Кожна здійснена на підприємстві господарська операція повинна відображатися у бухгалтерському обліку. У зв’язку з тим, що документи оформляються різними працівниками, які несуть відповідальність за здійснення господарських операцій, на підприємстві необхідно чітко розмежовувати відповідальність за оформлення і передачу первинних документів до місць їх обробки та зберігання, налагодити найбільш зручний порядок створення документів, реєстрація їх показників у бухгалтерському обліку, руху в межах підприємства та зберігання.
Роль головного бухгалтера як організатора бухгалтерського обліку та контролю на підприємстві проявляється у створенні раціонального документообороту.
Документооборот – це сукупність робіт зі створення, перевірки, обробки та зберігання документації від моменту її складання до передачі в архів.
Шляхами підвищення наукового рівня організації документообігу:
- Впорядкування руху первинних документів;
- Оптимальна кількість підрозділів і виконавців, через які повинен пройти кожен первинний документ;
- Визначення максимального терміну перебування документу в кожному підрозділі;
- Стабільність роботи бухгалтерської служби та підвищення продуктивності праці облікових працівників;
- Чіткість руху та оперативність обробки документів та інформації, що формується на їх підставі.
Неправильно організований документооборот може призвести до несвоєчасної доставки документів, не прогнозованості їх руху, відсутності відповідальних осіб через не закріплення відповідних обов'язків щодо документів за окремими працівниками, неможливості прийняття рішень без залучення додаткової інформації (яка не міститься в документах).
При цьому важливою є співпраця керівника підприємства та головного бухгалтера.
Для упорядкування руху та забезпечення своєчасного відображення показників первинних документів у бухгалтерському обліку, відповідно до законодавства, керівником підприємства має затверджуватися графік документообороту (Додаток В ).
Графік документообороту — це затверджений порядок обробки інформаційних даних, зазначених у первинних документах.
Даний документ повинен регламентувати:
- строки складання, надання та обробки первинних документів;
- перелік документів;
- терміни їх просування та обробки;
- посадових осіб, відповідальних за складання документів;
- порядок передачі документів для обробки;
-строки надходження документів до бухгалтерської служби від працівників інших підрозділів підприємства.
Єдиної схеми організації документообороту для всіх суб'єкті господарювання не існує. Кожне підприємство змушене розробляти її самостійно, тому розробка графіка документообороту потребує знання особливостей діяльності підприємства. Графік повинен враховувати організаційну структуру підприємства, вид діяльності, чисельність облікових працівників, систему внутрішньогосподарського контролю.
Процеси глобалізації, якими охоплено всі сфери життя суспільства, призвели до зростання обсягів інформації, необхідної для ефективного управління її отримання і використання, в свою чергу, зумовило збільшення кількості документів.
Традиційні методи роботи з документами в таких умовах стають малоефективними: архіви з паперовими документами займають корисну площу приміщень і характеризуються низьким рівнем ефективності та оперативності пошуку необхідної інформації. Набагато зручніше користуватися електронною базою даних, яка дозволяє здійснювати швидкий пошук необхідних інформаційних даних. Крім того, в умовах жорстокої конкуренції ефективно можуть вести справи передусім ті підприємства, які мають можливість оперативно одержувати інформацію. Вирішенню цієї проблеми, а також забезпеченню вдосконалення інформаційного забезпечення управління сприяє впровадження електронного документообороту.
У процесі оформлення господарських операцій електронними документами, необхідно дотримуватися норм багатьох законодавчих актів. Основним з них є Закон України "Про електронні документи та електронний документооборот", який регулює використання електронних документів. Норми даного закону поширюються на відносини, які виникають у процесі створення, передачі (або одержання), обробки, використання, зберігання та знищення електронних документів.
Ведення бухгалтерського обліку з використанням електронного документу базується на застосуванні комп'ютерних мереж та інтегрованої бази даних для раціонального використання засобів, предметів праці, а також самої праці для ефективного управління діяльністю підприємства.
Електронний документ- це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, які передбачають обов'язкові реквізити документів, у тому числі, електронний цифровий підпис. Такий документ може бути сформований, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму або на папері. До електронних документів висуваються ті ж вимоги щодо порядку оформлення, як і до паперових.
