Документооборот, сопровождающий поступление товарно-материальных запасов, зависит от способа их получения на склад предприятия.
Акт о приемке материалов применяется для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщиков; составляется также при приемке материалов, поступающих без документов. Акт о приемке материалов (в двух экземплярах) составляет комиссия, в состав которой входят: материально-ответственное лицо и представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации. После приемки запасов акты с приложением документов (товарно-транспортных накладные и т.д.) передают: один экземпляр в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных запасов, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. (Прил. 3)
На каждый номенклатурный номер товарно-материальных запасов открывается отдельная карточка, которая передается из бухгалтерии на склад в полузаполненном виде. В полученных карточках кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки). Записи в карточки производят на основании первичных документов. (Прил. 4)
Операции по учету поступления ТМЗ на предприятие АО «Казпочта» отражаются на корреспондирующих счетах следующим образом (Табл. 2).
Таблица 2 - Корреспонденция счетов по учету поступления товарно-материальных запасов на предприятие АО «Казпочта» за январь 2008 г
| № п/п | Дата | Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | 05.01. | Приобретены материалы:А) у поставщика перечислением ч/з расчетный счет | 1311 | 1030 | 3000600 |
| 3 | 18.01. | Товаротранспортная накладная АО «Карагандатрансагентство» за транспортные услуги за доставку материалов | 1311 | 3311 | 26000 |
| 5 | 21.01 | Подотчетному лицу выданы деньги по расходному кассовому ордеру на приобретение печатной продукции | 1251 | 1011 | 50040 |
| 6 | 22.01 | Получены и оприходованы товарно-материальные запасы от подотчетного лица | 1311 | 1251 | 50040 |
| 10 | 24.01. | Оприходованы товарно-материальные запасы, полученные от ликвидации основных средств | 1216 | 6212 | 3500 |
Поступающие на склад товарно-материальные запасы хранятся в специальных помещениях, гарантирующих количественную и качественную сохранность материалов.
Учет запасов на складе ведет материально ответственное лицо, в данном случае - кладовщик, которого назначает руководитель. Принятие ответственности за сохранность ценностей, вверенных материально-ответственному лицу, оформляется подписью на документе, по которому материалы передаются ему на хранение. Чаще всего этим документом является договор о полной материальной ответственности.
За обеспечение оптимального уровня ТМЗ и их сохранность несут ответственность МОЛ (материально-ответственные лица). Расхождения по ТМЗ на ОФ АО «Казпочта» могут возникать в результате естественной убыли (усушки, утечки, распыления), при транспортировке товарно-материальных запасов, пересортице однородной продукции, неисправности измерительных или весовых приборов, арифметических ошибок при оформлении операций и злоупотреблений (хищений, обвесов, обсчетов) материально ответственных или посторонних лиц. Это вызывает необходимость периодической сверки данных учета с фактическим наличием ценностей, уточнения расчетов.
Инвентаризация является одним из методов бухгалтерского учета и заключается в установлении на определенную дату фактических средств в натуральном и денежном выражении и источников их образования путем непосредственного пересчета (снятия остатков) инвентаризуемого объекта в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета.
Инвентаризация товарно-материальных запасов на Шетском ОФ АО «Казпочта» заключается в установлении на определенную дату товарно-материальных запасов в натуральном и денежном выражении путем непосредственного пересчета (снятия остатков) в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета.
С помощью инвентаризации:
- проверяются полнота и достоверность данных бухгалтерского учета,
- выявляются ошибки, допущенные в учете,
- контролируется сохранность товарно-материальных запасов,
- выявляются и предупреждаются неучтенные запасы и допущенные потери, хищения, недостачи,
- принимаются на учет неучтенные товарно-материальные запасов,
- контролируется работа материально-ответственных лиц.
Инвентаризация ТМЗ на складе проводится один раз в полгода по состоянию на 1 января и 1 июля инвентаризационной комиссией.
МОЛ дают заявку в отдел материально-технического снабжения головного предприятия АО «Казпочта» на закупку сырья (материалов), когда количество запасов снижается ниже допустимого уровня, который устанавливается по каждому виду сырья исходя из производственной программы, рецептур и норм расхода материалов.
На уровне предприятия товарно-материальные запасы представляют собой один из факторов, определяющих учетную политику предприятия и характеризующих качество принимаемых управленческих решений. Однако многие предприятия не уделяют должного внимания данному аспекту своей деятельности.
