В дела должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
- подлинники отделять от копий;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.
В дело не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документы их копии. Исключительно составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному материалу.
От выбранной последовательности расположения документов в деле зависят оперативность поиска необходимых документов, а так же раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.
Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обуславливает и специфику формирования их в дела.
Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров. Документы, помещённые в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии – завершительную надпись, отметку «В дело №…».
Хранение исполнительных документов осуществляется в специальных папках различных конструкций. Папки типа «скоросшиватель» используются для большинства документов, но белее приемлемы для документов кратковременных сроков хранения, т.к. в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а более ранний – в конце (снизу).
Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов.
Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности.
Основные задачи, которые ставятся при оформлении дел:
- Максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая из подшивки, или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время;
- Обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;
- Создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при пролистывании.
В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую установленную государственным стандартом обложку.
Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно (и разрешается) хранить в закрытых с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах.
Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны, - бумажных (стандартного А5-А3 формата и крупноформатных), пленочных, магнитных и др., для каждого носителя применяется свой вариант упаковки.
Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами. Основные требования к его составлению – четко и в обобщенной форме отражается основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (дело, документы);
- автор документа (название организации, структурного подразделения);
- корреспондент (название организации, которой адресуется и от которой получают документы);
- вопрос или краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность дела.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.
Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствует тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа.
Вместе с тем задачи, решаемые при выполнение процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), охватывают не только сферу эффективного использования этих документов в деятельности организации, но и в значительной степени сферу обеспечения сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а так же других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования.
Дела с конфиденциальными документами всегда формируются централизовано в отделе кадров. Формирование и хранение таких дел на рабочих местах сотрудников организации не разрешается.
При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечивается информационная взаимосвязь местонахождения документа в дело с его предыдущими учетными формами и номерам, строго выполнять инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.
Конфиденциальные не подшитые документы должны храниться у работника отдела кадров в папках, на которых указывается их целевое значение: фамилии сотрудников организации, которым направляются документы, или наименование предстоящих действий, процедур и операций (подшивка дело, отправленные и др.). Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов, которая регулярно обновляется. Хранить документы в россыпи в ящиках стола, в шкафах и сейфах не допускается.
Технологическая схема процесса формирования и оформления дела при его заведении; оформление дела при его формировании; оформление дела (тома) при его закрытии; выдачи законченных дел сотрудникам организации и приема их от сотрудников.
Особенности процедуры оформления дела при его заведении являются:
- оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности;
- оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);
- оформление корточки учета расширений и выдачи дела (на внутренней стороне обложки);
- подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;
- внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.
Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы, выполняет функцию учета документов, включенных в дело, и содержит следующие графы: учетный номер документа, гриф конфиденциальности, дата подписания или утверждения, вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле. Опись подшивается в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяются сохранность документов и их комплектность.
Особенностями процедуры оформления дела при его формировании являются:
- проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятие грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовала);
- внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;
- нумерация листов документа в деле;
- при необходимости внесения изменений в реквизиты обложки дела;
- подшивка документа в дело (прошнурование листов документов), проверка правильности нумерации листов;
- внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;
- проверка правильности подшивки документа;
- возвращение учетной карточки документа на соответствующую картотеку.
В дело подшиваются только конфиденциальные документы. Сведения о документе вносятся в опись перед его подшивкой в дело.
Особенности процедуры оформления дел при его закрытие:
- подшивка и оформление заверительного листа;
- оформление итоговой записи во внутренней описи дела;
- опечатывание концов шнурка на заверительном листе;
- внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;
- проставление отметки о закрытие дела в номенклатуре дел;
- при необходимости – внесение дела в инвентарную опись законченных дел, карточек, журналов;
- по окончании года – закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;
- внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;
- при необходимости – внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных дел, картотек журналов.
Дело может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу и году.
Законченные конфиденциальные дела в течение определенного и иногда достаточно длительного времени активно используется в текущей работе сотрудников организации, выдаются им для решения тех или иных вопросов.