Классификаторы и коды, характеристика локальных и отраслевых классификаторов и Единой системы классификации и кодирования (стр. 2 из 3)

При регистрации предприятия (организации) в органах государственной статистики его включают в Единый государственный регистр предприятий и организаций (ЕГПРО) и присваивают коды по следующим классификаторам: ОКПО, ОКВЭД, ОКФС, ОКОГУ, ОКОПФ, ОКАТО. Присвоенные кодовые обозначения отражаются в первичной и сводной унифицированной документации предприятия и организации.

Система автоматизированной обработки банковской информации также предусматривает обязательное использование обозначений номенклатур кодовыми знаками. Наиболее сложным является код лицевого счета, структура которого с 1998 года строится в соответствии с новым планом счетов и международными стандартами.

Указаниями Банка России рекомендуется сложная структура кода лицевого счета, построенная по комбинированной системе и включающая до одиннадцати группировочных признаков. Значность кода составляет двадцать знаков, которые включают: номер банковского раздела плана счетов (3 знака); номер счета первого порядка (2-3 знака); номер счета второго порядка (4-5 знаков); код валюты (6-8 знаков); защитный ключ (9 знаков); номер филиала, отделения банка (10-13 знаков); номер лицевого счета клиента банка (14-20 знаков) [1, с. 187].

При необходимости значность может быть расширена и до 25-и разрядов.

Например, код лицевого счета клиента банка 40702810938170100653 имеет структуру:

4 – счет относится к разделу 4 плана счетов «операции с клиентами»;

07 – счет принадлежит негосударственному предприятию;

02 – счет принадлежит коммерческой организации;

810 – код валюты РФ (рубли);

9 – защитный ключ, обнаруживающий неправильность проставления кода в платежном поручении;

3817 – номер (код) отделения банка;

0100653 – лицевой счет коммерческой организации в данном банке.

Локальные коды составляются на номенклатуры, специфичные для данной организации [3, с. 100]. Сюда входит широкий круг номенклатур, используемых различными подразделениями и службами ее управления (сотрудники, подразделения, продукция и т.п.). Локальные коды должны быть едиными при решении различных экономических задач. Наряду со специалистами по информационной технологии в составлении классификаторов значительную роль играют экономисты – пользователи.

Кратко рассмотрим порядок составления локальных классификаторов, который включает два этапа. На первом этапе выполняется классификация информации, на втором – ее кодирование.

Классификация начинается с выявления номенклатуры объектов, предметов, подлежащих кодированию. При этом руководствуются реквизитами-признаками, которые используются для составления группировок, получения сводных таблиц и расчетов. По каждой номенклатуре составляется полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию.

После составления классификации выполняется следующий этап – кодирование – процесс присвоения условных обозначений позициям номенклатуры. После согласования и утверждения работа по созданию классификатора считается завершенной.

Рассмотрим особенности методов кодирования. Кодирование информации производится по определенной системе – совокупности правил, определяющих построение кода. В настоящее время применяется несколько систем кодирования экономической информации, среди которых наибольшее распространение получили: порядковые, серийные, позиционные и комбинированные. Выбор системы кодирования зависит от целого ряда факторов, главными из которых являются количество выделяемых признаков в номенклатуре, число позиций в каждом признаке и степень устойчивости номенклатуры.

При построении порядковой системы все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку путем присвоения порядковых номеров без резерва. Поэтому порядковая система имеет отграниченное применение и используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.

По порядковой системе происходи автоматическое кодирование компьютером однопризначных номенклатур.

Серийная система дополняет порядковую, ею можно закодировать двух или боде призначные номенклатуры. Каждой группе старших признаков номенклатур присваивается серия номеров, а каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Серийная система предусматривает резервные номера старших признаков номенклатуры.

При позиционной системе кодирования четко выделяется каждый признак и ему отводится один или несколько разрядов в зависимости от его значности. Затем каждый признак кодируется отдельно, начиная с 1, 01, 001 и т.д. в зависимости от значности признака. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в ЭВМ всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

Комбинированная система так же, как и позиционная, предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется при решении экономических задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

Кроме названных систем кодирования используется еще код повторения и шахматная система, имеющие ограниченное применение. В качестве кода повторения выступают номера конкретных номенклатур, например, гаражный номер автомашины, номер склада и др. Шахматная система применяется для кодирования двухпризначных номенклатур с устойчивой связью. Она строится в виде таблицы и напоминает позиционную систему [2, с. 119].