Оценка товарно-материальных запасов – это определение их стоимости. Оценку материалов разрешатся производить различными вышеописанными методами оценки запасов.
В казахстанской практике традиционным для бухгалтерского учета при списании ТМЗ в производство является метод оценки ТМЗ по средневзвешенной стоимости. При этом материальные ресурсы в течение отчетного месяца списываются по учетным ценам, а в конце месяца на соответствующие затратные счета относится доля отклонения фактической себестоимости товарно-материальных запасов от их стоимости по учетным ценам.
Выбор метода оценки товарно-материальных ценностей закрепляется в учетной политике предприятия. В любом случае используемый бухгалтерами предприятия метод оценки ТМЗ должен быть разъяснен в приложениях к финансовой отчетности, т.к. метод оценки оказывает материальное влияние на финансовые результаты. Необходимо применять один и тот же метод из года в год, а если метод меняется, то необходимо отразить данный факт, причину изменения и какое влияние это окажет на чистую прибыль.
В МСБУ 2 допускается оценивать разные классы запасов - разными методами, исходя из логики материальных потоков.
Таким образом, проведенное исследование в области бухгалтерского учета и документирования операций, связанных с наличием и движением материальных запасов на предприятии АК «Казпочта» показало:
- организация первичного учета материальных запасов осуществляет бухгалтер-материалист, деятельность которого регулируется графиком документооборота, сопровождающего процесс снабжения предприятия материальными запасами.
- синтетический учет материальных запасов на предприятии осуществляют на счетах группы счетов 1300 «Запасы» Типового плана счетов бухгалтерского учета, который предназначен для обобщения информации о наличии и движении товарных, производственных запасов и готовой продукции.
- на предприятии АО «Казпочта» материальные запасы отражаются в учете и отчетности по их фактической себестоимости, при учете товарно-материальных запасов используется непрерывная система.
- инвентаризация товарно-материальных запасов осуществляется 1 раз в полгода.
Основные пути сокращения производственных запасов сводятся к их рациональному использованию, ликвидации сверхнормативных запасов материалов, совершенствованию нормирования, улучшению организации снабжения, в том числе путем установления четких поставок и обеспечения их выполнения, оптимального выбора поставщиков, налаженной работы транспорта. Важная роль принадлежит улучшению организации складского хозяйства.
1. Методические рекомендации по применению международного стандарта бухгалтерского учета (IAS) 2 "Запасы"
2. Сейдахметова Ф.С. Современный бухгалтерский учет. Учебное пособие. - Алматы: Экономика, 2000 г.
3. Радостовец В.К. и др. Бухгалтерский учет на предприятии. Издание 3 доп. и перераб. - Алматы: Центраудит, 2002 г.
4. О бухгалтерском учете и финансовой отчетности. Закон Республики Казахстан от 28 февраля 2007 г.
5. Нидлз Б., Андерсон Х., Колдуэлл Д. Принципы бухгалтерского учета. Пер. с англ. Под ред.Я.В.Соколова – 2-е изд., стереотип. – М.: Финансы и статистика, 1997. – 496с.
6. Нурсеитов Э.О. Бухгалтерский учет в организациях/ Учебное пособие.-Алматы, 2006.-472с.
7. Попова Л.А. Бухгалтерский учет на предприятии. Учебное пособие – Караганда, 1999 – 174с.
8. Нургалиева Р.Н. Промежуточный финансовый учет. Учебное пособие в 2-х частях – КЭУ, 2005
9. Разливаева Л.В. Производственный учет: Учебное пособие – Караганда: КЭУ, 1998г.
10. Приказ Министра финансов РК от 23.05.2007 г. №185 «Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета»
11. Жакупова О.М. Финансовый учет КЭУК 2001 г., часть 3.
12. Мычкина О.В. МСФО: рекомендации по применению рабочего плана счетов. Практическое пособие. – Алматы: Центральный дом бухгалтера, 2006 – 104с.
13. Радостовец В.К. Финансовый и управленческий учет на предприятии – Алматы: НАН «Центраудит», 1997г.
14. Терехова В.А. Международные и национальные стандарты учета и финансовой отчетности. СПб: Питер, 2005 – 311с.
15. Толпаков Ж.С. «Бухгалтерский учет» г.Караганда, - 2004.
16. Торшаева Ш.М. Теория бухгалтерского учета – Караганда: 2000г. – 155с.
17. Тулешова Г.К. Финансовый учет и отчетность в соответствии с международными стандартами. Часть I – Алматы, 2004. – 270с.