Руководители организаций обязаны обеспечить сохранность наличных денег и других ценностей в кассе, а также при доставке их из банка и сдачи в банк. Поэтому руководителям при приеме на работу кассира и других лиц, занимающихся транспортировкой либо сопровождением наличных денег, рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах.
На эти должности по возможности не допускаются лица:
- ранее привлекающиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость которых не погашена или не снята в установленном порядке;
- страдающие хроническими психическими заболеваниями;
- систематически нарушающие общественный порядок;
- злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.
Кроме того, рекомендуется предоставлять кассиру сопровождающее лицо, а в случае необходимости и транспортное средство при сдаче либо получения денежных ценностей в банке.
Существует ряд требований по технической укрепленности и оборудованию помещения кассы. Оно должно быть снабжено техническими средствами охраны, тревожной и пожарной сигнализацией. Все наличные средства и другие ценности должны храниться в сейфах или металлических шкафах, которые по окончанию работы кассы должны закрываться ключом и опечатываться. Ключи и печати должны храниться у кассира.
Правилами запрещается хранение в кассах денег и ценностей, не принадлежащих данной организации. О случае всех попыток вторжения в помещения кассы, кассир обязан сообщить руководителю организации и в органы внутренних дел. В результате проводят проверку наличия в кассе средств, и по ее результатам составляется акт, который подписывается всеми участвовавшими в проверке лицами.
Таким образом, вся ответственность за сохранность принятых наличных денег и ценностей, за правильное отражение всех хозяйственных операций по кассе в кассовой книге несет материально ответственное лицо – кассир. Контроль за его деятельностью осуществляет главный бухгалтер. Руководитель же обязан под роспись ознакомить кассира с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним письменный договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
В УП «ВЦ Мингорисполкома» соблюдаются все вышеперечисленные требования, определяющие порядок оформления кассовых операций.
2.2 Синтетический и аналитический учет кассовых операций
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации Типовым планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 № 89, предусмотрен счет 50 «Касса». Счет активный. Сальдо по счету только дебетовое, поскольку нельзя выдать из кассы денег больше, чем там имеется. Остаток по этому счету на конец отчетного периода отражается в активе баланса по строке 261 Бухгалтерского баланса. Сальдо по счету свидетельствует о наличии свободных денег у организации.
К счету 50 «Касса» могут открываться при необходимости следующие субсчета:
50-1 «Касса организации»;
50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы»;
50-4 «Валютная касса»;
50-5 «Касса филиала».
Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в головной кассе.
Субсчет 50-2 «Операционная касса» используется для учета денежных средств в кассах вокзалов, автопарков, товарных контор и эксплуатационных участков, отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов пристаней и т.п.
Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для учета почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов.
Субсчет 50-4 «Валютная касса» предназначен для учета кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки.
Субсчет 50-5 «Касса филиала» предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов или представительств, выделенных на отдельный баланс.
По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств, расчетов, доходов от реализации товаров, работ, услуг и других. По кредиту счета 50 «Касса» отражаются выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации в корреспонденции с дебетом счетов учета денежных средств, расчетов, финансовых результатов и других.
Поступление денежных средств в кассу отражается следующими проводками:
Д-т сч. 50 «Касса» (субсчет 1)
К-т сч. 50 «Касса» (субсчет 2) – на поступление денежных средств в кассу организации из операционной кассы;
К-т сч. 51 «Расчетный счет» - при поступлении денежных средств с расчетного счета в банке;
К-т сч. 52 «Валютные счета» - припоступлении наличной валюты в кассу с валютных счетов в банке;
К-т сч. 55 «Специальные счета в банках» - при поступлении денежных средств со счета в банке, на котором хранятся средства целевого финансирования на содержание социальных учреждений, полученные от родителей и из прочих источников; денежных средств, поступивших в кассу филиалов и других подразделений ПО, которым открыты текущие счета в местных учреждениях банков для осуществления текущих расходов;
К-т сч. 57 «Переводы в пути» - на сумму выданной выручки из операционной кассы в кассу организации через инкассатора;
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - при возмещении поставщиками в добровольном порядке стоимости недостачи материальных ценностей;
К-т сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - на выручку от реализации продукции, работ, услуг, прочих активов, поступившую от покупателей согласно акцептованным расчетным документам при расчетах, производимых наличными денежными средствами, на сумму полученных авансов;
К-т сч. 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» - при поступлении денежных средств в кассу организации за счет краткосрочных кредитов банков и займов других организаций;
К-т сч. 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» - при поступлении денежных средств в кассу организации за счет долгосрочных кредитов банков и займов других организаций;
К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - при возврате неиспользованных подотчетных сумм;
К-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - на суммы платежей, постувших от работников организации в погашение задолженности по предоставленным займам на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и на другие нужды, в возмещение материального ущерба разных видов;
К-т сч. 75 «Расчеты с учредителями» - на поступившие суммы от учредителей организации;
К-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - при поступлении денег в погашение различного рода дебиторской задолженности;
К-т сч. 79 «Внутрихозяйственные расчеты» - на полученные в кассу денежные средства учредителем управления в счет причитающегося ему дохода;
К-т сч. 80 «Уставный фонд» - денежные суммы, внесенные в кассу организации товарищами простого товарищества в счет их вкладов в уставный фонд;
К-т сч. 86 «Целевое финансирование» - на поступление денежных средств за счет целевого финансирования;
К-т сч. 90 «Реализация» - на поступившую выручку за реализованную продукцию, товары, работы, услуги;
К-т сч. 91 «Операционные доходы и расходы» - на поступившую оплату за проданные основные средства, материальные ценности, ценные бумаги и нематериальные активы;
К-т сч. 92 «Внереализационные доходы и расходы» - при оприходовании излишков денег, выявленных при инвентаризации кассы;
К-т сч. 98 « Доходы будущих периодов» - поступление в кассу доходов, относящимся к будущим отчетным периодам.
Выбытие денежных средств из кассы отражается следующими проводками:
К-т сч. 50 «Касса»
Д-т сч. 50 «Касса» (субсчет 1 «Касса организации») – при поступлении денежных средств в головную кассу организациииз операционной кассы;
Д-т сч. 51 «Расчетный счет» (52) – при возврате кассовой наличности на счета в банках;
Д-т сч. 55 «Специальные счета в банках» - при возврате кассовой наличности на специальные счета в банках;
Д-т сч. 57 «Переводы в пути» при внесении выручки в кассы банка, почтовых отделений инкассаторами для зачисления на счет в банке;
Д-т сч. 58 «Финансовые вложения» - при предоставлении займа другим организациям, приобретении ценных бумаг других организаций, внесении средств в уставные фонды других организаций;
Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - при оплате через кассу задолженности поставщикам и подрядчикам за материальные ценности, работы и услуги;
Д-т сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - при возврате покупателям излишне полученных от них сумм, возврате полученных от других организаций авансов;
Д-т сч. 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» - на суммы погашения кредитов и займов, возврата организацией–векселедержателем денежных средств, полученных от банка в результате учета векселей или иных долговых обязательств, из-за невыполнения в установленный срок обязательств по платежу;
Д-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам» - при оплате из кассы сумм задолженности перед бюджетом и внебюджетными организациями;
Д-т сч. 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» - при выплате пособий из средств социального страхования при рождении ребенка, по уходу за ребенком до достижения им установленного законодательством возраста, малообеспеченным семьям, на погребение и т.д.;