Система позамовного калькулювання собівартості (стр. 3 из 5)
Проте списання суми відхилення накладних витрат на рахунок «Собівартість реалізованої продукції» часто не робиться до кінця року. Відхилення очікується кожного місяця через коливання обсягу виробництва та нерівномірно понесені фактичні накладні витрати. Протягом року ці місячні відхилення повинні в цілому компенсувати одне одного таким чином, щоб відхилення на кінець року було незначним за припущення, що нормативна ставка накладних витрат прийнята.
Списання суми нерозподілених накладних витрат на собівартість реалізованої продукції потребує такої проводки:
| 9. Собівартість реалізованої продукціїКонтрольний рахунок накладних витрат | 75 | 75 |
Хочу звернути увагу, що дебетування рахунку «Собівартість реалізованої продукції» еквівалентне збільшенню величини нормальної собівартості реалізованої продукції на суму нерозподілених накладних витрат. Якщо накладні витрати були б надмірно розподілені, проводка стала б зворотною і рахунок «Собівартість реалізованої продукції» треба було б кредитувати (зменшити).
Списання відхилення накладних витрат на рахунок «Собівартість реалізованої продукції» завершує процес опису руху виробничих витрат. Щоб сприяти оглядові цих важливих концепцій, розглянемо наступну ілюстрацію:
Хочу зауважити, що ці проводки підсумовують інформацію, яка міститься у відомостях обліку витрат на замовлення. Хоч зображення руху витрат на вищенаведеній ілюстрації має певну специфіку, наведений зразок руху витрат можна знайти в будь-якій виробничій фірмі, яка застосовує систему нормального позамовного калькулювання.
Проте потоки виробничих витрат не є єдиними потоками витрат, характерними для фірми. Фірма завжди має і невиробничі витрати.
1.5 Облік невиробничих витрат
Витрати, пов'язані із збутовою та загальноадміністративною діяльністю, класифікуються як невиробничі витрати. Відповідно до традиційного визначення собівартості продукту, ці витрати розглядаються як витрати звітного періоду і ніколи не відносяться до продукту. Вони не є складовою потоків виробничих витрат і не належать до категорії накладних витрат, виокремлюючись у повністю самостійну категорію.
Щоб проілюструвати, яким чином обліковуються ці витрати наведу приклад 5: припустимо, що фірма мала такі додаткові господарські операції за місяць:
| Рекламні оголошенняЗбутові комісійніЗаробітна плата по офісуАмортизація офісного обладнання | 75 грн.12550050 |
Можна використати таку складну журнальну проводку для запису цих витрат:
Контрольні рахунки накопичують всі витрати на збут та адміністративні витрати за період. В кінці періоду всі ці витрати будуть показані у звіті про прибуток за звітний період. Описавши облікові процедури для збутових та адміністративних витрат, ми завершили розгляд основ системи нормального позамовного калькулювання.
| Контрольний рахунок збутових витратКонтрольний рахунок адміністративних витратРахунки до сплатиНарахована зарплатаНарахована амортизація офісного обладнання | 200550 | 7562550 |
2. Документальні джерела: відстеження окремих видів витрат
Документообіг в умовах калькулювання на замовлення графічно можна зобразити так:
 |
При використанні позамовного методу обліку витрат на виробництво кожному замовленню надається власний номер, який вказується у всіх документах про витрати за замовленнями. Ми бачили, як витрати по кожному замовленню проходять через рахунки і потрапляють у фінансові звіти. Зараз подивимося пильніше на облік виробництва за замовленнями, зосереджуючись на документах, які є джерелом інформації для складання відомості обліку витрат на замовлення.
2.1 Відомість обліку витрат на замовлення
Кожного разу, коли надходить нове замовлення, готується відомість обліку витрат на замовлення. Згадаємо, що відомість служить основою для заповнення допоміжного журналу до рахунку «Незавершене виробництво» та містить всю інформацію стосовно замовлення.
Деякі компанії вважають, що для ідентифікації замовлення достатньо знати лише ім'я замовника, але якщо компанія виконує все більше й більше замовлень, то часто їй зручніше присвоїти їм номери. Таким чином, ми можемо побачити замовлення №16, замовлення №28, замовлення №57. Можливо, номер замовлення матиме в своїй основі рік, коли починається замовлення, тоді перше замовлення 2004 року буде 2004–1, друге 2004–2 і так далі. Важливим є те, що кожне замовлення унікальне і мусить мати свою особливу, легко визначену назву. Ця назва або номер замовлення очолює відомість обліку витрат на замовлення.
