Учет расходования горюче-смазочных материалов, специальных жидкостей, смазочных материалов на техническое обслуживание и ремонт подвижного состава и технологического оборудования производится начальником производства (мастерских) и ведется помесячно по ведомости (форма ведомости приведена в приложении № 8 к Инструкции по ГСМ, на автотранспортных предприятиях ведомость ведется по форме карточки приложения № 1 к Инструкции по автотранспорту) на каждую марку топлива и смазочных материалов.
Заполненные ведомости подписываются начальником производства и после проверки отделом (группой) топливно-энергетических ресурсов, утверждаются руководством предприятия и передаются вместе с приложенными к ним приходно-расходными документами в бухгалтерию предприятия.
Учет талонов осуществляется в книге движения талонов по форме № 6-нп в количественном выражении по маркам и купюрам (приложение № 9 к Инструкции по ГСМ).
Основанием для отражения в бухгалтерском учете операций по движению топлива по талонам служит составляемый материально-ответственным лицом отчет о движении талонов по форме № 7-нп (приложение № 10 к Инструкции по ГСМ), а также отчеты о движении нефтепродуктов по форме приложения № 5 к Инструкции по ГСМ (форма № 4 Инструкции по автотранспорту).
Списание израсходованных ГСМ на затраты производства оформляется соответствующими первичными учетными документами (в частности, путевыми листами). В соответствии с пунктом 7.9. Инструкции по учету ГСМ являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива. Указанные ведомости принимаются к учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях работником предприятия, ведущим оперативный учет топлива, делается соответствующая отметка.
Списание ГСМ, использованных для профилактики или ремонтных работ производится на основании лимитно-заборных карт, накладных на отпуск, актов на проведение работ.
Стоимость израсходованных ГСМ отражается в бухгалтерском учете следующими записями по счетам учета:
дебет счета 20 «Основное производство» кредит счета 10 – стоимость ГСМ, отнесенных на затраты основного производства, а именно производства, продукция (работы, услуги) которого явились целью создания организации;
дебет счета 23 «Вспомогательные производства» кредит счета 10 — стоимость ГСМ, отнесенных на затраты вспомогательного производства, а именно производства, которое является вспомогательным (подсобным) для основного производства организации (подразделения по обеспечению основного производства электроэнергией, паром, газом, воздухом; транспортное обслуживание, ремонт основных средств; изготовление инструментов, штампов, запасных частей, строительных деталей, конструкций или обогащение строительных материалов; возведение (временных) нетитульных сооружений; лесозаготовки; лесопиление и т.п.);
дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы» кредит счета 10 — стоимость ГСМ, отнесенных на расходы по обслуживанию основных и вспомогательных производств организации;
дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» кредит счета 10 — стоимость ГСМ, отнесенных на расходы для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом;
дебет счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» кредит счета 10 – стоимость ГСМ, отнесенных на расходы обслуживающих производств и хозяйств (организаций жилищно-коммунального хозяйства, включая общежития, прачечные, бани; пошивочные и прочие мастерские бытового обслуживания; столовые и буфеты; детские дошкольные учреждения; дома отдыха; санатории и другие учреждения оздоровительного и культурно-просветительского назначения);
дебет счета 44 «Расходы на продажу» кредит счета 10 – стоимость ГСМ, отнесенных на расходы, связанные со складской деятельностью промышленных предприятий, а также стоимость ГСМ, использованных в рамках своей основной деятельности предприятиями торговли и общественного питания;
дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» кредит счета 10 – стоимость ГСМ, отнесенных на внереализационные и операционные расходы организации (пункты 11 и 12 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 года № 33н);
дебет счета 99 «Прибыли и убытки» кредит счета 10 – стоимость ГСМ, отнесенных к чрезвычайным расходам организации (пункт 13 ПБУ 10/99).
Для отнесения затрат на приобретенные ГСМ на затраты производства необходимо подтвердить производственный характер их использования.
Для этого прежде всего необходимо правильное оформление путевых листов и осуществление контроля за соблюдением норм расходования ГСМ.
С 1 января 1999 года постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ на автомобильном транспорте, а также указания по их применению и заполнению, обязательные к применению согласно статьи 9 Закона о бухгалтерском учете всеми предприятиями, учреждениями и организациями.
