По продаже иностранной валюты составляются следующие бухгалтерские записи:
1) На стоимость иностранной валюты, подлежащей продаже: Д-т сч.57 «Переводы в пути»; К-т сч.52 «Валютные счета», субсчет 1 или 2;
2) На расходы, связанные с продажей иностранной валюты: Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», К-т сч.51 «Расчетные счета» и др.;
3) На сумму выручки за проданную иностранную валюту: Д-т сч.51 «Расчетные счета», К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы»;
4) На стоимость проданной иностранной валюты: Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», К-т сч.57 «Переводы в пути»;
5) Списание прибыли, полученной от продажи иностранной валюты: Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», К-т сч.99 «Прибыли и убытки»;
6) Списание убытка, полученного от продажи иностранной валюты: Д-т сч.99 «Прибыли и убытки», К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы».
В любых случаях, учет инвалюты отражается в двух оценках: в валюте иностранного государства и в валюте РФ (национальной).
Отделение банка уведомляет предприятие о движении инвалюты по его лицевому счету выпиской, как из транзитного, так и из текущих счетов. На основании выписок из текущих валютных счетов ведется журнал-ордер №2/1 для оборотов по кредиту и ведомость №2/1 - по дебету. По валютному счету необходимо также вести карточки аналитического учета по наименованиям валют.
Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.
Указанные суммы на командировочные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость работ, услуг, продукции. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой начисленной командируемому заработной платы для определения подоходного налога.
Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета он утверждается руководителем предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.
На каждом предприятии ведется специальный журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку лицом, назначенным приказом руководителя предприятия.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 ”Расчеты с подотчетными лицами”. Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.
Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.
При наличии внешнеэкономических связей в бухгалтерии может возникнуть необходимость учета расходов по загранкомандировкам. Их оплата производится по нормативам, установленным Министерством финансов РФ. В зависимости от цели командировки расходы включаются или в себестоимость работ, услуг, продукции (Д-т сч.20), или в стоимость приобретаемого импортного оборудования (Д-т сч.07-2), нематериальных активов (Д-т сч.04), материалов (Д-т сч.10) либо товаров (Д-т сч.41) с К-та счета 71-2 ”Расходы с подотчетными лицами по загранкомандировкам”. Записи на счетах производятся как по видам валют, так и в рублевом эквиваленте. Остатки валют в подотчете подлежат переоценке с отнесением результата на счет 99 ”Прибыли и убытки”.
Денежное обращение представляет собой непрерывное движение денег в процессах: формирование бюджетных доходов и расходов; оплаты труда и услуг; покупки-продажи товаров; оказания банковских услуг и операций на фондовом и валютном рынках; накопления запасов и формирования сбережений.
Денежный оборот «представляет собой совокупность всех платежей в наличной и безналичной формах, выступая в функции средства обращения и средства платежа, за определенный период времени. Он включает товарный оборот, нетоварный оборот и перераспределительные операции, распределяясь по нескольким денежным потокам: товарным, трудовым, финансовым и кредитным» [7;43].
В управлении денежным оборотом важное значение имеет механизм, обеспечивающий единство двух его сфер – наличной и безналичной. Оно состоит в том, что его теоретическую основу представляет одно и тоже название денежной единицы и масштаба цен, а переход денег из одной формы в другую во всех случаях осуществляется через кассу банка, предприятия, учреждения.
Наиболее полный учет денежного оборота осуществляют банки, обеспечивая операции по счетам клиентов и подавляющую часть расчетов с населением. Через банковские счета проходит весь оборот, проводимый в безналичном порядке, и часть налично-денежного оборота. Расширение сферы безналичных расчетов позволяет сокращать издержки обращения, экономить наличные деньги, уменьшать их потребность для обслуживания товарного обращения, повышать контроль за операциями предприятий, соблюдением ими налоговой, платежной и расчетной дисциплины.
В зависимости от содержания операций расчеты производятся по товарным операциям, если предприятие выступает поставщиком своей готовой продукции или заготовляющим товарно-материальные ценности, и по нетоварным операциям, связанным только с движением денежных средств, т.е. с погашением задолженностей бюджету, банку, органам социального страхования и обеспечения, работникам и т.д.
Предприятия, поставщики и покупатели в зависимости от местонахождения производят иногородние и одногородние расчеты. Формы безналичных расчетов устанавливает Центральный банк РФ.
Выбор наиболее рациональной формы расчетов позволит сократить разрыв между временем получения покупателями товарно-материальных ценностей и совершением платежа, ликвидировать образование необоснованной кредиторской задолженности и рост остатков товарно-материальных ценностей в пути.
Предприятия, учреждения, независимо от организационно – правовой формы хранят свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях. Наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий. Денежная наличность сдается ими непосредственно в кассы учреждения банков через объединенные кассы при предприятиях. Наличные денежные средства могут сдаваться предприятием на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и др. ценностей.
Порядок и сроки сдачи наличных денег «устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителем исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков»[5;40].
Важное значение имеет согласование предприятиями с обслуживающими учреждениями банков сроков выдачи денежной наличности на заработную плату, выплаты социального характера и стипендий. Для равномерного использования кассовых ресурсов и упорядочения выдач наличных денежных средств в учреждениях банков ежегодно составляется календарь выдач наличных денег на зарплату и выплаты социального характера (по дням) на основании сведений предприятий о размерах и сроках выплаты зарплаты.
В целях максимального привлечения наличных денег в свои кассы за счет своевременного и полного сбора денежной выручки от предприятий учреждения банков не реже одного раза в два года проверяют соблюдение определенного Банком России порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью.