Первые экземпляры инвентаризационных описей товаров (вместе с экземплярами материально ответственных лиц) с их перечнем, контрольные ведомости, ведомости отвесов, акты и расчеты обмеров, акты на лом, бой, брак и порчу товаров и другие инвентаризационные материалы передаются в бухгалтерию предприятия в день окончания инвентаризации или в начале следующего рабочего дня, если инвентаризация заканчивается в нерабочее время, согласно перечню инвентаризационных описей под расписку главного бухгалтера.
На все инвентаризационные описи заполняется специальный перечень в двух экземплярах: первый экземпляр с распиской главного бухгалтера остается у председателя инвентаризационной комиссии, второй – при инвентаризационных описях в бухгалтерии ТОО «Стимул».
Оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют и сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации, наличие средств по данным учета и результаты сравнения – излишек или недостача.
По завершении инвентаризации в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации делаются итоговые записи: дата окончания инвентаризации по приказу и фактически, суммы недостач и излишков окончательные, дата утверждения результатов руководством, дата принятия мер по недостачам – их погашение либо передачи дела в следственные органы, отметка о погашении недостач, оприходовании излишков.
Завершив инвентаризацию товарно-материальных запасов и надлежаще оформив инвентаризационные описи, рабочая инвентаризационная комиссия выявляет предварительные результаты инвентаризации товарно-материальных запасов на месте немедленно по ее окончании и до открытия предприятия путем сравнения фактических остатков товаров и тары по описи с остатками их, показанными в товарном отчете, составленном на дату инвентаризации.
Проведенная инвентаризация выявила недостачу ТМЗ на складе нефтепродуктов.
На товары, по которым выявлены расхождении между учетом и фактическими данными по описи, бухгалтерией составлена “Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных запасов” (Приложение Г). В ней выявленные расхождения показываются по каждому наименованию ТМЗ с подробным указанием его отличительных признаков, результаты инвентаризации (недостачи или излишки). ТМЗ, не имеющие расхождения, записываются в ней общим итогом.
По каждому факту расхождений между показателями бухгалтерского учета и инвентаризационной описи материально ответственные лица обязаны предоставить инвентаризационной комиссии письменные объяснения по существу расхождений с указанием причины, вызвавшей излишки, сверхнормативные недостачи и пересортицу товаров.
Результаты инвентаризации товарно-материальных запасов и работа рабочей инвентаризационной комиссии оформлены протоколом, в котором фиксируются итоги инвентаризации. В протоколе отмечают причины недостачи, порчи и боя товарно-материальных запасов и виновных лиц, делают свои выводы по результатам инвентаризации товарно-материальных запасов, дают предложения по устранению выявленных недостатков, взаимозачету недостач и излишков при пересортице товаров, списанию товарных потерь в пределах норм естественной убыли. (Приложение Д)
По всем недостачам, потерям и излишкам материальных запасов и денежных средств инвентаризационной комиссией должны быть получены от материально-ответственных лиц письменные объяснения. На основании предоставленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета. Недостачи или порча ТМЗ возмещаются за счет виновных лиц. По решению администрации предприятия (приказ или распоряжение по итогам работы инвентаризационной комиссии) на него закладывается взыскание. Виновное в недостаче или порче материально-ответственное лицо обязано возместить ущерб предприятию в соответствии с положениями статей Закона о труде в Республике Казахстан.
Инвентаризация проводится в соответствии со стандартами бухгалтерского учета, а потому имеет строгую форму предприятия, проведения и оформления результатов инвентаризации.
Результаты инвентаризации показывают уровень работы всего трудового коллектива ТОО «Стимул». Их подход к организации учета и хранения ТМЗ на складах и торговых залах. Прежде всего, результаты выявляют уровень профессионализма руководителя и главного бухгалтера, которые несут ответственность за организацию учета и хранения товарно-материальных запасов.
Утвержденные руководителем предприятия ТОО «Стимул» инвентаризационные материалы служат основанием для отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризации тем месяцем, в течение которого проводилась инвентаризация.