Автоматична реєстрація інформаційних даних може відбуватися з використанням технологічних датчиків, сканерів штрихових кодів, касових апаратів, смарт-карток, електронних зважувальних приборів, годинників, лічильників, вимірювальної тари тощо.
Юридична чинність електронного документа законодавством прирівнюється до чинності паперового документа, тому заперечувати юридичну силу електронного документа, виходячи з його форми, неможливо, за умови, що документ складено з дотриманням усіх вимог.
Від того, на скільки грамотно та чітко організовано електронний документооборот залежить рівень достовірності, точності та ефективності обліку, контролю та управління всім підприємством в цілому.
Електронний документооборот- це сукупність процесів зі створення, обробки, відправлення, передачі, одержання, зберігання, використання і знищення електронних документів із застосуванням перевірки їх цілісності та за наявності потреби з підтвердженням факту одержання таких документів.
Процес електронного документообороту ґрунтується на інтегрованій електронній обробці обліково-аналітичної інформації, яка включає формування первинних електронних документів, порядок обробки інформації, автоматизований банк даних та ін.
Повністю перейти на електронний документооборот досить складно. Однак упрактиці вітчизняного документообороту сформувалися технології, орієнтовані на створення змішаного паперово-електроного документообороту: паперові оригінали існують, однак, практично вся робота виконується з електронними файлами документів у межах відповідної автоматизованої системи. Паперові документи в даній технології одразу реєструються, і бухгалтери надалі працюють лише з його електронною версією. А оригінал в паперовій формі одразу надходить до архіву і більше не використовується.
3.3 Форми бухгалтерського обліку і перспективи їх розвитку
Однією зі складових технічного напряму організації бухгалтерського обліку є вибір форми його ведення.
Відповідно до чинного законодавства підприємство самостійно визначає форму ведення бухгалтерського обліку, яка повинна передбачатися у Положенні про облікову політику.
Під формою ведення бухгалтерського облікурозуміють сукупність облікових регістрів, які використовуються у певній послідовності та взаємодії для ведення обліку.
Форми ведення бухгалтерського обліку розрізняються за наступними ознаками:
- кількістю облікових регістрів, які застосовуються, їх призначенням, змістом, формою і зовнішнім виглядом;
- послідовністю записів в облікових регістрах;
- зв'язком регістрів хронологічного та систематичного, синтетичного й аналітичного обліку.
Сутність будь-якої з форм ведення бухгалтерського обліку полягає у тому, що інформаційні дані з первинних документів у процесі своєї обробки до формування бухгалтерської інформації у вигляді бухгалтерської звітності проходять через визначену кількість перетворень, кожне з яких відображається у відповідному носії. Це й визначає різноманітність облікових регістрів- носіїв даних певної форми, побудованих відповідно до економічного групування інформації про активи, капітал і зобов'язання суб'єкта господарювання.
В облікових регістрах відбувається узагальнення інформаційних даних з первинних документів. Таким чином, регістри є засобом систематизації і накопичення облікових даних для відображення отриманих результатів в аналітичному обліку, на рахунках бухгалтерського обліку та складання бухгалтерської звітності.
Розрізняють облікові регістри, передбачені відповідною формою ведення бухгалтерського обліку, та регістри довільної форми. Прикладами регламентованих регістрів є меморіальні ордери, журнали, Головна книга. До регістрів довільної форми відносяться групувальні та накопичувальні відомості, машинограми, регістри на безпаперовій основі. Регістри довільної форми набувають поширення в умовах комп'ютеризації бухгалтерського обліку.
Будь-яка з форм ведення бухгалтерського обліку повинна відповідати ряду вимог:
- забезпечувати повноту та реальність відображення в облікових регістрах кругообороту засобів;
- бути економною, тобто витрати на ведення бухгалтерського обліку із застосуванням певної форми ведення обліку не повинні бути значними;
- групування записів в облікових регістрах повинно забезпечувати одержання всіх показників, передбачених формами звітності, тобто уникнення здійснення додаткових вибірок або звертання безпосередньо до первинних документів;
- забезпечувати поєднання синтетичного та аналітичного обліку;
- забезпечувати проведення економічного аналізу господарської діяльності підприємства.