Методичне забезпечення інформаційних систем складається з комплексу методичних вказівок, рекомендацій і положень щодо впровадження, експлуатації і супроводу інформаційної системи у вигляді контекстно-залежних електронних довідників і повчальних підсистем.
Ергономічне забезпечення – це комплекс організаційних і технологічних заходів, що забезпечують комфортні умови експлуатації інформаційної системи, що зменшують негативні впливи на людину зі сторони комплексу технічних засобів системи.
Правове забезпечення інформаційних систем – це система нормативно-правових документів, що визначають права та обов’язки користувачів і обслуговуючого персоналу системи в умовах функціонування інформаційної системи, як окремого банку або установи, так і загального правового простору.
Автоматизована Банківська Система “ХХХ”, яка використовується в системі ПриватБанку являє собою сукупність інформаційно взаємозв’язаних функціональних і забезпечувальних автоматизованих робочих місць – АРМ і комплекси програмних і технічних засобів (ПТК).
Система АБС “ХХХ” містить такі основні компоненти :
– операційна банківська система - ведення рахунків клієнтів, проведення всіх розрахункових операцій з урахуванням взаємодії підрозділів банку, філій, контроль за операціями і станом рахунків, валютні операції, забезпечення інтерфейсу із системами розрахунків зокрема зі СЕП. Вона включає такі АРМ:
1) АРМ “Операціоніста й операціоніста-контролера”;
2) АРМ “Касовий план”;
3) АРМ касира;
4) АРМ “Центр керування платежами банку” (ЦУП);
5) Підсистема динамічної взаємодії з філіями;
6) та інші.
– кредитно-фінансова система – обслуговування кредитних, депозитних, акціонерних та інш. договорів, робота з цінними паперами. Вона складається з:
1) Підсистема “Кредити і депозити”;
2) АРМ “Акціонери банку”;
3) АРМ “Депозитарій”;
4) АРМ брокера валютної біржі;
5) та інші.
– система управління – надання фінансово-економічної інформації про стан та діяльність банку, прогнозування та аналіз діяльності банку, його підрозділів, відділень, філій, підготовка статистичної звітності. До її складу входять:
1) система “Банківська звітність”;
2) система “Аналіз”;
3) АРМ аналітичної звітності;
4) та інші.
– допоміжні системи – кадровий облік, розрахунок заробітної плати, облік матеріальних цінностей, фондів, діловодство та канцелярія. До її складу входять:
1) АРМ “Зарплата співробітників банку”;
2) АРМ «Кадри»;
3) Підсистема аналітичного обліку;
4) та інші.
– система забезпечення життєздатності комплексу – телекомунікаційні функції, дублювання та резервне копіювання інформації, поновлення діяльності комплексу у разі збоїв, руйнування баз даних, виходу з ладу обладнання тощо. Вона складається з:
1) системи “Операційний архів банку”;
2) АРМ “Технічний адміністратор банківської системи”;
3) та інші.
Для багатьох українських комерційних банків процес створення АБС зводиться, в основному, до залучення самих передових, авангардних комп’ютерних і телекомунікаційних технологій. При цьому слабо враховується специфіка конкретних банківських бізнес-процесів, організаційна та інформаційна структура самого банку. Такий підхід до автоматизації діяльності банку, при уявній зовнішній привабливості, не здатний забезпечити навіть мінімально прийнятий рівень відповідності фінансових витрат на засоби автоматизації та отриманих результатів.
Крім цього, в сфері автоматизації банківської діяльності на сьогоднішній день склалася досить неоднозначна ситуація. На ринку програмних продуктів автоматизації банківських операцій практично відсутні закінчені комплексні рішення, що дозволяють банкам повністю відчути переваги, які надаються новою методологією фінансового та управлінського обліку і заснованими на цій методології комплексними АБС нового покоління. Більшість працюючих сьогодні систем автоматизації банків штучно адаптовані до роботи в умовах, що змінилися за рахунок простої зміни нумерації рахунків аналітичного обліку і не мають нічого спільного з дійсно інтегрованими комплексними автоматизованими банківськими системами
Крім того, сьогодні банки самі часто не дуже добре уявляють, що їм потрібно завтра, а якщо і уявляють, то не можуть чітко сформулювати і викласти фірмам-розробникам свої вимоги в області використання сучасних інформаційних технологій. Насамперед це пов’язано з відсутністю традицій ведення банківської справи в умовах ринкової економіки і, як наслідок, з відсутністю грамотних постановок задач. Ринок АБС задовольняє нові потреби банків щодо часової проблеми – буде враховуватись час осмислення і формалізації нових проблем банку, а потім створення нових автоматизованих систем фірмами-розробниками АБС.