В обліковій системі, яка ведеться вручну, відомість обліку витрат на замовлення є паперовим документом. Проте в сучасному світі більшість облікових систем автоматизовано. Відомість обліку витрат звичайно відповідає запису у головному файлі незавершеного виробництва.
Сукупність всіх відомостей обліку витрат визначає файл незавершеного виробництва. В системі ручного ведення обліку цей файл буде перебувати в картотеці, тоді як в автоматизованій системі він зберігається в електронному вигляді. В обох системах файл відомостей обліку витрат на замовлення слугує аналітичним обліковим регістром незавершеного виробництва.
Обидві системи – ручна та автоматизована – вимагають однакових даних для акумулювання витрат і відстеження виконання замовлення. Система замовного калькулювання повинна мати можливість визначити кількість прямих матеріалів, прямої праці та накладних витрат, спожитих кожним замовленням. Інакше кажучи, документація та процедури потрібні для того, щоб пов'язати виробничі ресурси, які використовуються замовленням, із самим замовленням. Ця потреба задовольняється шляхом використання матеріальних вимог (заявок) для прямих матеріалів, карток обліку робочого часу для прямої праці та первинних документів для інших чинників діяльності, які можуть використовуватись при розподілі накладних витрат.
2.2 Вимоги на відпуск матеріалів
Вартість прямих матеріалів відноситься на замовлення за допомогою первинного документа, який називається вимогою на відпуск матеріалів (Додаток №3). Форма вимоги на відпуск матеріалів включає інформацію про тип, кількість і вартість одиниці відпущених прямих матеріалів і, що дуже важливо, номер замовлення. За допомогою цієї форми відділ обліку витрат (виробничого обліку) зможе перенести вартість прямих матеріалів до відповідної відомості обліку витрат на замовлення.
Якщо система обліку автоматизована, це перенесення інформації може означати пряме введення даних за комп'ютерним терміналом, використовуючи вимоги на відпуск матеріалів як первинні документи. Програма вводить вартість прямих матеріалів в реєстр для кожного замовлення. Крім функції забезпечення важливою інформацією для віднесення прямих матеріальних витрат на замовлення, вимога на відпуск матеріалів може мати інші важливі характеристики даних, такі як номер вимоги, дату та підпис. Ці дані є дуже важливими для здійснення належного контролю за запасами прямих матеріалів фірми. Підпис, наприклад, передає відповідальність за матеріали зі складу до людини, яка одержує матеріали, звичайно це майстер цеху.
Як правило, не робиться спроби простежити витрати інших матеріалів, таких як допоміжні матеріали, мастила тощо, до конкретного замовлення. Ці непрямі матеріали відносяться на замовлення за допомогою нормативної ставки накладних витрат.
2.3 Картки обліку робочого часу
Прямі витрати на оплату праці також мають бути пов'язані з кожним окремим замовленням. Вони відносяться на окремі замовлення за допомогою картки обліку робочого часу. Коли робітник працює над конкретним замовленням, він або вона заповнює картку обліку робочого часу, яка визначає ім'я робітника, ставку заробітної плати, кількість годин, відпрацьованих на цьому замовленні та номер замовлення. Ці картки збираються кожного дня і передаються до відділу обліку витрат (виробничого обліку), де дана інформація використовується для віднесення прямих витрат на оплату праці на окремі замовлення. Знову ж таки, в автоматизованій системі віднесення витрат включає введення даних у комп'ютер.
Картки обліку робочого часу використовуються тільки для робітників, витрати на працю яких є прямими. Оскільки непрямі витрати на оплату праці є спільними для всіх замовлень, ці витрати належать до накладних витрат і розподіляються за допомогою однієї або більше нормативних ставок накладних витрат.
2.4 Інші документальні джерела
Використання калькулювання на основі діяльності для віднесення накладних витрат на замовлення чітко вимагає від компанії відстежувати більше ніж один чинник діяльності. Ці інші бази віднесення витрат треба також обліковувати. Тобто фактична кількість інших використаних чинників витрат (наприклад, машино-години, кількість замовлень на закупівлю, кількість переналагоджень обладнання) повинна бути зібрана й віднесена до відомостей обліку витрат за замовленнями. Якщо кількість чинника вже облікована (наприклад, кількість замовлень на закупівлю), то новий первинний документ не потрібен. Проте, якщо чинник витрат не відстежується, треба розробити новий первинний документ. Наприклад, первинний документ, який буде відстежувати машино-години, використані кожним замовленням, може бути змодельованим на картках обліку робочого часу.