Складається: план надання послуг та проведення операцій; плани витрат на будівництво в плановому періоді; нормативи оплати праці; результати аналізу в передплановому періоді тощо.
3. Прогнозування зміни основних факторів, які впливають на обсяги та структуру витрат у банку.
До таких факторів, що потребують урахування під час планування витрат, належать: зміни обсягів наданих послуг та проведених операцій; зміни цін на послуги; зміни в оплаті праці банківського персоналу; інші фактори, які впливають на обсяг та рівень витрат банку.
4. Складання планової собівартості на різні види наданих банківських продуктів.
Розрахунки, пов'язані з розробкою планової собівартості, здійснюються за статтями витрат. Перелік одиниць банківських продуктів, на які проводиться розрахунок собівартості, банк визначає самостійно з урахуванням цілей та завдань тарифної політики.
5. Розрахунок планової суми витрат банку.
Управління та оптимізація витрат мають будуватися за аналізом і порівнянням двох визначальних критеріїв: мінімально необхідного рівня витрат на підтримку функціональної діяльності банку; максимально можливого рівня витрат, визначеного на основі загального прогнозу фінансового результату діяльності банку за даний період.
Якщо мінімальний рівень витрат більший від максимального рівня, постає завдання проведення в банку реорганізаційних заходів, спрямованих на скорочення обсягу витрат: оптимізації штатної чисельності, перегляду неопераційних витрат з метою мінімізації, аналізу ефективності витрат тощо. Якщо максимальний рівень витрат більший від мінімального, постає завдання оптимізації використання залишку планованих витрат.
Отже, на практиці для вирішення завдання управління витратами необхідно, насамперед, розробити загальні принципи управління витратами та визначити мінімально необхідний і максимально можливий рівень витрат, а також механізми оптимізації використання ресурсів, виділених під витрати.
Економічне обґрунтування й управління процентними витратами є цілком прозорими. Контроль за ними необхідний тільки на підтвердження узгоджених ставок, обсягів і термінів залучення. Проблеми виникають лише на етапі затвердження ставок, коли необхідно оцінити процентний ризик, величину процентної маржі для створення необхідного й достатнього прибутку.
Це обумовлюється тим, що управління процентними витратами є слабкокерованим з погляду банку, оскільки на їх рівень, насамперед, впливає ринкове середовище, тобто рівень ринкової процентної ставки та грошово-кредитна політика НБУ. Зменшення обсягу ресурсів може призвести до відмови від здійснення потенційно прибуткових активних операцій, тому є недоцільним з погляду перспективного розвитку банку. При управлінні процентними витратами найдоцільнішою є оптимізація структури ресурсної бази з метою збільшення питомої ваги більш дешевих ресурсів.
Визначення економічної ефективності непроцентних витрат є більш складним завданням, оскільки сам процес такого визначення та обліку не настільки прозорий, ніж для процентних витрат. Тому постає необхідність розробки попереджувальних заходів щодо управління непроцентними витратами банку для досягнення цілей ефективності витрат банківського капіталу. Необхідна така організація управління витратами, за якої всі витрати банку були б економічно обґрунтованими, прозорими, оптимальними, приносили ефект з оптимальним строком окупності.
На початковому етапі слід досить жорстко визначити загальні принципи управління непроцентними витратами з метою створення чіткої організаційної структури з управління витратами, яка б забезпечила комплексну і послідовну реалізацію заходів щодо управління ними.
Далі визначається мінімально припустимий рівень непроцентних витрат за діючої організаційної структури банку. Мінімальний рівень непроцентних витрат - це та частина постійних витрат, що здійснюються за кошторисними статтями для підтримки функціональної діяльності банку. Коригування зазначених статей відбувається тільки на підставі зміни зовнішніх економічних факторів (підвищення тарифів, вартості оренди тощо) і не залежить від фінансового стану банку.
Відповідно до сформованої банківської практики до таких статей витрат, як правило, належать: витрати на утримання транспорту; витрати на охорону банку; оренда основних фондів; експлуатаційні витрати; поштово-телеграфні і телефонні витрати тощо. Усі інші статті адміністративно-господарських витрат можуть бути оптимізовані.
На наступному етапі слід визначити максимально можливий рівень витрат на основі аналізу фінансового стану банку. Граничний рівень витрат - це максимальний рівень непроцентних витрат банку, проведення яких надасть змогу забезпечити заданий рівень прибутковості роботи банку на прогнозований період.
Після етапу планування підбиваються підсумки, що є основою прийняття банком рішень щодо оптимізації структури витрат у цілому.
