Особенностями процедуры выдачи законченных дел сотрудникам организации и приема их от сотрудников можно назвать следующие:
- проверка работником отдела кадров полномочий исполнителям – наличия на обложке дела или в карточке учета разрешения и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу;
- выдача дела сотруднику под роспись в карточке учета разрешений и выдачи;
- помещение карточки учета разрешений и выдачи в картотеку «За исполнителями»;
- при возврате дела сотрудником – проверка соответствия документов дела сведениями, зафиксированным во внутреннюю опись, контроль комплектности дела и документов сохранности всех их элементов;
- роспись работниками отдела кадров за возврат дела в карточке разрешений и выдачи, а так же внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;
- помещение дела и карточки в места хранения.
Все вышеуказанные процедуры могут выполняться в автоматизированном режиме, который сопровождает специфический набор немашинных операций.
Помимо известных задач номенклатура дел предназначена для:
1) учета формирования дел и обеспечения проверки наличия документов и дел;
2) закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников организации к делам;
3) учета дел архивного фонда;
4) учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и других конфиденциальных материалов до передачи документов в ведомственный архив или архив организации.
В отличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в качестве самостоятельной процедуры закрытия номенклатуры дел, которая включает операции:
- проверка закрытия всех заведенных дел и томов;
- проведение годовой проверки наличия дел и документов;
- заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел;
- проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника отдела кадров;
- включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело номенклатур;
- переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в будущем календарном году;
- распечатка номенклатуры дел будущего года для издания.
После окончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура закрывается, подшивается, сохраняет учетную функцию архивных дел.
При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятия его из дела (для перемещения в открытое дело) нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения. Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа. Учетная форма остается в картотеке исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год и не подлежит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом происходит процесс изъятия электронного документа из информационного массива службы кадров или с дискеты.
3.2Хранение дел
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.
Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за…годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты.
На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.
При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.
На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).
В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел.
Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу чисел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Я написала курсовую работу на тему «Комплексный анализ документационного обеспечения управления». В ней я подробно рассмотрела такие важные части делопроизводства, как первичная обработка документов; регистрационные формы и их заполнение; обработка исходящих и входящих документов; номенклатура дел и порядок работы с ней; формирование дел; хранение дел.
В наше время, с появлением персональных компьютеров, делопроизводство стало более организованным. Компьютеры облегчают работу секретаря и ускоряют процесс документооборота. Так же они упростили формирование дел и оформление документов. С помощью офисной техники можно быстро доставить документ адресату, сделать копию и т.д.
Кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
СПИСОК ЛИТЕАТУРЫ
1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1997.
2. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. - М.: Мастерство, 2000.
3. Кузнецов И.Н. «Делопроизводство: учебно-справочное пособие» М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Кº», 2007.
4. Тимофеев М.В. Кадровая служба и управление персоналом предприятия. – СПб.: Тритон, 2006.
5. Микушина М.Н. «Делопроизводство в кадровой службе» - Новосибирск, ИЦ «Мысль», 2004.
6. Сборник методических материалов по курсу «Документационное обеспечение управления» - М.: ИМПЭ им. А.С. Грибоедова, 2006.