История возникновения, развития и изменения отдельных элементов формуляра документов (стр. 2 из 7)

Документы в XVIII в. обязательно подписывались должностными лицами. Причем существовали документы, подписываемые коллегиально (протоколы коллегий), и документы, подписанные одним лицом (рапорты, доношения, сообщения и т.д.). Подпись проставлялась сразу за последним словом текста, без пробелов и отступов и включала наименование должности, титула, имя и фамилию.

Рисунок 1 - Пример оформления рапорта в XVIII в.

Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали наименование должности или чина секретаря, имя и фамилию. Законодательство предписывало под страхом смертной казни не оформлять скрепу после подписи: "Секретарям и дьякам, под смертною казнью никаких указов о решении дел не крепить одним по приказу своих принципиалов как прежде бывало, не крепить после всех.".

В левом нижнем углу документа проставляли дату подписания: "Генваря 21 дня 1753 года".

Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа.

При получении документа в левом верхнем углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения: "Получено июля 15 дня 1745 года".

Рисунок 2 - Пример оформления доношения в XVIII в.

Документы в ряде случаев скреплялись печатью, порядок пользования которой был определен в Генеральном регламенте.

В XVIII в. на документах проставлялось большое число делопроизводственных отметок, прежде всего резолюций, которые писали на лицевой стороне первого листа. Можно встретить отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ и т.д. (Рисунок 1,2).

В 1775 г. Екатериной II осуществлена административная реформа, в результате чего был издан закон "Учреждения для управления губерний Всероссийской империи", в корне изменивший систему местного управления. В основу реформы было положено разделение административных, финансовых, судебных функций управления.

Были созданы губернские правления, казенные палаты, нижние земские суды, уездные казначейства, палаты уголовного и гражданского суда, сословные суды. Все коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел) были ликвидированы, а их функции переданы местным учреждениям. Коллегиальный принцип принятия управленческих решений не изменился, поэтому во вновь созданных учреждениях сохранилась и структура коллегий, и состав чиновников, и организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии. Закон 1775 г. особенно четко установил, определенный порядок "для сообщения властей и мест". От вышестоящих органов управления подчиненным направлялись указы; в свою очередь подчиненные направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения; равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения.

1.2 Делопроизводство XIX - начала XX в.

В начале XIX в. система государственных учреждений России в результате административных реформ Александра I была подвергнута серьезной корректировке. Высшими государственными учреждениями были Правительствующий Сенат, Комитет Министров, Государственный Совет; позже, во второй половине XIX в., создан Совет Министров. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями - министерствами. Местные учреждения осуществляли свою деятельность в соответствии с законом 1775 г. и в течение первой половины века почти не претерпели изменений.

Высшие государственные учреждения - Сенат, Комитет Министров, Государственный Совет - основывали свою деятельность на принципе коллегиальности. Делопроизводство в них велось в соответствии с документами, названными "учреждениями": "Учреждение Правительствующего Сената", "Учреждение Комитета Министров", "Учреждение Государственного Совета". Создание министерств положило начало новому этапу развития системы управления и делопроизводства в России. Основой организации деятельности новых центральных органов управления стал принцип единоначалия. Коллегиальное обсуждение и принятие решений, характерное для коллегий XVIII в., стало тормозить управленческий процесс, которому требовалась гибкость и оперативность.

Внедрение новой системы управления началось изданием манифеста от 8 сентября 1802 г., провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилось изданием 25 июня 1811г. "Общего учреждения министерств".

Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств. Закон прямо указывал, что "различная степень власти" - главная причина разделения прав и обязанностей чиновников в процессе создания документов. Поэтому законодательство Российской империи достаточно четко определило виды документов, которыми осуществлялась переписка между органами власти и управления. Например, от императора министр получал указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления; от Государственного Совета получал высочайше утвержденные мнения, направлял - представления; и т.д.

Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами.

Ход заседания совещательных органов (Совета Министра, Общего присутствия департамента) фиксировался в журналах. В параграфе 262 "Общего учреждения министерств" впервые установлена зависимость юридической силы документа от правил его оформления: "Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму". К "Общему учреждению министерств" приложены четыре формы "переписки", служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов, включающих наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу документа указывался адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х гг. XIX в. их стали изготовлять типографским способом.

При анализе "сношений" следует иметь в виду, что на одних документах наименование вида обозначалось, а в других "беззаглавных" оно отсутствовало. Его можно определить, зная соподчиненность автора и адресата.

Вышестоящие учреждения и чины, обращаясь к нижестоящим, писали адресат в дательном падеже: "Калужскому губернскому правлению". Равные друг с другом и нижестоящие, обращаясь в вышестоящие инстанции, использовали предлог "в": "В Калужское губернское правление".

Если документ адресовался конкретному лицу и нижестоящий обращался к вышестоящему, в состав адресата включалось обращение, соответствующее титулу: "его превосходительству", "его благородию". При общении равных должностных лиц и вышестоящих с нижестоящими титул опускался.

Документы в XIX в. обязательно имели подпись и скрепу, в которых указывали наименование должностей.

В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к формализации, определению четких правил расположения и оформления реквизитов (Рисунок 3, 4,5).

Рисунок 3 - Пример оформления документа Сената в XIX в.

На всем протяжении XIX в. активно развивались другие системы документации, в которых подробно регламентирован состав документов системы, правила их составления и оформления фиксировались в Уставах, в которых помещались образцы форм документов. Например, вопросы бухгалтерского учета закреплены в "Общем счетном уставе" 1848 г., документирование прохождения государственной службы - в "Уставе о службе гражданской" 1832 г.

Рисунок 4 - Пример оформления документа министерства в XIX в.

Изобретение в последней трети XIX в. пишущих машин, ротапринтов, гектографов, ротаторов и их достаточно широкое распространение и применение в практике работы сопровождалось появлением новых способов документирования, ускорило изготовление документов (Рисунок 5).

Общегосударственные нормы в делопроизводственной сфере, заложенные в "Общем учреждении министерств", требовали изменений и развития. Отдельные ведомства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс. Например, в канцелярии попечителя Московского учебного округа внедряются элементы механизированной обработки документов: их печатают на пишущей машине, пометки о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении наносят с помощью механических нумераторов или штампов (Рисунок 6). Но основной смысл рационализации делопроизводства в этом учреждении сводился к расширению полномочий рядовых чиновников, к передаче ряда функций руководства (попечителя) рядовым работникам (инспекторам). Эта мера сразу же ускорила движение документов и привела к сокращению их объема.