При оформлении кассовых документов должны соблюдаться установленные требования. В частности, в кассовых документах не допускаются подчистки, помарки или исправления, а все реквизиты, содержащиеся в них, должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, или заменяющих их документов, на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи денег подписываются кассиром, а прилагаемые к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи заработной платы и других выплат в установленные сроки. Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, правильность нумерации кассовых документов, проверяется полнота и своевременность произведенных кассиром операций.
Информация о всех фактах поступления и выдачи наличных денег организации на основании приходных и расходных кассовых ордеров с указанием корреспондирующих счетов, а также от кого и за что имели место поступления денежных средств, кому и на какие цели они были выданы обобщается в кассовой книге. Записи в кассовую книгу производятся по мере совершения кассовых операций, оформленных первичными документами.
Каждая организация имеет только одну кассовую книгу, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, а сама книга опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах под копирку (вторые из них – отрывные и служат отчетом кассиру). Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются, сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.
В кассовой книге фиксируется остаток денежных средств на начало дня, который соответствует остатку на конец предыдущего дня, а также приход и расход денежных средств за день. Приход денежных средств в течение дня отражается согласно приходным кассовым документам, определяется общая сумма поступления за день, расход денежных средств за день отражается на основании расходных кассовых документов, подсчитывается общая сумма расхода денежных средств из кассы за день.
В конце рабочего дня ежедневно кассир подсчитывает итоги кассовых операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным прилагаемых к нему документов, подсчета итогов операций за день и остатка на начало и конец рабочего дня. Должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка с соответствующими выписками банка по расчетному и другим счетам организации. После проверки кассового отчета в нем проставляются номера корреспондирующих счетов в специальных графах, отведенных для этой цели.
Если в расходных кассовых ордерах нет расписки получателя денежных средств, то оформленная таким образом выдача денег из кассы считается неправомерной, а сумма взыскивается с кассира как недостача. Если наличные деньги не оформлены приходными кассовыми ордерами, то они рассматриваются как излишек кассы и относятся на прибыль организации.
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса». По дебету счета отражается остаток денежных средств и денежных документов в кассе, а также все суммы поступления наличных денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту - суммы выданных наличных денежных средств и денежных документов.
Счет 50 «Касса» имеет следующие субсчета: 1 «Касса организации», 2 «Операционная касса», 3 «Денежные документы».
Субсчет 1 «Касса организации» применяется для учета движения денежных средств в кассе.
Субсчет 2 «Операционная касса» используют организации (почтовые отделения, железнодорожные кассы, пристани, приемные пункты службы быта и др.), которые осуществляют наличные денежные расчеты за выполненные работы и услуги с физическими и юридическими лицами по счетам, квитанциям и др. расчетным документам. Этот субсчет применяется торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов.
Субсчет 3 «Денежные документы» используется для учета оплаченных денежных документов - авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной пошлины.
- поступления денежных средств и денежных документов в кассу оформляются бухгалтерскими записями:
- при получении денежных средств по чекам с расчетных, валютных и специальных счетов в кредитных организациях: Д-т сч.50 «Касса» субсчет 1, К-т сч.51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках»;
- при получении денежных средств в результате погашения дебиторской задолженности покупателями и заказчиками, подотчетными лицами, учредителями, разными дебиторами и отдельными структурными подразделениями организации: Д-т сч.50 «Касса» субсчет 1, К-т счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 75 «Расчеты с учредителями», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты»;
- при получении денежных средств в результате предоставленных кредитов и займов: Д-т сч.50 «Касса» субсчет 1, К-т сч.66 «Расчеты, по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
- при получении в кассу организации вкладов от участников простого товарищества в уставный капитал, средств целевого назначения, используемых в качестве источников финансирования конкретных мероприятий: Д-т сч.50 «Касса» субсчет 1, К-т счетов 80 «Уставный капитал», 86 «Целевое финансирование»;
- при получении в кассу организации выручки от продажи товаров, работ и услуг, а также при отражении операционных и внереализационных доходов, при оприходовании излишков денежных средств, выявленных при их инвентаризации: Д-т сч.50 «Касса» субсчет 1, К-т счетов 90 «Продажа», субсчет 1 «Выручка», 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы», 99 «Прибыли и убытки».
Расходование денежных средств и денежных документов из кассы оформляются бухгалтерскими записями:
- при сдаче на расчетные и другие счета в банках выручки от продажи продукции и товаров; взносе своевременно неполученной заработной платы работниками организации, а также сверхлимитной денежной наличности, образовавшейся в результате различных хозяйственных операций: Д-т счетов 51 «Расчетные счета»,52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», К-т счета 50 «Касса», субсчет 1 или субсчет 2;
- при осуществлении расчетных операций, следствием которых является прекращение обязательств организации (погашение кредиторской задолженности поставщикам и подрядчикам; кредитным организациям и другим заимодавцам по краткосрочным кредитам и займам; по налогам и сборам в бюджеты всех уровней; по страховым взносам в государственные внебюджетные фонды; по заработной плате персоналу предприятия; разным кредиторам; структурным подразделениям предприятия): Д-т счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», К-т счета 50 «Касса», субсчет 1;
- при осуществлении расчетных операций, следствием которых является возникновение дебиторской задолженности (выдача авансов и предварительная оплата поставщикам и подрядчикам; выдача предоставленного работнику организации займа на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство и другие цели; недостача денежных средств, выявленная в результате инвентаризации кассы): Д-т счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 1 «Расчеты по предоставленным займам», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», К-т сч.50 «Касса»;
- при расходовании денежных средств по прочим операциям (выплата начисленных сумм доходов от участия в организации учредителям (кроме работников организации); возврат имущества участникам простого товарищества в связи с прекращением его деятельности; выкуп акционерным обществом акций, принадлежащих акционерам; списание потерь денежных средств в кассе, возникших в связи с чрезвычайными обстоятельствами хозяйственной деятельности): Д-т сч.75 «Расчеты с учредителями» субсчет 2 «Расчеты по выплате доходов», 80 «Уставный капитал», 81 «Собственные акции (доли)», 99 «Прибыли и убытки», К-т счета 50 «Касса».
- при выдаче денежных документов из кассы: оплаченных авиабилетов, марок государственной пошлины и др. денежных документов: Д-т счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», К-т счета 50 «Касса» субсчет 3.