Результаты инвентаризации товарно-материальных запасов на ТОО «Стимул» отражаются на счетах бухгалтерского учета на основании сличительных ведомостей.
Результаты инвентаризации бухгалтерия предприятия регулирует в следующем порядке:
- взаимный зачет излишков и недостач отражают по дебету и кредиту счетов подраздела 1310 "Запасы";
- излишки запасов подлежат оприходованию с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных в этом лиц; на сумму излишков дебетуют счета подраздела 1310 "Сырье и материалы" (1311-1318) и кредитуют счет 6280 "Прочие доходы";
- недостачу товарно-материальных запасов независимо от причин возникновения недостачи списывают с подотчета материально ответственных лиц; на сумму недостач, потерь и порчи запасов дебетуют счет 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность» и кредитуют счета подраздела 1310 "Сырье и материалы" (1311-1318);
- недостачу товарно-материальных запасов в пределах норм естественной убыли списывают на затраты производства: кредит счета 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность»; дебет счетов 2416 "Незавершенное строительство", 7211 "Административные расходы", 8048 "Прочие накладные расходы" и др.;
- списание недостач и потерь сверх норм естественной убыли и в случае, если определены конкретные виновные лица в порче или потере товара, осуществляется за счет виновных лиц проводкой: дебет «Краткосрочная дебиторская задолженность работников по возмещению материального ущерба»; кредит 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность».
- недостачу сверх норм убыли, потери от порчи запасов, а также хищение запасов при отсутствии конкретных виновников и в случае отказа судом во взыскании с материально ответственных лиц вследствие необоснованности исков списывают с кредита счета 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность» в дебет счета 7211 "Административные расходы". При этом налог на добавленную стоимость, ранее отнесенный в зачет, подлежит исключению из зачета.
- запасы, оказавшиеся в излишке, оприходуют с уменьшением общих и административных расходов
Отражение на счетах выявленной недостачи и порчи товарно-материальных запасов на предприятии ТОО «Стимул» представлено в таблице 2.
Таблица 2 - Корреспонденция счетов по учету результатов инвентаризации на предприятии ТОО «Стимул»
| №п/п | Дата | Содержание операции | Корреспонденция счетов | Сумма | |
| Дебет | Кредит | ||||
| 1 | 25.12 | Выявлены товарные потери и отнесены на дебиторскую задолженность | 1280 | 1312 | 83000 |
| 2 | 25.12 | Списаны товарные потери в пределах норм естественной убыли | 7211 | 1280 | 17000 |
| 3 | 25.12 | Отнесены ненормируемые товарные потери на виновных лиц | 1252 | 1280 | 66000 |
| 4 | 25.12 | Отражено удержание из заработной платы суммы товарных потерь | 3351 | 1252 | 66000 |
| 5 | 25.12 | Списание оставшейся суммы товарных потерь на финансовый результат предприятия | 5411 | 1280 | 17000 |
Поскольку инвентаризация товаров проводится на продовольственном складе и в торговых помещениях один раз в квартал, то установленные по ее результатам товарные потери вследствие естественной убыли образовались и накопились в течение нескольких месяцев межинвентаризационного периода, но списание их на расходы торговых предприятий того месяца, когда была проведена инвентаризация товаров, было бы экономически не правильно, так как это вызвало бы необоснованное увеличение расходов в данном месяце и искусственное уменьшение расходов в тех месяцах, в которых не было инвентаризации товаров. Это приведет к искажению конечного финансового результата предприятия на протяжении всего межинвентаризационного периода.
Поэтому выявленные торговые потери вследствие естественной убыли списываются равномерно между всеми месяцами межинвентаризационного периода. Для этого необходимо ежемесячно в течение межинвентаризационного периода начислять резерв на списание естественной убыли товаров в размере, предусмотренной сметой расходов торговых организаций. Резерв на покрытие нормируемых потерь, связанных с продажей товаров по методу самообслуживания и с открытой выкладкой товаров, - исходя из фактического розничного товарооборота и установленных норм потерь. Резервирование естественной убыли позволяет списать ее равномерно на расходы торговых организаций всех месяцев инвентаризационного периода.