Рассмотрим практические примеры использования некоторых кодов при компьютерном решении экономических задач.

Коды счетов бухгалтерского учета широко применяются как при ручной, так и при автоматизированной обработке. При существующей системе учета код счетов бухгалтерского учета (рабочий план счетов) может состоять из трех уровней: первый (два знака) означает балансовый счет; второй – субсчет; третий – с аналитический счет, устанавливаемый на предприятии, организации.

В машинных программах автоматизированной обработки бухгалтерского учета встречаются различные подходы к построению кода аналитического учета. Как правило, структура кода отличается различным уровнем аналитичности и разной значностью. Программы позволяют вести учет по разным уровням аналитики (разным признакам), которые устанавливаются на конкретном предприятии, организации (фирмы) [6, с.205].

Построение кода счетов бухгалтерского учета (рабочего плана счетов) имеет большое значение в тех программах, которые не предусматривают локальной обработки отдельных участков учета, где весь учет выполняется на основании ведения журнала хозяйственных операций, что характерно для небольших предприятий. Гибкая система построения кода позволяет при этом выполнять аналитические разработки с различной степенью детализации. Уровни аналитики – это те признаки, по которым группируются данные. Например, для счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» можно выделить два уровня: первый – для подразделения, второй – для табельных номеров. В данном случае аналитические сводки будут составлены в разрезе подразделений и табельных номеров. Для счета 10 «Материалы», например, можно выделить три уровня аналитики: первый – группа материалов (один знак), субсчет установлен в плане счетов; второй – склад (один знак); третий – номенклатурный номер материалов (два знака) [1, с. 189].

При оприходовании и отпуске материалов в первичном документе должны быть проставлены все эти коды. В этом случае при автоматизированной обработке будет обеспечено получение различных сводок синтетического и аналитического учета в разрезе выделенных признаков.

2. Штриховое кодирование и технология его применения

В технологии компьютерной обработки финансово-экономических задач значительное место уделяется вопросам автоматизированного ввода первичной информации. С этой целью в различных сферах деятельности (торговля, банковская система, почтовые ведомства и др.) используется информационная технология, основанная на использовании штрихового кодирования. С этой целью товары массового спроса снабжаются этикетками и ярлыками, на которых нанесен штрих-код, однозначно идентифицирующий товар и его производителя. В местах приема и продажи товаров имеются технические средства – сканеры, позволяющие автоматически считывать этот код и вводить полученную информацию в компьютер для ее обработки, а также производить кассовые расчеты за проданные товары, что в конечном счете повышает эффективность управления.

Штриховой код представляет собой чередование темных и светлых полос разной ширины и основан на принципе двоичной системы счисления: широким линиям и широким промежуткам присваивается значение 1; узким – 0.

Наибольшее распространение для кодирования товаров в производстве и торговле получили следующие стандарты кодирования [2, с. 120]:

- UPC (UniformProductCode), принятый в США в 1973г. для кодирования товаров торговли;

- EAN (EuropoeanArticleNumbering), созданный в Европе в 1977г. на базе UPC: Европейская система кодирования, получившая статус Международной ассоциации EAN; используют многие страны мира.

Имеются и другие системы штрихкодов (UCC/EAN и др.). Стандарты кодирования EAN-8, EAN-13, UCC/EAN нашли широкое применение в Российской Федерации [1, с. 190].

В зависимости от значности выделяют, например, коды EAN-8, EAN-13, UPC-12, где цифры означают значность кода.

Структура кода EAN-8 представлена на рисунке 1 и означает следующее:

Первые три знака – страна производитель товара, четыре следующих – продукт, последние цифры – контрольные.

Структура тринадцатиразрядного кода EAN-13 позволяет выделить уже больше признаков: страну, предприятие-изготовитель, наименование товара данного изготовителя, контрольное число [5, с. 401].

Рис. 1 - Пример построения кода EAN-8 (460 – код России, 0234 – код продукта, 1 – контрольное число)