Как уже было рассмотрено выше, в процессе проведения инвентаризации ТМЗ на предприятии ТОО «Стимул» составляется инвентаризационная опись в одном экземпляре по каждому местонахождению запасов, а также по каждому материально-ответственному лицу. Опись подписывается комиссией, материально-ответственными лицами и передается в бухгалтерию. (Приложение В)
Инвентаризационные описи заполняются чернилами, шариковой ручкой или химическим карандашом, четко и ясно. Никаких помарок, подчисток и перечеркиваний не допускается. Исправление допущенных ошибок должно производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания тонкой чертой неправильных записей и внесения сверху необходимых исправлений. Сделанные исправления в описи должны быть оговорены и подтверждены подписями всех членов инвентаризационной комиссии.
В инвентаризационных описях указывают порядковый номер записи и по каждому виду запасов – наименование товара, номенклатурный или порядковый номер по прейскуранту, номера артикулов, сорта и другие отличительные признаки товара, предусмотренные прейскурантами, количество мест, единица измерения, количество товара счетом, весом (брутто и нетто), цену за единицу и сумму, а также другие необходимые данные.
По мере завершения заполнения каждой страницы описи проводится взаимная сверка всех ее экземпляров. В случае выявления расхождения вновь проверяют те товары, по которым получилось расхождение, и вносят исправления. Категорически запрещается вносить в описи данные об остатках запасов со слов материально ответственных лиц без фактического пересчета, перевешивания, перемеривания и обмеров. В описях не допускаются пропуски незаполненных строк. В последних листах описей пустые строки прочеркиваются.
При проведении инвентаризации товаров одновременно инвентаризируются и остатки товаров (порожней и под товаром), находящиеся на предприятии. Они заносятся в отдельную опись по видам тары с указанием наименования, прейскурантного номера тары, признаков, определяющих ее назначение и качественное состояние (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.), количества и цены за единицу.
После взаимной сверки всех экземпляров описи. Которые велись членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, на каждой ее странице подсчитывают итоги по количеству и сумме и указывают прописью, какими порядковыми номерами начата и окончена страница описи. Число порядковых номеров товарно-материальных запасов и общий итог количества в натуральных показателях всех запасов, записанных на данной странице, независимо в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) они учитывались.
По завершении инвентаризации полностью в конце описи указанные данные следует привести отдельно по последней странице и в целом по всей описи.
Каждую страницу всех экземпляров инвентаризационной описи и опись в целом подписывают материально ответственные лица, при бригадной материальной ответственности – бригадир и все участвующие в инвентаризации члены бригады и все члены инвентаризационной комиссии. Такой порядок оформления инвентаризационных описей предотвращает ошибки, исключает возможность внесения в последующем в описи каких-либо дополнений и изменений (приписок).
Оформление инвентаризационных описей завершается заполнением материально ответственными лицами расписки следующего содержания: “Все запасы, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с № __ по №__ комиссией проверены в натуре в нашем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий не имеем. Запасы, перечисленные в описи, находятся на нашем ответственном хранении”.
При смене материально ответственного лица расписываются в описях оба работника: лицо, принявшее запасы – в их получении, а лицо, передавшая запасы – в их сдаче.
Обнаруженные при инвентаризации товары устаревших фасонов и моделей и частично потерявшие свое первоначальное качество, малоходовые и залежавшиеся товары не включаются в основную инвентаризационную опись, а заносятся в отдельную опись. К этой описи прилагается письменное объяснение руководителя предприятия о причинах наличия таких товаров, и вносится предложение об их использовании и сроках реализации.
Товары, пришедшие в полную негодность (лом, порча и брак), также не включаются в основную инвентаризационную опись, на них комиссия составляет акт о порче с указанием ее причин и лиц, виновных в порче (если установлено) и передает его в установленном порядке на рассмотрение руководителю торговой организации.
