Організація бухгалтерського обліку – це система методів, способів та засобів, які забезпечують оптимальне функціонування і подальший розвиток бухгалтерського обліку.
В основу концепції організації обліку на підприємствах покладена ідея формування достовірної, об’єктивної і корисної інформації про витрати. Раціональна організація бухгалтерського обліку передбачає додержання принципів системного підходу, цілісності, субординації, всебічності охоплення, динамічності, випереджувального відображення, адаптивності, паралелізму, ритмічності, безпосередності, прямовпливності, пропорційності.
Сама сутність обліку вимагає юридичної доказовості бухгалтерських записів, яка досягається спостереженням, сприйняттям, вимірюванням та фіксуванням За своїм характером технологія бухгалтерського обліку поділяється на три етапи доказовості: первинне, вторинне, третинне. Кожному етапу доказовості притаманні свої елементи й прийоми доказовості та відповідно характеристики технології обліку як процесу.
Основу технології облікового процесу формують операції, які поділяють на три види (категорії): механічні, переробні, творчі. Типи операцій дають змогу вдосконалювати структуру облікового процесу, визначати виконавські місця, правильно організувати поділ та кооперацію праці, нормувати працю виконавців, будувати графіки процесів.
Сукупність операцій формує інформаційну процедуру. Сукупність інформаційних процедур утворюють інформаційну фазу обробки. Фази формують облікові ділянки, що визначають обліковий процес, його етапи. Основними етапами облікового процесу є первинний, поточний та підсумковий.
Основою (підґрунтям) організації бухгалтерського обліку на підприємстві є облікова політика. Згідно із Законом облікова політика – це сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності. Основною метою облікової політики є забезпечення користувачів достовірною інформацією про фінансово-майновий стан підприємства і результати його діяльності, необхідної для прийняття управлінських рішень.
Для забезпечення раціональної організації бухгалтерського обліку велике значення має розробка плану його організації. План організації бухгалтерського обліку основних засобів у ДП «Шишацький завод мінеральних вод» складається із елементів: план документації і документообігу, план інвентаризації, план рахунків і їх кореспонденції, план звітності, план організації праці працівників бухгалтерії.
Система бухгалтерського обліку у ДП «Шишацький завод мінеральних вод» побудована з урахуванням всіх необхідних змін, спричинених наявними економічними обставинами, з дотриманням загальних принципів і вимог щодо здійснення бухгалтерського обліку.
Організація бухгалтерського обліку включає організацію облікового процесу, тобто збирання облікової інформації, її реєстрацію, групування і обробку (первинний облік).
Результатом цього є первинна інформація, яка фіксується на паперовому або машинному носіях. Господарські операції, які відбуваються на підприємстві, відрізняються змістом, обсягом, структурою, а тому для їх оформлення застосовують різні за формою і змістом документи. Велика кількість господарських операцій вимагає використання різноманітних документів. З метою кращого розуміння призначення, особливостей, порядку оформлення окремих груп документів, а також правильного застосування їх, документи групують за певними ознаками.
Достовірність податкового і бухгалтерського обліку основних засобів, у першу чергу, залежить від повноти комплекту документів на їхнє придбання. Документи на придбання основних засобів, у більшості випадків, не мають особливостей у порівнянні з придбанням інших активів і запасів. При одержанні основних засобів (крім об’єктів нерухомості) покупець видає доручення на одержання продавцеві й одержує видаткову накладну, товарно-транспортну накладну і, якщо є, технічний паспорт, гарантійний талон і т.д. Якщо основним засобам потрібний монтаж, то необхідним є договір на проведення монтажних робіт або складання калькуляції на монтаж власними силами.
Придбання нерухомого майна та автомобілів звичайно супроводжується супровідними витрат (послуги сторонніх організацій, збори і мито з оформлення власності). Документи про сплату таких додаткових витрат обов’язково повинні бути здані в бухгалтерію для правильного визначення первісної вартості основних засобів.