Така ситуація склалася з цілком зрозумілих причин. Розробники систем автоматизації банків часто не мали достатнього запасу часу, ресурсів і досвіду для побудови подібних комплексних задач. Проектування і створення такої системи – надзвичайно складна технічна, технологічна і організаційно-методологічна задача. Її вирішення під силу тільки розробникам, що мають величезний досвід створення і впровадження складних програмних комплексів в банківській сфері. Зараз стало очевидно, що розв’язання проблем автоматизації банківського бізнесу перебуває в економічно ефективному поєднанні процесів розробки принципово нових і адаптації елементів існуючих зарубіжних інтегрованих АБС.
Кожний банк може обрати власний шлях вирішення даної проблеми подальшого розвитку засобів автоматизації. За досить короткий проміжок часу в банківській системі України розроблено і впроваджено цілий ряд складних систем автоматизації. Це і телекомунікаційні основи мережі передачі банківської інформації, система електронних міжбанківських взаєморозрахунків, базові елементи системи масових електронних платежів на основі пластикових карток, розроблені Національним банком України. Сьогодні перед банками України і НБУ стоїть нова складна задача: створення власних систем автоматизації банківської діяльності на основі застосування самих передових програмно-технічних комплексів, заснованих на міжнародних стандартах бухгалтерського обліку і на принципово нових підходах до організації управління сучасним банком.
Проведена заміна методології складання бухгалтерського обліку вимагає сучасних, нестандартних підходів до автоматизації процедур ведення фінансового і управлінського обліку. Для повномасштабного і ефективного вирішення даної задачі необхідно докорінним чином переглянути відповідні програмні продукти, на яких базуються сьогодні системи автоматизації банків України. Життєво необхідні нові технології, які могли б не тільки вести реєстрацію операцій в бухгалтерських книгах, але й розв'язувати цілий комплекс задач щодо управління сучасним банком.
Для багатьох комерційних банків України при проектуванні і впровадженні власних АБС характерний програмістський підхід до проблем автоматизації банківських процедур. Такий підхід полягає в простому накопиченні призначених для користувача задач, функцій, робочих місць, що дозволяє вирішити локальні проблеми автоматизації окремих банківських процедур, які часто не мають інформаційної взаємодії і взаємозв'язку між собою. Неефективність такого підходу вже розглядалась. Сьогодні на зміну принципу локальної автоматизації повинен прийти системний підхід з комплексними постановками задач для всіх рівнів ланки управління.
Розробка концептуальної основи в створенні АБС, її якість, здатність відображати предметну область найбільш повно є першим і найважливішим етапом у використанні сучасних інформаційних технологій в банку.
На жаль, до сьогодні використання інформаційних технологій в більшості комерційних банків є не що інше як набір різних функціонально непов'язаних підсистем і робочих місць. Ці різнорідні за складністю та змістовною структурою компоненти слабо взаємодіють між собою інформаційно. Організація і підтримка інформаційної взаємодії різних локальних програмно-технічних компонентів є складною проблемою. Така структура багатьох АБС - наслідок підходу до їх розробки, який переважав в банківській сфері раніше. Суть цього підходу полягала в тому, що банк по мірі необхідності придбавав або розробляв самостійно програмно-технічні комплекси, що автоматизують різні дільниці банківської діяльності. При такому підході багато найважливіших проблем банківських технологій часто доводилося вирішувати позасистемними, локальними методами і засобами. Неповні з системотехнічної точки зору комплекси автоматизації вельми дорогі, складні в експлуатації і розвитку. Крім того, рівень таких АБС все більше відстає від рівня розвитку банківської сфери, гальмуючи об'єктивні процеси розширення загального переліку банківських послуг, заснованих на використанні передових інформаційних технологій.
Відсутність комплексного підходу до автоматизації, недостатня інтеграція окремих банківських модулів штовхає до приватних, локальних рішень, що характеризуються вузькою спеціалізацією. Необхідність переходу від приватних рішень в області автоматизації до системних, що мають на увазі використання всього асортименту сучасних методів і засобів інформаційних технологій, об'єктивно назріла. Про це можна судити виходячи з комплексності підходу до автоматизації діяльності банків, що виходять на світові фінансові ринки, зокрема з досвіду ПриватБанку.
Аналізуючи стан інформаційних технологій в системі ПриватБанку в сфері кредитування можна зробити висновок про повноту, відповідність програмно-техничних комплексів сучасним потребам банку в інформаційних технологіях. Всі комплекси з обслуговування кредитних операцій виконані на високому загальному рівні з залученням передових технологій, з детальним опрацюванням і моделюванням всієї інфраструктури банку.