Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Управленческие документы составляют основу документации университета. Они имеют универсальный характер.
Управленческая документация подразделяется на несколько видов:
- организационная (уставы, положения, договоры, регламенты, инструкции, правила и т.д.);
- распорядительная (постановления, распоряжения, приказы, указания, договоры, протоколы);
- информационно-справочная (письма, факсы, телеграммы, телефонограммы, акты, справки, докладные записки);
- по личному составу (трудовые контракты, приказы, заявления, трудовые книжки и т.д.).
В качестве примера можно рассмотреть один из документов, например, заявление.
Заявление – это документ, адресованный университету или другому должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнения, переводе, предоставлении отпуска, просьбой о зачислении на курсы и т.д. В Приложении предоставлен пример заявления.
Как правило, заявление пишется от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном университетом.
Заявление имеет следующие реквизиты:
1) Адресат (тот, кому направлен документ);
2) Заявитель (от кого направлено);
3) Наименование вида документа – заявление;
4) Основной текст;
5) Дата;
6) Подпись заявителя;
7) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
8) Подпись адресата.
Заявление является одним из важнейших документов на любом предприятии и одним из самых часто применяемых. Именно поэтому правильное составление и написание заявления – это необходимое умение для каждого человека.
Глава 2. Учебная практика по информатике и информационным технологиям
Умение работать на компьютере очень важно как в повседневной, так и в профессиональной сферах жизни. Именно поэтому для любого специалиста и студента-выпускника это умение обязательно. Одной из важнейших частей учебно-ознакомительной практики является учебная практика по информатике и информационным технологиям, чья цель выравнивание навыков работы на персональном компьютере, а так же их расширение и закрепление. Большое внимание уделяется изучение пакетов прикладных программ, ориентированных на обеспечение решения управленческих задач на предприятии отрасли.
В ходе прохождения данной части практики студенты изучают специальные программы, которые будут описаны ниже.
2.1. Поиск документов
Поиск информации представляет собой процесс выявления в среди множества имеющихся документов тех, которые необходимы. Это такие документы (тексты), которые посвящены указанной теме (предмету), удовлетворяют заранее определенному условию поиска (запроса) или содержат необходимые факты, сведения, данные.
Процесс поиска включает последовательность операций, направленных на сбор, обработку и предоставление необходимой информации пользователю.
В общем случае поиск информации состоит из четырех этапов:
1) Определение (уточнение) информационной потребности и формулировка информационного запроса;
2) Определение совокупности возможных источников информации;
3) Извлечение информации из выявленных источников (информационных массивов);
4) Ознакомление с полученной информацией и оценка полученных результатов.
Помимо поиска внутри компьютера или сети, существует и внешний поиск, полнотекстовой поисковик, называемый интернет – поисковик (например, yandex.ru, или qooqle.ru, или mail.ru). В основном, полнотекстовой поиск использует предварительно построенные индексы (для ускорения поиска). Наиболее распространенной технологией для индексов полнотекстового поиска являются инвертированные индексы.
Существует и другая разновидность поиска – поиск по метаданным. Он представляет собой поиск по неким атрибутам документа, дата создания, размер, автор и т.д. Пример поиска по реквизитам – диалог поиска в файловой системе (например, MSWindows).
2.2. Программа «Microsoft Excel»
В MicrosoftExcel вплоть до 2003 версии включительно, использовался свой собственный бинарный формат файлов (BIFF) в качестве основного.Excel 2007 использует MicrosoftOfficeOpenXML в качестве своего основного формата.
Ценной возможностью Excel является возможность писать код на основе Visual Basic для приложений (VBA). Этот код пишется с использованием отдельного от таблиц редактора. Управление электронной таблицей осуществляется посредством объектно-ориентированной модели кода и данных. С помощью этого кода данные входных таблиц будут мгновенно обрабатываться и отображаться в таблицах и диаграммах (графиках). Таблица становится интерфейсом кода, позволяя легко работать изменять его и управлять расчётами.
Несмотря на то, что Excel 2007 поддерживает и направлен на использование новых XML-форматов в качестве основных, он по-прежнему совместим с традиционными бинарными форматами. Кроме того, большинство версий MicrosoftExcel могут читать CSV, DBF, SYLK, DIF и другие форматы.
Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel) — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.
2.3. Программа «1С: Предприятие»
Одна из важнейших программ - «1 С: Предприятие». Данная программа – программный продукт, предназначенный для быстрой разработки прикладных решений. Технологическая платформа «1С: Предприятие» не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), использующих единую технологическую платформу. Платформа и прикладные решения, разработанные на её основе, образуют систему программ «1С:Предприятие», которая предназначена для автоматизации различных видов деятельности, включая решение задач автоматизации учёта и управления на предприятии (КИС).
Программа «1С: Предприятие» может работать в четырех режимах:
1) Предприятие – режим использования информационной базы. В этом режиме работают обычные пользователи, вводят данные, печатают отчеты и т. д. В этом режиме нельзя редактировать структуру конфигурации.
2) Конфигуратор – режим конфигурирования (программирования). В этом режиме работают программисты, создают новые справочники, отчеты, пишут программные модули. Вводить данные в информационную базу в этом режиме нельзя.
3) Монитор – режим наблюдения за пользователями, работающими в данный момент с информационной базой. Все операции с информационной базой регистрируются в Журнале регистраций. В режиме Монитор можно получить протокол всех операций совершенных конкретным пользователем, над конкретным объектом, а также можно задать другие условия фильтра.
4) Отладчик – режим для программистов, когда у них что-то не ладится с программой. Здесь есть возможность отследить как выполняется программа буквально по шагам. При этом программа выполняется в режиме Предприятие.
Для работы с программой необходимо пользоваться строкой в меню <1С: Предприятие>. Все остальные компоненты служат для настройки и мониторинга работы программы и используются специалистами по системе «1С: Предприятие».
Функционирование системы «1С: Предприятие» делится на два разделенных во времени процесса – настройку (конфигурирование) и непосредственную работу пользователя по ведению учета или выполнению расчетов. Поэтому всю работу с системой можно разделить на два этапа, которые могут произвольно чередоваться: