Правильная организация работ и распределения сотрудников по конкретным операциям позволяет добиваться слаженности их действий и, в конечном счете, ведет к минимизации расходов и повышению эффективности работы склада.
Описание и схема процесса приемки, размещения и хранения готовой продукции
Готовая продукция, разлитая и упакованная в различные типы тары, поступает на транспортерах на территорию складского комплекса. Далее начальники смены отдельных складов контролируют количество и вид поступившей продукции, оформляются товаросопроводительные документы. Внутри склада продукция сортируется кладовщиками и распределяется грузчиками на стеллажах. Оператором смены документируются все процессы выгрузки, приемки и хранения продукции, ведется строгий учет количества приходящей на склад и уходящей со склада продукции. Составленный отчет о проведенных во время смены операциях передается главному оператору склада.
Контроль условий хранения готовой продукции обеспечивается начальником смены, результаты документируются оператором смены. Монтаж и демонтаж необходимого оборудования, а также его обслуживание ведется механиком склада.
Разгрузка продукции и отправка ее на реализацию происходит согласованно с работой Отдела продаж и производится только при наличии документов, подтверждающих распоряжение начальства. Данные процессы также контролируются начальником смены и оператором смены.
Управление всеми складскими операциями обеспечивает начальник складского комплекса, организацию процессов ведет начальник склада и его заместитель, в чьи обязанности также входит выбор обслуживающего оборудования, установление режимов хранения и т.д. Все манипуляции с готовой продукцией строго отслеживаются и документируются.
Обоснование выбора проверяемых элементов качества
Процесс приемки и хранения готовой продукции в помещениях складского комплекса довольно сложен. Для подержания высокой эффективности работы отдела сотрудники должны быть хорошо обучены и строго следовать должностным инструкциям. Ниже перечислены этапы процесса, на которых наиболее часто могут быть обнаружены несоответствия:
1. Приемочный контроль продукции по количеству и качеству. При некачественном контроле продукции может быть нарушена отчетность склада и предприятие понесет неучтенные убытки. 2. Размещение продукции на складе. При неудовлетворительной работе грузчиков и кладовщиков возможно возникновение поврежденной упаковки или тары продукции. Это недопустимо на предприятии пищевой промышленности, так как в следствие этого может возникнуть заражение продукции м/о или внесение в нее химикатов, что повлечет за собой затраты на брак. 3. Хранение продукции. При нарушении условий хранения продукция может стать непригодной к употреблению, что повлечет за собой большие затраты на брак.
Программа аудита
Основными задачами проверки является: установление компетентности сотрудников, их осведомленность о новейшей с нормативной документации, качество и соответствие заявленных процессов производства нормативным (приложение ). Аудитирование будет включать в себя проверку документации предприятия, осведомленности руководящих лиц о работе и эффективности проверяемого отдела, аудит сотрудников отдела на месте, проверку условий выполнения поставленных перед отделом задач.
Внутренний аудит отдела складских операций позволит выявить причины снижения эффективности работы отдела и вывести качество проводимых в нем процессов на новый уровень.
Элементы системы качества, проверяемые при аудите:
1. Ответственность руководства.
2. Управление документацией и данными (ведение журналов и отчетности по приемке и отправки на реализацию готовой продукции).
3. Управление контрольным и другим оборудованием.
4. Управление процессом (контроль за выполнением обязанностей складских рабочих).
5. Управление несоответствующей продукцией (идентификация несоответствующей продукции и отправка ее на утилизацию).
6. Погрузочно-разгрузочные работы, хранение.
7. Соответствие условий приемки и хранения продукции нормативным показателям.
8. Управление регистрацией данных.
9. Техническое обслуживание.
10. Подготовка кадров.
