер-кассир указывает содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляет прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Отмечая качество заполнения расходного кассового ордера, следует отметить такой недостаток:
- не указан код структурного подразделения.
Наличные денежные средства в ОАО "Нива Рязани" выдаются из кассы на основании не только расходного кассового ордера, но и платежной ведомости (Приложение 25), которая оформляется при выдаче зарплаты сотрудникам организации.
Также возможно использовать такие формы ведомости, как расчетно-платежную и расчетную.
По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат бухгалтер-кассир в конце платежной ведомости указывает итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, производит сверку с общим итогом, подписывает ведомости и записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана бухгалтером-кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер (Приложение 24). Номер расходного кассового ордера и дата его составления указываются в ведомости.
Недостатками заполнения платежной ведомости является:
- отсутствие указания месяца заработной платы;
- не указан корреспондирующий счет.
Платежные ведомости должны регистрироваться в специальном журнале (форма № Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в организации в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится в организации 5 лет. В организации ОАО "Нива Рязани" такой журнал не ведется.
Организация может выдавать денежные средства работнику на административно-хозяйственные нужды, командировочные, представительские и тому подобные расходы.
Приказом генерального директора ОАО "Нива Рязани" утвержден список лиц, допущенных к получению сумм, выдаваемых под отчет (Приложение 2).
В течение трех рабочих дней после получения денежных средств под отчет работник отчитывается за потраченные деньги (предъявляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы (Приложение 15,16), и возвращает остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется).
Если денежные средства выдавались на командировочные цели, то работник отчитывается за них также в срок не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре работником бухгалтерии совместно с подотчетным лицом.
На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.
Если по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то работник обязан вернуть его в кассу организации. При этом кассир выписывает приходный кассовый ордер.
Если сотрудник обоснованно израсходовал большую сумму, то сумма перерасхода по авансовому отчету ему возмещается. При этом кассир выписывает расходный кассовый ордер.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Данные утвержденного авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
На предприятии ОАО "Нива Рязани" авансовый отчет (Приложение 15) соответствует типовой форме, рекомендованной Госкомстатом России.
Для усиления контроля, за сохранностью наличных денежных средств на предприятии проводится инвентаризация кассы в соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций в РФ и согласно учетной политики предприятия (ежемесячно перед составлением внутренней бухгалтерской отчетности), которая оформляется актом об инвентаризации наличных денежных средств (Приложение 3).
На предприятии ОАО "Нива Рязани" в условиях обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга ведется автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" (Приложение 17). Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира" (Приложение 18). Обе названные машинограммы бухгалтер-кассир составляет к началу следующего рабочего дня, они имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся бухгалтером-кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями генерального директора ОАО "Нива Рязани" и главного бухгалтера и книга опечатывается.
Контроль, за правильным ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера предприятия.
Денежные средства, хранящиеся в кассе ОАО "Нива Рязани", учитывают на активном синтетическом счете 50 субсчет 1 "Касса организации". В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит – выбытие денежных средств из кассы (см. Таблицу 2).
Таблица 2 Корреспонденция счетов по операциям денежных средств в кассе
| № п/п | наименование операции | Дебет | Кредит | Сумма |
| 1 | Поступление денежных средств с расчетного счета на выплату зарплаты. | 50.1 | 51 | 280 000,00р. |
| 2 | Оплата по договору займа от ООО "Луч" | 50.1 | 58.3 | 40 000,00р. |
| 3 | Оплата за семена от СПК "Борок" | 50.1 | 62.1 | 50 000,00р. |
| 4 | Предоплата (аванс) за спецодежду от СПК "Пионер" | 50.1 | 62.2 | 5 770,00р. |
| 5 | Возврат неиспользованных подотчетных сумм | 50.1 | 71.1 | 4 991,00р. |
| 6 | Поступление денежных средств от сотрудника в погашение задолженности по договору займа | 50.1 | 73.1 | 2 800,00р. |
| 7 | Возмещение ущерба, причиненного по ДТП | 50.1 | 76.2 | 500,00р. |
| 8 | Оплата пеней за просрочку платежей от СПК "Пионер" | 50.1 | 76.5 | 310,00р. |
| 9 | Сдана выручка в банк на расчетный счет | 51 | 50.1 | 110 000,00р. |
| 10 | Выданы денежные средства ООО "Луч" по договору займа | 58.3 | 50.1 | 40 000,00р. |
| 11 | Выдана зарплата по платежной ведомости | 70 | 50.1 | 124 320,00р. |
| 12 | Выданы денежные средства сотруднику под отчет | 71 | 50.1 | 482,00р. |
| 13 | Выданы денежные средства сотруднику по договору займа | 73.1 | 50.1 | 20 000,00р. |
| 14 | Выданы депонированные суммы | 76.4 | 50.1 | 3 900,00р. |
| 15 | Выдана спонсорская помощь | 76.5 | 50.1 | 3 000,00р. |
2.3 Учет денежных средств на счетах в коммерческом банке