Расходы организации на мобильную связь
Бухгалтерский учет расходов на мобильную связь и их нормирование являются одним из достаточно трудоемких и сложных участков экономической работы в организации. Роль их сегодня значительно возрастает в связи с постоянным увеличением объемов разговоров, возможностью использования мобильного доступа в Интернет в служебных целях и предъявлением все более высоких требований к снижению административно-управленческих расходов в производство, обусловленных конкуренцией.
В настоящее время мобильная связь стала одним из самых популярных видов связи. Организации по причине необходимости использования мобильной связи в осуществляемой деятельности заключают договоры с операторами, предоставляющими услуги связи. Оформление этих расходов, их учет и налогообложение рассмотрено в данной работе.
При приобретении организацией мобильного телефона необходимо помнить, что средства связи, в т.ч. мобильные телефоны для сотовых сетей (за исключением бывших в употреблении), включены в Перечень товаров, подлежащих маркировке контрольными (идентификационными) знаками, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.10.04 №1280 и подлежат обязательной маркировке.
В зависимости от стоимости мобильного телефона, приобретаемого организацией в связи с производственной необходимостью, определяется порядок отражения в бухгалтерском учете расходов по приобретению мобильного телефона: он может относиться как к основным средствам, так и к предметам в составе оборотных средств.
При приобретении мобильного телефона организация самостоятельно решает, учитывать ли мобильный телефон как основное средство. При этом следует принимать во внимание величину стоимости, срок полезного использования, а также требования учетной политики. Предполагается, что срок службы телефона превышает 12 месяцев.
Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 23 марта 2004 г. №41 установлен лимит отнесения имущества к отдельным предметам в составе оборотных средств. Его величина определена в пределах 30 базовых величин за единицу. При этом стоимость телефонного аппарата принимается без налога на добавленную стоимость, даже если налог относится на увеличение стоимости имущества.
Таким образом, если в организации установлен лимит стоимости предметов, учитываемых в составе оборотных средств, до 30 базовых величин и стоимость покупаемого телефона не превышает указанной величины, то затраченные средства отражаются на соответствующих субсчетах счета 10 «Материалы». Стоимость телефона переносится на затраты по производству и реализации продукции, работ, услуг в установленном порядке согласно учетной политике организации. Например, в размере 50% стоимости предметов – при передаче их со склада в эксплуатацию, и 50% стоимости (за вычетом стоимости этих предметов по цене возможного использования) – при выбытии их за непригодностью или в размере 100% – при выбытии их за непригодностью.
Если стоимость мобильного телефона превышает лимит стоимости имущества, установленного учетной политикой организации, то данный телефон будет относиться к основным средствам. На затраты, учитываемые при определении налогооблагаемой прибыли, его стоимость будет переноситься путем ежемесячного начисления амортизации по данному основному средству.
Мобильный телефон работает с помощью батареи, срок службы которой ограничен. При приобретении мобильного телефона батарея входит в комплект к нему, и ее цена включается в первоначальную стоимость аппарата. При необходимости замены, т.е. приобретения новых батареи и (или) зарядного устройства, их с учетом стоимостного фактора можно учитывать в составе предметов в обороте (Дебет 10–5).
Приобретенные для производственных нужд мобильные телефоны приказом руководителя закрепляются за определенными работниками, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности за переданное имущество.
Расходы организации на мобильную связь состоят из расходов на приобретение и использование телефонных аппаратов и непосредственно расходов на услуги связи (получение абонентского номера (SIM-карты) и оплата текущих расходов). Основная их доля приходится на текущие расходы (на абонентскую плату, оплату телефонных разговоров). Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на оплату услуг мобильной связи зависит от того, кому принадлежит право собственности на мобильный телефон и кто является абонентом мобильной связи (на кого зарегистрирована SIM-карта).
На практике существуют различные способы организации корпоративной мобильной связи. Однако при заключении договоров с операторами мобильной связи чаще всего применяются два основных варианта, которые будут рассмотрены далее:
– телефон принадлежит организации, SIM-карта зарегистрирована на организацию;
– телефон принадлежит сотруднику, а SIM-карта зарегистрирована на организацию.