Товары, проданные и оплаченные покупателями, списанные в расход по товарному отчету, но не вывезенные покупателями или не отправленные) до начала инвентаризации, также подлежат инвентаризации, и записываются в отдельную опись под названием “Товары, проданные до инвентаризации, но не вывезенные покупателями”. В этой описи, помимо необходимых данных о товарах, указывают также наименование покупателей, даты и номера товарных документов и выписанного счета. Документы на отпуск этих товаров включаются в товарные отчеты или реестры, составленные до инвентаризации, и передаются в бухгалтерию для списания проданных товаров со счетов материально ответственных лиц.
Товары, подготовленные к отправке, согласно выписанным нарядам, но не оплаченные и не вывезенные покупателями до инвентаризации, включаются в основную инвентаризационную опись как собственные (непроданные) товары. При этом упакованные товары (за исключением товаров в фабричной упаковке) должны быть распакованы и занесены в опись в натуре, а не по сопроводительным документам. Одновременно за подписью председателя инвестиционной комиссии на всех экземплярах нарядов и других документов на отправку товаров делается отметка о том, что эти товары включены в инвентаризационную опись.
Товары, принадлежащие другим организациям (предприятиям) и находящиеся на ответственном хранении, инвентаризируются, вместе с собственными и записываются в отдельную опись, в которой делается ссылка на соответствующие документы, подтверждающие принятие товаров на ответственное хранение. Материально ответственные лица обязаны до инвентаризации заполнить на них отдельный товарный отчет и предъявить инвентаризационной комиссии.
Товары, поступившие в предприятие в период проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии инвентаризационной комиссии и записываются в отдельную опись соответствующей формы под названием “Товарно-материальные запасы, поступившие во время инвентаризации”. В описи указывается: когда, от кого поступили запасы, дата и номер сопроводительного документа, наименование запасов, количество, цена, сумма. Одновременно на приходном документе (счете-фактуре, товарно-транспортной накладной и т.п.) за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка: “ После инвентаризации”, со ссылкой на дату описи, в которую записаны документы.
Приходные документы на поступившие товары в период проведения инвентаризации приходуются и включаются в первый товарный отчет, составленный после инвентаризации.
При длительном проведении инвентаризации на крупных торговых предприятиях, в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера предприятия могут отпускать товары материально ответственными лицами в процессе инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии. Отпущенные товары заносятся в отдельную инвентаризационную опись под названием “Товарно-материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации”. Данная опись оформляется аналогично описи на поступившие товары в период проведения инвентаризации. В расходных документах (счете-фактуре, товарно-транспортной накладной и т.п.) за подписью председателя инвестиционной комиссии делается соответствующая отметка.
При установлении фактов неоприходования поступивших товаров должны быть затребованы объяснения лиц, получивших их. В случае злоупотребления материалы передаются судебно-следственным органам.
Результаты инвентаризации товарно-материальных запасов в пути оформляются “Актом инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути”, в котором по каждой отправке приводятся следующие данные: наименование (согласно документу), количество и стоимость (согласно данным учета), дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти запасы учтены на соответствующих счетах. При этом по грузам, не прибывшим в установленный срок и числящимся в учете как товары в пути, необходимо проверить какие меры приняты к их розыску.
В описях на товары, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводят наименование покупателя, наименование товаров, дату отгрузки, дату выписки, номер и сумма счета- фактуры.
Таким образом, инвентаризационные описи являются основными документами, фиксирующими фактическое наличие и состояние товарно-материальных запасов в торговых помещениях и на складе предприятия ТОО «Стимул».
Все надлежаще оформленные, пронумерованные и проверенные инвентаризационные описи считаются подлинными, и они передаются председателем инвентаризационной комиссии в следующем порядке:
- первый экземпляр описи, заполненный членом комиссии и экземпляр, заполненный материально ответственным лицом в бухгалтерию торговой организации, где ведется учет товарно-материальных запасов;
- второй экземпляр описи, заполненный членом комиссии, передается материально ответственному лицу под расписку на первом экземпляре.
Материально ответственным лицам экземпляр описи передается немедленно после оформления описей подписями членов комиссии под расписку на первом экземпляре, передаваемом в бухгалтерию.