Матрица ответственности проведения аудита
| Проводимый процесс | Участник процессов | ||
| Высшее руководство | Служба качества | Руководитель подразделения | |
| Подбор группы аудита | Р | У | О |
| Проведение предварительного совещания | Р | У | У |
| Составление приказа о проведении проверки | О, Р | - | - |
| Проведение проверки | Р | У | О |
| Заключительное совещание | Р | У | О |
| Проведение корректирующих мероприятий | Р | О | У |
График аудита подразделения
| Проверяемый объект | Время проверки | |||
| 01.03.2010 | 02.03.2010 | 03.03.2010 | 04.03.2010 | |
| Начальник складского комплекса | + | |||
| Начальник отдельного склада | + | |||
| Заместитель начальника склада | + | |||
| Начальник смены, его подчиненные | + | |||
| Главный оператор склада, его подчиненные | + | |||
| Отдел кадров | + | |||
Составление чек-листа
| Объект системы качества | В соответствии с нормами | Результат проверки |
| Нормативная документация | Документация находится в открытом доступе для всех сотрудников склада, в каждом складском помещении находится минимум в 2х экземплярах. | Находится в открытом доступе для каждого из сотрудников, все сотрудники ознакомлены с данной документацией и раз в полгода проходят дополнительную аттестацию. |
| Документы складского учета | Документы содержат только достоверную информацию, своевременно оформляется. Информация изложена в доступной и удобной для восприятия форме. | Документы заполняются в соответствии с требованиями. Выявлены задержки в оформлении отчетов и передачи их начальству. |
| Контрольное оборудование и оборудование для разгрузки продукции | Оборудование находится в рабочем состоянии, эксплуатируется только квалифицированными работниками. | Все оборудование удовлетворяет стандартам и обслуживается механиками. |
| Несоответствующая продукция | Продукция регистрируется в журналах и утилизируется. | Все требования к регистрации и утилизации дефектной продукции соблюдены. |
| Квалификация работников склада (кладовщиков и грузчиков) | Работники находятся на рабочих местах в соотв. с графиком дежурств, соблюдают должностные инструкции и следуют всем действующим на предприятии нормам. | Работники не соблюдают установленного графика работы. Ответственный за соблюдения графика – старший смены. |
| Условия приемки и хранения | Приемка совершается по количеству и качеству, разгрузка идет в соответствии с планом размещения продукции. Условия хранения соответствуют ГОСТ Р 51174-98«Пиво. Общие технические условия» п.7 | Выявлены несоответствия условий хранения продукции с нормами: температура в помещении склада колеблется от 12 до 26 ͦС. |
Вопросник аудитора
| Объект опроса | Вопросы |
| Начальник складского комплекса | Какие цели и задачи, стоящие перед отделом складских операций в настоящее время, вы назвали бы первостепенными?В каком направлении идет разработка и совершенствование структуры управления складскими операциями и технологиями?С какими отделами предприятия сотрудничает ваш отдел?Каким образом и по какому принципу происходит сотрудничество вашего отдела с отделом продаж и отделом логистики?В соответствии с какой нормативной документацией проводится приемка и хранение готовой продукции на складе?С какой частотой и в какой форме вам предоставляются отчеты о работе от начальников отдельных складов? |
| Начальник отдельного склада | Как часто и каким образом проходит контроль деятельности структурных подразделений склада?Какими навыками и опытом работы должны обладать сотрудники, находящиеся в вашем подчинении?По каким причинам утвержденные начальством планы работы вашего отдела не могут реализоваться в полной мере? Каким образом проходит подготовка предложений по совершенствованию и повышению эффективности деятельности данного подразделения?Какие выводы ведет за собой анализ деятельности подразделения по финансовым и количественным показателям?Какие результаты дает контроль процессов на соответствие нормам приемки и хранения готовой продукции? |
| Заместитель начальника склада (технолог) | Как часто и по каким показателям проводится контроль соблюдения сотрудниками технологии работы?Каким образом ведется учет рабочего времени сотрудников?Как часто проводится контроль условий хранения продукции на соответствие НД? |
| Начальник смены | Какие изменения в работе подразделения вы назвали бы необходимыми на данном этапе работы?Охарактеризуйте качество работы сотрудники подразделения, учитывая все возложенные на них обязанности?Как часто возникают нарушения в работе сотрудников склада?По каким принципам ведется организация работы в вашем подразделении?Как бы вы охарактеризовали уровень качества работы данного подразделения?Как часто на склад поступает несоответствующая НД продукция?Какова вероятность появления брака продукции во время ее приемки, размещения и хранения на складе?Опишите путь утилизации несоответствующей НД продукции. |
| Механик | Как часто неполадки оборудования, используемого в подразделении, тормозят процессы приемки и размещения продукции на складе?По каким причинам возникают неполадки оборудования?С какой периодичностью производится обновление или замена существующего оборудования? |
| Кладовщики (2 человека) | Как часто возникают проблемы с приемкой и размещением продукции на складе?Назовите свои предложения по корректировке условий приемки и хранения готовой продукции?Работа каких сотрудников подразделения отрицательно влияет на эффективность процессов? |
| Грузчики (10 человек) | Как часто вам приходится работать при помощи автоматизированного оборудования?Какие сложности возникают при работе с автоматизированным оборудованием склада? |
| Главный оператор склада | Какая документация сопровождает поступающую и уходящую со склада продукцию?Как быстро и с какой периодичностью письменные отчеты поступают к руководству? |
| Оператор в смене | Сколько времени занимает документирование фактов поступления и отправки продукции со склада?Какие этапы ведения документированного учета занимают наибольшее количество времени?Какие вы предложили бы изменения в ведении отчетности? |
| Отдел кадров | Велика ли и насколько текучка кадров отдела складских операций?Какие требования предъявляет руководство к принимаемым на работу сотрудникам данного подразделения на различные должности?Какой процент принимаемых на работу сотрудников полностью удовлетворяет заявленным начальством требованиям? |
Составление отчета об аудите