3. Перечень формы первичных учетных документов, применяемых для формирования хозяйственных операций, по которым как предусмотрены, так и не предусмотрены типовые формы, а также перечень регистров бюджетного учета.
Все проводимые бюджетными учреждениями финансовые операции оформляются первичными учетными документами. Это могут быть приходный и расходный кассовый ордер, акт о списании групп объектов основных средств, требование-накладная, акт о приеме-передаче объекта основных средств, акт о списании автотранспортных средств и другие первичные документы, приведенные в Приложении № 2 к Инструкции по бюджетному учету.
В этом Приложении также содержатся указания по применению отдельных форм учетных документов.
Формы документов, разработанные учреждением, также целесообразно утверждать в качестве приложения к учетной политике. Эти формы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц[11].
4. Формы бюджетных регистров
Первичные учетные документы проверяются и принимаются к учету, а их данные отражаются в регистрах бюджетного учета. В Инструкции по бюджетному учету установлены следующие регистры бюджетного учета:
Журнал операций по счету "Касса";
Журнал операций с безналичными денежными средствами;
Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;
Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;
Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;
Журнал операций расчетов по оплате труда;
Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;
Журнал по прочим операциям;
Главная книга
Главная книга - это один из регистров бюджетного учета. Она является основой для формирования отчетов об исполнении бюджета[12]. Вопросы отчетности об исполнении бюджетов регламентирует Бюджетный кодекс Российской Федерации. Так можно выделить следующие виды отчетности по периодичности их составления:
- оперативная отчетность - отчетность, составляемая на любые даты, кроме 1 января, 1 апреля, 1 июля, 1 октября;
- ежеквартальная, полугодовая - отчетность, составляемая на 1 апреля, 1 июля и 1 октября;
- годовая - отчетность, составляемая на 1 января.
Инструкцией № 148н в Приложении № 3 определен перечень рекомендуемых регистров бюджетного учета, а также состав обязательных реквизитов и показателей к ним.
Приказом Министерства финансов России № 123н от 23 сентября 2005 г. «Об утверждении регистров бюджетного учета» в Приложении № 1 утверждены формы регистров бюджетного учета, а в Приложении № 2 утверждены рекомендации по применению регистров бюджетного учета. Письмом Минфина России от 1 февраля 2006 г. № 02-14-10а/187 определен перечень регистров бюджетного учета с указанием периодичности их формирования на бумажных носителях.
Однако ведение бюджетного учета в организации с использованием программного продукта, позволяет помимо регламентированных регистров бюджетного учета формировать дополнительные регистры, позволяющие проводить расширенный анализ хозяйственной деятельности организации.
Если учреждение в силу своей специфики использует дополнительные регистры бюджетного учета, необходимо в виде приложения к учетной политике определить и утвердить их перечень.
5. Используемый программный комплекс. Учет, осуществляемый в нем, должен вестись в соответствии с Инструкцией № 148н. Характеристики программного продукта следует указать в учетной политике.
6. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Такой перечень утверждается руководителем учреждения по согласованию с главным бухгалтером[13].
7. Порядок и сроки проведения инвентаризации.
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
8. Порядок определения срока полезного использования имущества, полученного по договору дарения или пожертвования.
9. Срок, на который выдаются денежные средства под отчет на хозяйственные нужды, предельный их размер и список должностных лиц, имеющих на это право. В соответствии с требованиями[14], размер и сроки определяет руководитель учреждения. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
10. Порядок контроля за хозяйственными операциями, обеспечивающий сохранность материальных ценностей учреждения.
Закон о бухгалтерском учете не устанавливает каких-либо конкретных требований к организации контроля за хозяйственными операциями. При формировании системы внутреннего контроля в организации следует руководствоваться отраслевыми или ведомственными инструкциями, сложившейся практикой, а также нормами иных нормативных документов. При этом в организациях, имеющих большое количество производственных и управленческих подразделений, складских помещений и мест хранения, целесообразно в качестве приложения к учетной политике утвердить Положение о внутреннем контроле (или иной аналогичный документ), План контрольной работы и другие документы, регулирующие порядок и правила осуществления контрольных процедур.
10. Если у бюджетного учреждения есть филиалы, оно должно определиться, каким образом будет организована в них учетная работа.
11. Порядок хранения бухгалтерского архива и номенклатура дел.
1.4 Методический раздел учетной политики ведения бухгалтерского учета
В данном разделе необходимо:
1. Отразить корреспонденцию счетов по основным операциям ведения финансово-хозяйственной деятельности, используя при этом Приложение 1 к Инструкции № 148 н.
2. Закрепить отдельным пунктом порядок отражения тех операций, которые отсутствуют в Приложении 1. Данное право предоставлено главным распорядителям (распорядителям) средств бюджета[15].
3. Определить особенности учета отдельных направлений деятельности бюджетного учреждения, как в рамках государственной учетной политики, так и в рамках учетной политики учреждения.
Методический раздел учетной политики охватывает основы учета хозяйственной деятельности учреждения.
Основной целью бюджетного учреждения является оказание различного вида услуг, финансирование которых осуществляется за счет средств бюджетов разных уровней бюджетной системы Российской Федерации. В процессе их осуществления бюджетное учреждение реализует свою деятельность, отражаемую по нескольким основным направлениям организации учета.
Основными направлениями учета, которые должны быть отражены в учетной политике (государственной и конкретного учреждения) в силу своей специфики и эффективности использования являются:
1. Оплата труда.
Отражение данного вида учетных операций особенно необходимо в условиях введения новых отраслевых систем оплаты труда в бюджетных учреждениях.
Так новые системы оплаты труда работников бюджетных учреждений будут вводиться на протяжении всего 2009 г. При этом сроки и порядок введения определяются самостоятельно органами местного самоуправления и органами власти субъектов Российской Федерации на каждой территории. Так в Муниципальном Образовании «Западнодвинский район» отраслевые системы оплаты труда уже начали действовать с 1 марта 2009 года[16].
2. Учет расчетов с подотчетными лицами.
Из-за специфики деятельности многие бюджетные учреждения используют подотчетные суммы на приобретение различного рода материальных ценностей, что в свою очередь требует четкого определения отдельных вопросов учета.
Эти два момента необходимо детально изучить в процессе формирования приказа по Учетной политике любого бюджетного учреждения.
1.4.1 Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях
Бюджетное учреждение в приказе об организации бюджетного учета должно четко установить правила проведения расчетов с сотрудниками - подотчетными лицами и наделения их правом осуществлять определенные действия за наличный расчет от имени учреждения, а именно приказом по учетной политике. Этим же документом детально регламентируется порядок и правила оформления сотрудниками отчетных документов по использованию подотчетных сумм и мера их ответственности.
Основными нормативными документами, регулирующими выдачу и учет наличных денежных средств работникам учреждения под отчет, являются Письмо Центрального банка Российской Федерации от 4 октября 1993 г. № 18 об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» и Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Министерства финансов России от 30 декабря 2008 года.