За позитивних результатів планування - прогноз формування прибутку перевищує достатній обсяг - відбувається аналіз і оптимізація використання залишку планованих витрат, що утворився, за видами статей непроцентних витрат, які підлягають оптимізації. За умови негативного фінансового результату діяльності банку за підсумками планування (або його недостатньої позитивної величини), як правило, аналізуються причини і джерела низької рентабельності. У результаті проведеного аналізу надаються пропозиції зі зниження запланованих витрат аж до підготовки переліку реорганізаційних заходів, здатних забезпечити прибутковість банку.
У практичній діяльності банків найчастіше виникає ситуація перевищення запланованого фактичного обсягу витрат над їх максимальною величиною. У цьому випадку керівництво банку приймає рішення щодо необхідності проведення додаткових організаційних заходів, спрямованих на зниження рівня витрат, при чому першочерговим є перегляд статей непроцентних витрат. Дане рішення має розглядатися виходячи з прогнозу фактичних фінансових результатів діяльності за період. Найтиповішим способом вирішення проблеми, що виникла, є такі заходи: забезпечення прямого скорочення рівня непроцентних витрат і/або забезпечення зростання ресурсної бази для подальшого збільшення доходів за рахунок вигідного розміщення банком ресурсів.
Оптимізація використання грошових ресурсів, виділених для здійснення непроцентних витрат, може здійснюватися в такий спосіб. Необхідно визначити статті витрат, які належать до витрат, що підлягають оптимізації. Ці витрати першими підпадають під скорочення, оскільки не є для банку критичними й основними.
Відповідно до сформованої банківської практики до статей витрат, які підлягають оптимізації, належать: витрати на капітальний і поточний ремонти основних засобів; витрати на інформаційні й консультаційні послуги; представницькі витрати; витрати на утримання власної охорони банку; витрати на службові відрядження; витрати на рекламу; утримання і наймання службових легкових автомобілів; витрати з придбання і виготовлення операційно-бланкового матеріалу; канцелярські витрати; витрати на оплату праці.
Для кожної групи витрат, що оптимізується, встановлюється свій порядок їх затвердження. Для витрат на оплату праці доцільно розробляти нормативи, до яких можна віднести: навантаження на одного операційно-касового працівника; кількість валютообмінних операцій у день; кількість операцій за внесками населення в день; прийом платежів від населення в день; кількість особових рахунків.
Залежно від встановленої норми навантаження на одного працівника регулюється чисельність співробітників підрозділів, відділень, філій: у разі недостатнього навантаження аналізується можливість скорочення чисельності працівників, а в разі підвищеної завантаженості розробляються заходи щодо оптимізації діяльності співробітників.
Для груп адміністративно-господарських витрат і витрат, пов'язаних з підтримкою іміджу банку, встановлюється такий організаційний порядок затвердження витрат: внутрішніми документами (наказами по банку) розподіляються повноваження щодо прийняття рішень на укладення господарських договорів залежно від суми, величини банку й обсягів проведених операцій. Ухвалення рішення щодо здійснення витрат капітального характеру або на рекламу й вибір об'єкта інвестування здійснюється в рамках залишку планованих витрат за встановленими нормативами на один підрозділ, відділення, філію; розрахунку строку окупності витрат; економічного обґрунтування.
До додаткових організаційних заходів можна віднести заходи, спрямовані на вдосконалення діючої організаційної структури банку: оптимізація і скорочення штатної чисельності; перегляд укладених господарських договорів щодо можливості зниження рівня витрат.
У ряді випадків менеджер банку змушений здійснювати заходи, спрямовані на зміну й оптимізацію організаційної структури банку: зміна місцезнаходження; об'єднання філій, відділень банку; викуп будинків філій у власність (відмова від оренди); поліпшення стану матеріальної бази філіальної мережі (проведення ремонтів, збільшення службових приміщень).
Вибір і оцінка ефективності додаткових заходів, проведення яких пов'язане з одноразовими витратами, здійснюються на основі показника окупності, під яким розуміється покриття здійснених витрат додатковим прибутком за визначений строк.
Таким чином, максимально допустима сума одноразових витрат, що може бути спрямована на реалізацію конкретного проекту, обмежується строком окупності.
Практично в кожному банку є резерви для зниження витрат до раціонального рівня, що дає змогу забезпечити зростання економічної ефективності діяльності і підвищення його конкурентоспроможності. Зниження витрат дозволяє банку встановлювати більш вигідні і мінливі тарифи, що дає важливу перевагу перед конкурентами. Однак є низка цілком об'єктивних факторів, під впливом яких банк змушений найчастіше йти на збільшення витрат: імідж банку; необхідність враховувати сучасні тенденції, формуючи свою матеріальну і нематеріальну бази; потреба у висококваліфікованих, а, відповідно, і високооплачуваних фахівцях тощо.