Среди них — путевой лист легкового автомобиля (форма № 3); путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец); путевой лист легкового такси (форма № 4); путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-с, № 4-п); путевой лист автобуса (форма № 6); путевой лист автобуса не общего пользования (форма № 6 спец.); журнал учета движения путевых листов (форма № 8); товарно-транспортная накладная (форма № 1-т).
В обязательном порядке в оформленных путевых листах должны найти свое отражение показания счетчика на начало и конец рабочего дня и маршруты передвижения.
При заполнении путевых листов грузового автотранспорта необходимо руководствоваться также приложением № 7 «Порядок изготовления, заполнения и обработки путевого листа для грузового автомобиля» к Инструкции о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденной Минфином СССР, Госбанком СССР, ЦСУ СССР, Минтрансом РСФСР от 30 ноября 1983 года № 156, 30, 354/7, 10/998.
При этом не следует забывать, что передвижение грузовых автомобилей, а следовательно и производственный характер расходуемых ГСМ могут быть подтверждены товарно-транспортными накладными, выданными водителю заданием, заказом или заявкой, данные которых отражаются в графах «Задание водителю» путевого листа.
Для избежания конфликтных ситуаций следует обратить внимание на следующее:
путевые листы заполняются по строго установленной форме;
листы следует оформлять не более чем на один день или на одну поездку (при длительных перевозках), по окончании дня или выполнения перевозки (задания) листы закрываются;
по возможности отражать все передвижения, связанные с выполнением перевозок или служебных заданий и избегать общих фраз типа «выполнение служебного задания» и т.п.
При наличии в организации персонального служебного автомобиля руководителя (заместителей, других работников), расходы на ГСМ при выполнении служебных (деловых, представительских) поездок могут также относиться на затраты производства (в том числе и в целях налогообложения), Расходы же на поездки частного характера следует производить за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации. Распределение соответствующих долей производится также на основании путевых листов.
Руководителем организации может быть принято решение об отнесении на затраты производства в целях налогообложения затрат на ГСМ в пределах существующих норм расходования. В таком случае сверхнормативный расход относится за счет виновных в перерасходе водителей (при наличии их вины), за счет собственных средств организации, или опять же за счет затрат на себестоимость (при образовании перерасхода по техническим причинам из-за неисправности автомобиля).
Списание стоимости израсходованных ГСМ в соответствии с пунктом 16 ПБУ 5/01 осуществляется по одному из следующих методов оценки запасов (при этом в обязательном порядке по конкретному наименованию использование того или иного метода производится в течение отчетного года):
по средней себестоимости;
по себестоимости первых по времени приобретения ГСМ;
по себестоимости последних по времени приобретения ГСМ;
В соответствии с пунктом 78 Методических указаний по учету МПЗ применение таких способов оценки выбывающих запасов, как средняя себестоимость, ФИФО и ЛИФО, может осуществляться следующими вариантами:
- исходя из среднемесячной фактической себестоимости (взвешенная оценка), в расчет которой включаются количество и стоимость запасов на начало месяца и все поступления за месяц (отчетный период);
- путем определения фактической себестоимости запасов в момент их отпуска (скользящая оценка), при этом в расчет средней оценки включаются количество и стоимость запасов на начало месяца и все поступления до момента отпуска.
Применение скользящей оценки должно быть экономически обосновано и обеспечено соответствующими средствами вычислительной техники. Вариант исчисления средних оценок фактической себестоимости запасов должен раскрываться в учетной политике организации.
В случае значительной трудоемкости учетных работ при оценке запасов по способу средней себестоимости, способу ФИФО и способу ЛИФО, согласно пункту 79 Методических указаний по учету МПЗ допускается принимать для расчета только договорную цену запасов.
В связи с этим стоимость израсходованных и потому подлежащих списанию с учета ГСМ в соответствии с пунктом 16 ПБУ 5/01 и пунктом 78 Методических указаний по учету МПЗ может оцениваться одним из следующих методов:
· по средней взвешенной себестоимости;
· по средней скользящей себестоимости;
· по себестоимости первых по времени приобретения ГСМ (метод ФИФО) во взвешенной оценке;