При готівкових розрахунках банківськими документами є грошові чеки та об’яви на внесок готівкою; у випадку безготівкових перерахувань – платіжні доручення, платіжні вимоги, розрахункові чеки, акредитиви, векселі.
Надані в банк документи повинні мати наступні реквізити: назву, номер поточного рахунку, ідентифікаційні коди підприємства-відправника та підприємства-отримувача грошових коштів, число, місяць, рік виписки.
Відповідно до вимог щодо оформлення первинних документів, на документах, що засвідчують рух грошових коштів на рахунках в банку, обов’язково повинні бути підписи осіб, відповідальних за здійснення тієї чи іншої операції, ідентичні підписам у банківській картці. Визначення кола осіб, що мають право підпису таких документів, здійснюється власником або керівником підприємства.
Періодично (щоденно чи у встановлені банком строки) підприємство отримує від банку спеціальну виписку з особового рахунку про всі здійснені операції з надходження та списання коштів з поточного рахунку з доданням виправдовуючи документів.
Організація бухгалтерської обробки облікової інформації і облік грошових коштів на підприємстві
Документи, які надходять дол. бухгалтерії, ретельно перевіряються перед рознесенням їх на рахунки бухгалтерського обліку як з точки зору законності оформлення ними операцій, так і за формою. Якщо документи здають особи, відповідальні за їх складання, перевірка здійснюється у присутності останніх.
Обробка інформації може забирати досить багато часу і чимало коштувати підприємству. Добре побудована система обліку забезпечує ефективне просування інформації від щоденно проведених операцій до інформації фінансових звітів, що складаються наприкінці облікового періоду. Обробка інформації може здійснюватися одним з трьох методів, до яких належить: ручний, механізований і комп’ютерний, але найчастіше вона проводиться за допомогою комбінації цих методів.
Після перевірки документи подаються на затвердження керівнику підприємства, а далі підлягають бухгалтерській обробці.
Обробкою називається підготовка документів для запису сум господарської операції на рахунках синтетичного і аналітичного обліку.
Організація обробки документів має забезпечити швидке та правильне відображення в обліку господарських операцій. З цією метою повинні здійснюватися всі стадії обробки, а саме: бухгалтерський контроль та бухгалтерська обробка.
Бухгалтерський контроль включає:
- попередній – перегляд та візування договорів, угод, наказів про ставки заробітної плати, наказів про приймання та звільнення працівників, підписання касових і банківських документів до проведення грошових і розрахункових операцій. Здійснює головний бухгалтер підприємства або інші особи, відповідальні за здійснення операцій, оформлених документами;
- поточний – проводять у ході виконання обчислювальних операцій, наприклад, перевіряють чіткість друку при табуляції, чи немає розривів у підсумках, чи правильно працює машина тощо;
- наступний – здійснюється після облікового оформлення операцій працівниками бухгалтерії при обробці документів.
Бухгалтерська обробка поділяється на :
- групування;
- таксування;
- контирування;
- включення до облікових регістрів.
Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання; при ручній обробці – дату запису до облікового регістру, а при автоматизованій обробці – відбиток штампу оператора, відповідального за обробку.
4. Розробка посадової інструкції бухгалтерів по обліку грошових коштів та їх потоків
Для чіткої організації виробництва та планування роботи з метою раціонального розподілу праці на підприємствах розробляються посадові інструкції.
Посадова інструкція – це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов’язки, права і відповідальність посадової особи. Вона розробляється для кожної конкретної штатної посади.
Посадова інструкція сприяє правильному вирішенню питань розподілу обов’язків між категоріями працівників, забезпечує єдність при розподілі їх посадових обов’язків і кваліфікаційних вимог, які до них висуваються.
Посадові інструкції працівників дають змогу:
- встановити для кожного працівника перелік належних до виконання операцій;
- визначити та закріпити обов’язки кожної особи, а також її права та персональну відповідальність;
- контролювати виконання роботи кожного виконавця, оцінити її результати.