Специфічними є первинні документи обліку основних засобів усередині підприємства, перелік яких затверджений наказом Міністерства статистики України від 29.12.95 р. № 352 зі змінами та доповненнями, відповідно до якого на підприємствах усіх форм власності застосовуються такі форми обліку основних засобів:
- акт прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (форма № ОЗ-1) - для зарахування до складу основних засобів окремих об’єктів, для обліку введення їх в експлуатацію, внутрішніх переміщень і висновку об’єкта зі складу основних засобів;
- акт прийому-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів (форма № ОЗ-2) - для оформлення прийому або здачі основних засобів у (з) ремонт, реконструкції, модернізації;
- акт на списання основних засобів (форма № ОЗ-3) - для оформлення вибуття основних засобів, крім автотранспорту, при повному або частковому їхньому списанні;
- акт на списання автотранспортних засобів (форма № ОЗ-4) - для оформлення списання вантажного або легкового автомобіля, причепа або напівпричепа при повному або частковому їхньому списанні;
- акт на установку, пуск і демонтаж будівельної машини (форма № ОЗ-5) - у будівельно-монтажних організаціях для оформлення передачі, установки і пуску будівельних машин;
- інвентарна картка обліку основних засобів (форма №ОЗ-6) - для обліку усіх видів основних засобів пооб’єктно або для групового обліку однотипних об’єктів, що введені в експлуатацію в одному місяці, мають однакове призначення, характеристики й однакову вартість;
- інвентарний список основних засобів (форма №ОЗ-9) - для пооб’єктного обліку основних засобів за місцем їх перебування з обліком матеріально відповідальних осіб;
- розрахунок амортизації основних засобів (для промислових підприємств) (форма №ОЗ-14) - використовується промисловими підприємствами для визначення суми щомісячної амортизації основних засобів;
- розрахунок амортизації основних засобів (для будівельних організацій) (форма №ОЗ-15)- використовується будівельними організаціями для визначення суми щомісячної амортизації основних засобів;
- розрахунок амортизації по автотранспорту (форма № ОЗ-16)–використовується для визначення суми щомісячної амортизації автотранспорту.
Необхідно відзначити, що записи у формах первинного обліку основних засобів іноді є єдиною підставою для проведення бухгалтерської операції і для розрахунку податків, тому своєчасному та достовірному відображенні руху основних засобів у первинних документах у ДП «Шишацький завод мінеральних вод» приділяється особлива увага (додаток Ф). У табл. 2.1.1 наведено перелік первинних документів руху основних засобів у ДП «Шишацький завод мінеральних вод». Особливості організації обліку основних засобів та нарахування зносу зумовило самостійне впровадження підприємством уточнених форм ОЗ-14-1 «Розрахунок нарахування амортизації основних засобів та інших необоротних активів», ОЗ-14-2 «Відомість нарахування амортизації основних засобів та інших необоротних активів, які надійшли або вибули», ОЗ-14-3 «Зведена відомість нарахування амортизації основних засобів та інших необоротних активів» та ОЗ-14-4 «Відомість нарахування амортизації основних засобів за методом, передбаченим податковим законодавством».
Таблиця 2.1.1 Первинні документи з обліку руху основних засобів у ДП «Шишацький завод мінеральних вод»
| № форми | Назва документу | Призначення документу |
| форма № ОЗ-1 | Акт прийому передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів | Застосовується для: оформлення зарахування до складу основних засобів окремих об’єктів та обліку вводу їх в експлуатацію; переміщення із одного структурного підрозділу в інший; передачі основних засобів зі складу (із запасу) в експлуатацію за винятком тих випадків, коли введення об’єктів в дію повинно оформлятися в особливому порядку у відповідності до існуючого законодавства; виключення зі складу основних засобів при передачі іншому підприємству (організації) за плату, без оплати та в оренду. |
| форма № ОЗ-2 | Акт прийому передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів | Форма застосовується для оформлення приймання-здачі основних засобів із ремонту, реконструкції та модернізації, виконаних власними силами, або сторонніми організаціями (підрядниками) |
| форма № ОЗ-3 | Акт на списання основних засобів | Застосовується для оформлення витрат на вибуття основних засобів (крім автотранспортних засобів) при повному або частковому їх списанні (ліквідації) |
| форма № ОЗ-4 | Акт на списання автотранспортних засобів | Застосовується для оформлення списання автомобіля вантажного чи легкового, причепа чи напівпричепа при їх ліквідації. |
| форма №ОЗ-6 | Інвентарна картка обліку основних засобів | Використовується для обліку усіх видів основних засобів пооб’єктно або для групового обліку однотипних об’єктів, що введені в експлуатацію в одному місяці, мають однакове призначення, характеристики й однакову вартість |
| форма №ОЗ-9 | Інвентарний список основних засобів | Форма призначена для пооб’єктного обліку основних засобів за місцем їх перебування з обліком матеріально відповідальних осіб |
| форма №ОЗ-14-1 | Розрахунок нарахування амортизації основних засобів та інших необоротних активів | Використовується для визначення суми щомісячної амортизації основних засобів |
| форма №ОЗ-14-2 | Відомість нарахування амортизації основних засобів та інших необоротних активів, які надійшли або вибули | |
| форма №ОЗ-14-3 | Зведена відомість нарахування амортизації основних засобів та інших необоротних активів | |
| форма №ОЗ-14-4 | Відомість нарахування амортизації основних засобів за методом, передбаченим податковим законодавством |
Для обліку основних засобів планом рахунків передбачені рахунки обліку 10 «Основні засоби», 15 «Капітальні інвестиції», 131 «Знос основних засобів».