Учет телефонных аппаратов. При использовании мобильной связи необходимо определить: телефонные аппараты приобретаются организацией либо используются телефонные аппараты сотрудников.
Предполагается, что срок службы телефона превышает 12 месяцев. В зависимости от стоимости мобильного телефона, приобретаемого организацией в связи с производственной необходимостью, его можно отнести как к основным средствам, так и к предметам в составе оборотных средств [8].
Если телефон относится к отдельным предметам в составе оборотных средств, его стоимость переносится на затраты, учитываемые в себестоимости и при определении налогооблагаемой прибыли в установленном порядке согласно учетной политике организации, если к основным средствам – путем начисления амортизации согласно выбранному организацией способу, закрепленному в учетной политике [7].
Следует отметить, что в 2010 г. законодательством разрешено не начислять амортизацию по всем или отдельным объектам основных средств, используемым в предпринимательской деятельности.
Личный мобильный телефон работника может использоваться организацией по договору аренды, безвозмездного пользования, по трудовому договору, дополнительному соглашению к нему об использовании имущества, для нужд нанимателя.
В случае, когда организация не приобретает мобильные телефоны, она вправе заключать с сотрудниками договоры аренды мобильных телефонов, договоры безвозмездного пользования. Кроме этих вариантов, работники, использующие свои мобильные телефоны в служебных целях, имеют право получать за это компенсацию. Ее размер и порядок выплаты определяются соглашением сторон, которое может быть оформлено отдельным договором с нанимателем или закреплено в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) [12].
Если использование личных телефонов работников связано с производственной необходимостью, то и плата за аренду телефонного аппарата, и компенсация за использование для нужд организации телефонов, принадлежащих работникам, включаются в состав себестоимости продукции согласно «Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг)», а также в затраты, участвующие при определении налогооблагаемой прибыли [2].
Доходы, полученные работником от сдачи в аренду, а также в случае выплаты компенсации за использование личного телефона в служебных целях, подлежат обложению подоходным налогом в общеустановленном порядке [3].
Если телефон работника, используемый по договору аренды или безвозмездного пользования, по стоимости относится к основным средствам, он учитывается в организации на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» [9].
При использовании личного телефона работника в служебных целях бухгалтерский учет стоимости телефона в составе основных средств не ведется, так как телефон фактически не передается организации (право владения и пользования остается за работником).
По нашему мнению, наиболее правильно заключать с работником договор об использовании личного телефона в служебных целях, так как в иных случаях (аренды и безвозмездного пользования) имущество должно передаваться в пользование организации, чего фактически не происходит.
Необходимость покупки аксессуаров к мобильному телефону требует обоснования их производственного назначения. Приобретение отдельных видов аксессуаров, не используемых определенными работниками в служебных целях, будет сложно обосновать. Например, приобретение для водителя системы «hands free» может быть оправдано, однако приобретение такой же системы для бухгалтера сомнительно. Стоимость аксессуаров, как правило, невысока, и их наличие никак не влияет на технические характеристики мобильного телефона, поэтому аксессуары учитываются отдельно как предметы в составе оборотных средств с соответствующим списанием на затраты организации.
Учет расходов на услуги связи. Операторы мобильной связи оказывают пользователям услуги связи на основании договоров, заключаемых в соответствии с гражданским законодательством.
По договору предоставления услуг мобильной связи оператор выделяет организации абонентские номера. Для каждого абонентского номера организация получает SIM-карту, в которой содержится выделенный телефонный номер. По своей сути SIM-карта является услугой оператора связи по предоставлению телефонного номера и по подключению к сети мобильной связи. В настоящее время, как правило, операторы мобильной связи не предусматривают плату за SIM-карту и подключение абонента. Вместо этого вносится определенная денежная сумма, которая полностью зачисляется на лицевой счет абонента в качестве авансового платежа и используется абонентом по мере оказания ему услуг связи. Считаем целесообразным по полученным с нулевой стоимостью SIM-картам организовать аналитический учет в разрезе каждого телефонного номера и (или) каждого работника, которому выдана SIM-карта с соответствующим номером.