Классифицировать первичные учётные документы можно следующим образом: по объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления, по способу использования, по назначению, по месту составления, по количеству учётных позиции, по способу заполнения, по характеру регистрируемых операций. Подробнее эту классификацию можно рассмотреть в таблице №2.
Теперь рассмотрим понятие «формы документа». Под формой документа понимается состав и расположение его реквизитов. Одно из важнейших условий оформления первичной учётной документации это наличие в ней всех сведений, необходимых для работы, учёта и контроля. Первичные документы принимаются к учёту в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учётной документации. Если же форма первичных учётных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, то такие документы должны разрабатываться организацией самостоятельно и в обязательном порядке содержать реквизиты.
Таблица 2
| Классификационный признак | Название | Характеристика |
| По объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления | Первичные | Составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Имеют юридическую силу, т.к. являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. Сюда можно отнести накладные, документы о начислении заработной платы, и др. |
| Сводные | Составляются на основании первичных документов и отражают операции, уже оформленные прежде первичными документами. Составляются для обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных или новых показателей. Сюда можно отнести авансовый отчет, расчетно-платежную ведомость, и др. | |
| По способу использования | Разовые | Отражают одну или несколько хозяйственных операций, совершённых одновременно. После составления могут быть основанием для бухгалтерских записей. |
| Накопительные | Составляются за определенный период времени (например, за день) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. Позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей, и, следовательно, снижают трудоемкость работы бухгалтерской службы. Сюда можно отнести реестры, лимитно-заборные карты на отпуск материалов, ведомости, и др. | |
| По назначению | Распорядительные | Содержат распоряжения и приказы руководителя организации или других уполномоченных лиц. Не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, поэтому основанием для учётных записей не являются. Сюда можно отнести приказы, распоряжения, платёжные поручения, чеки, доверенности на получение ТМЦ и др. |
| Исполнительные (оправдательные) | Подтверждают факт совершения хозяйственных операций, являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций. Сюда можно отнести наряды на сдельную работу, накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение ТМЦ, и т. д. | |
| Бухгалтерского оформления | Составляются с целью подготовки, сокращения и упорядочения учётных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. Сюда можно отнести документы по расчетам с подотчетными лицами, документы по учёту НДС, документы по учёту кассовых и банковских операций, документы по учёту рабочего времени и др. | |
| Комбинированные | Содержат признаки трёх указанных выше виттов документов. Примером такого вида документов может служить расходный кассовый ордер, который содержит в себе и распоряжение о выдаче денег, и подтверждение получения денег, и корреспондирующие счета. | |
| По месту составления | Внутренние | Оформляются и применяются внутри одного предприятия. Сюда можно отнести расчетно-платежные ведомости по заработной плате, путевые листы, акты, кассовые приходные и расходные ордера и др. |
| Внешние | Поступают от других юридических и физических лиц. Сюда можно отнести ТТН, счета-фактуры поставщиков и др. | |
| По количеству учётных позиции | Однопозиционные | Содержат одну позицию. Сюда можно отнести наряд на выполнение работы. |
| Многопозиционные | Состоят из нескольких позиций и наименований. Сюда можно отнести ТТН или счёт-фактуру. | |
| По способу заполнения | Составляемые вручную | Составляются «от руки» на чистом листе/ бланке. |
| Составляемые с помощью техники | Составляются на пишущей машинке либо (что в настоящее время встречается гораздо чаще) на компьютере. | |
| По характеру регистрируемых операций | Типовые | Служат для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, имеющих место быть на предприятиях с часто встречающейся деятельностью. |
| Специализированные | Служат для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место быть на предприятиях с редко встречающейся деятельностью |
Реквизиты служат для придания исчерпывающей характеристики хозяйственному факту, изложенному в документе, а так же придают ему юридическую силу. К обязательным реквизитам относят:
- наименование документа;
- наименование организации - составителя (должно совпадать с названием, указанным в учредительных документах организации);
- дата (подписания или утверждения; оформляется арабскими цифрами по принципу: день, месяц, год);
- наименования сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);
- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;
- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.
В зависимости от характера операции, требований нормативных актов и других факторов, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (номер документа, адрес организации), при этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной документации остаются без изменения. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается, а вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Регистрация документа проводится только после его подписания (утверждения); в этом случае документу присваивается регистрационный номер - цифровое или буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учёта и последующего поиска.
Существует понятие «стандартизации документов». Это установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. Стандарты унифицированных форм первичной учётной документации утверждает Госкомстат России по согласованию с Минфином и Минэкономразвития России. Подобные формы разработаны практически для всех направлений внутренней деятельности предприятия. Например, по учёту использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда (N Т-12 "Табель учёта использования рабочего времени и расчета заработной платы", N Т-51 "Расчетная ведомость", N Т-13 "Табель учёта использования рабочего времени"), по учёту кадров (N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-7 "График отпусков", N Т-10 "Командировочное удостоверение"), по учёту кассовых операций (N КО-1 "Приходный кассовый ордер", N КО-4 "Кассовая книга") и т.д. С различными бланками документов можно также ознакомиться в приложениях (Приложения Б, В, Г, Д, Е, Ж, И, К, Л, М).
Итак, классифицировать первичные учётные документы можно по множеству признаков. Существует понятие «формы документа». Под формой документа понимается состав и расположение его реквизитов. Первичные документы принимаются к учёту в том случае, если они составлены по определённой форме, либо содержащейся в альбомах унифицированных форм, либо разработанной организацией самостоятельно.