У посадових інструкціях чітко і конкретно обумовлюються робота, яку повинен виконувати працівник, тобто його обов’язки з урахуванням посади, яку він обіймає, та одержаної освіти, його права і відповідальність за виконанням своїх обов’язків.
У посадовій інструкції розкривається функціональна структура діяльності посадової особи як комплексу елементів: цілей, програм, завдань; функцій, форм і методів керівництва; інформації; технічних засобів управління. На підставі цих даних визначаються будова посадової інструкції та зміст її складових частин.
При складанні посадових інструкцій необхідно керуватися Довідником професій працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності. У цьому Довіднику відображені специфічні для різноманітних посад кваліфікаційні характеристики, на підставі яких з урахуванням специфіки підприємства працівники відділу кадрів та керівники структурних підрозділів розробляють посадові інструкції для кожної посади індивідуально.
Посадові інструкції узгоджуються з юристом і затверджуються керівником підприємства у встановленому порядку та доводяться до відома виконавців під підпис із зазначенням дати ознайомлення.
При складанні посадових інструкцій потрібен єдиний підхід до їх побудови, послідовність викладення, а також точність, чіткість і якість формулювань, які забезпечують їх однозначне розуміння працівником.
Структура типової посадової інструкції облікового працівника може бути наступною: найменування посади; загальні положення; цілі і завдання; обов’язки і права; відповідальність; взаємозв’язок з іншими посадовими особами; критерії оцінки виконання обов’язків; оклад і премія; порядок призначення, звільнення і зміщення посади; висновок (див. Додаток Д).
Всі посадові інструкції необхідно розробляти для посад та робочих місць, наявних на підприємстві, а не для конкретної людини, яка обіймає в даний час певну посаду. Зміст посадових інструкцій змінюється в тому випадку, якщо змінюється обсяг виконуваних робіт, а не у випадку прийняття на відповідну посаду нового працівника.
Крім посадової інструкції до документів, які регулюють діяльність бухгалтера, відносяться: контракт або трудовий договір; накази керівник з певних питань господарської діяльності; наказ про облікову політику, індивідуальний графік роботи головного бухгалтера (Додаток Е). Бухгалтер повинен бути з ними ознайомлений.
5. Впровадження комп’ютерних технологій з організації грошових коштів
Збільшення обсягу економічної інформації, зростання вимог до обліку, розвиток інформаційних технологій потребує вдосконалення методологічних засад бухгалтерського обліку. Поліпшенню якості економічної інформації та управління сприяє використання засобів обчислювальної техніки для обліку, аналізу господарської діяльності і планування.
Застосування комп’ютерної техніки вносить значні зміни до організації бухгалтерського обліку, причому з допоміжного засобу обчислювальна техніка перетворюється на визначний фактор організації обліку. Ці зміни зумовлені тим, змінюються способи обробки даних , при яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. В різних системах бухгалтерського обліку (від паперової до комп’ютерної) вона досягається, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею за всіма напрямками.
Використання комп’ютерів для ведення обліку принципово змінило технологію обробки облікової інформації. Суть автоматизованої форми обліку полягає в тому, що ЕОМ використовують не лише для опрацювання, а й для збирання облікової інформації, що дає змогу автоматизувати весь процес бухгалтерського обліку. Інформація, введена в ЕОМ за встановленою програмою, автоматично обробляється, а її результати видаються у вигляді машинограм (або відеограм).
СТОВ «Злагода» у 2006 році почало автоматизацію бухгалтерського обліку, використовуючи для цього програму «1С-Бухгалтерія».
Технологічний процес обробки даних по грошових коштах при комп’ютерній формі обліку можна поділити на три етапи.
Першим етапом облікового процесу є збір та реєстрація первинних даних для обробки на комп’ютері.
На другому етапі проводиться формування масивів облікових даних на електронних носіях: Журналу господарських операцій, структури синтетичних та аналітичних рахунків, довідників аналітичних об’єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль за процесом обробки інформації, записаної на масивах облікових даних.