Основными документами, регламентирующими учет расчетов с покупателями и заказчиками, являются:
Гражданский кодекс Российской Федерации (далее - ГК РФ);
Налоговый кодекс Российской Федерации (далее - НК РФ);
Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета);
ПБУ 9/99 «Доходы организации», утвержденное приказом Минфина России от 06.05.99 №32н (далее - ПБУ 9/99);
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета Финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н (далее - Инструкция по применению Плана счетов);
ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденное приказом Минфина России от 10.01.2000 № 2н (далее - ПБУ 3/2000);
другие нормативные документы.
Организация-поставщик продает продукцию и товары на основании заключенных с заказчиками договоров, в которых предусматриваются условия поставки. Готовую продукцию отпускают покупателям (заказчикам) по накладным. Основанием для оформления накладной (приказа-накладной) на отпуск готовой продукции является распоряжение руководителя организации или уполномоченного им лица. Накладная должна выписываться в количестве экземпляров, достаточном для осуществления контроля за отгрузкой (вывозом) готовой продукции.
На основании накладных выписываются счета-фактуры в двух экземплярах, один из которых направляется покупателю, другой остается у организации-поставщика.
При отгрузке готовой продукции определяют суммы, подлежащие, уплате покупателем, оформляют и предъявляют к оплате расчетные документы. Суммы, подлежащие уплате покупателем, включают:
· стоимость отгруженной продукции по договорным (продажным) ценам;
· стоимость тары в случаях оплаты тары сверх договорной цены продукции;
· расходы по транспортировке продукции, обусловленные договором, расходы по погрузке в транспортные средства, подлежащие оплате покупателем сверх договорной цены (выполненные собственными силами и специализированными транспортными организациями);
· налог на добавленную стоимость и другие налоги в соответствии с действующим законодательством.
Продукцию отпускают со склада представителю покупателя по доверенности на получение груза, а при отправке продукции экспедитором транспортная организация оформляет провозные документы, которые экспедитор передает в отдел сбыта для отметки об исполнении договора поставки.
Бухгалтерия на основании отгрузочных документов составляет ведомость отгрузки и продажи продукции, где указываются:
· наименование покупателя;
· дата и номер счета-фактуры;
· количество продукции;
· суммы по платежным документам;
· форма расчетов;
· отметки об оплате.
По окончании месяца бухгалтерия на основании первичных документов составляет сортовые оборотные ведомости движения готовой продукции по материально-ответственным лицам и местам хранения.
Готовая продукция отражается в бухгалтерском балансе по фактической или нормативной (плановой) производственной себестоимости, включающей затраты, связанные с использованием в процессе производства основных средств, сырья, материалов, топлива, энергии, трудовых ресурсов, и другие затраты на производство продукции либо по прямым статьям затрат.
При заключении договора предусматривается «франко» — место, до которого все расходы по доставке продукции несет поставщик. Например, в цене продажи франко-склад поставщика учтено возмещение всех расходов по доставке продукции покупателем, а в цене продажи франко-станция назначения — возмещение всех расходов по доставке продукции поставщиком.
Покупатель может отказаться от акцепта и оплаты платежных документов поставщиков по основаниям, предусмотренным в договоре, с обязательной ссылкой на пункт договора и указанием мотивов отказа. При поступлении продукции покупатель учитывает ее на забалансовом счете до получения от поставщиков указаний об отправке продукции обратно или другому покупателю.
В соответствии с допущением временной определенности фактов хозяйственной деятельности продукция считается проданной, если она отгружена или отпущена покупателю, а расчетно-платежныс документы представлены к оплате.
При отгрузке продукции покупателям возникающая дебиторская задолженность отражается по цене продажи продукции на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
На суммы оплаты за отгруженную продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги организация предъявляет расчетные документы покупателю или заказчику и производит следующую бухгалтерскую запись:
Дебет счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
Кредит счета 90 «Продажи».
При погашении покупателями и заказчиками своей задолженности они списывают ее с кредита счета 62 в дебет счетов денежных средств.
При продаже амортизируемого имущества, т.е. основных средств и нематериальных активов, а также другого имущества, стоимость имущества по ценам продажи списывают в дебет счета 62 с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Поступление платежей за проданное имущество отражают по дебету счетов по учету денежных средств (51, 52, 50, 55) и кредиту счета 62.
Невостребованная в срок задолженность покупателей и заказчиков списывается с кредита счета 62 в дебет счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» или счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Итак, для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками предназначен активно-пассивный счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
На данном счете отражается задолженность покупателей и заказчиков за проданную им готовую продукцию, выполненные работы, указанные услуги. Оборот по дебету означает увеличение дебиторской задолженности покупателей, оборот по кредиту — погашение этой задолженности вследствие перечисления денег или на другой основе (товарообменные операции, уступка требований и т.д.), а также сумму полученных от покупателей авансов. Таким образом, на конец месяца по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» может быть развернутое сальдо.
К счету 62 могут быть открыты следующие субсчета:
62-1 «Расчеты с покупателями в рублях»;
62-2 «Расчеты по авансам полученным»;
62-3 «Расчеты по векселям полученным»;
62-4 «Расчеты с покупателями в иностранной валюте».
По дебету счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» корреспондирует с кредитом счетов:
90 «Продажи» — за проданную продукцию, товары, выполненные работы, оказанные услуги;
91 «Прочие доходы и расходы» — за проданные основные средства, нематериальные активы, оборудование к установке, производственные запасы и прочие активы, производство (изготовление) или приобретение (товаров — для торговых
организаций) которых прямо не связано с предметом обычной деятельности предприятий;
46 «Выполненные этапы по незавершенным работам» — на сумму оплаченных заказчиком этапов выполненных работ, имеющих самостоятельное значение, что делается по окончании всей работы в целом.
По кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» отражаются поступившие платежи от покупателей и заказчиков на счета по учету денежных средств данной организации.
Если в счет предстоящей продажи продукции или товаров (выполнения работ, оказания услуг) организация получает от покупателей (заказчиков) авансы, то учет таких сумм ведется на субсчете 2 «Расчеты по авансам полученным», открываемом к счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
Если получение аванса и отгрузка продукции, товаров, выполнение работ и оказание услуг осуществлялись в одном отчетном периоде (применительно к начислению и уплате НДС), то в бюджет будет перечислена сумма начисленного НДС (дебет счета 62, субсчет «Расчеты по авансам полученным» — кредит счета 62). В случае если аванс был получен в одном отчетном периоде, а отгрузка товаров — в другом, то в бюджет перечисляется сумма НДС, исчисленная с аванса (дебет счета 62-2 «Расчеты по авансам полученным» — кредит счета 68, субсчет «Расчеты по НДС»).
На практике сумма полученного аванса не всегда совпадает с общей суммой сделки по договору. В этом случае сумма НДС, исчисленная с выручки, превышает величину налога, исчисленного с полученного аванса.
Если в обеспечение договорных обязательств задолженности покупатель (заказчик) выдает собственный вексель, то такие операции будут отражены с использованием субсчета «Расчеты по векселям полученным», открываемого к счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» следующим образом:
Д-т сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
К-т сч. 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы», признана выручка от продажи продукции, товаров, прочего имущества, выполненных работ, оказанных услуг;
Д-т сч. 62, субсчет «Векселя полученные»