Выдача наличных денег из кассы предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером предприятия. (информация взята из Положения о бухгалтерии ООО «Энерготехмонтаж ТД»).
Расчеты с заказчиками осуществляются через банк по безналичному расчету и регулируется соответствующим договорами.
К расчетам с покупателями и заказчиками в ООО «Энерготехмонтаж ТД» относятся расчеты за продажу выпускаемой продукции. Для учета операций расчетов с покупателями применяются сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Этот счет предназначен для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками.
Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов) и т.п. При этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно.
К счету 62 открыты следующие субсчета:
62-1 «Расчеты в порядке инкассо», отражаются обязательства по предъявленным к покупателям и заказчикам счетам за отгруженную в их адрес продукцию, выполненные работы и принятым банком к оплате расчетным документам;
62-2 «Расчеты плановыми платежами» - используется ООО «Энерготехмонтаж ТД» для отражения операций с магазинами и организациями, с которыми заключены долгосрочные договора. Расчеты с такими покупателями производятся ежемесячно с корректировкой в конце квартала по фактически выполненным обязательствам;
62-4 «Расчеты по авансам полученным», где отражаются операции по полученным авансам.
В ООО «Энерготехмонтаж ТД» для отражения основных операций по расчетам с покупателями и заказчиками используются следующие проводки по продаже продукции по моменту отгрузки.
| Д-т сч. 62 | К-т сч. 90/1 | отгрузка продукции по продажной цене |
| Д-т сч. 50, 51, 52 | К-т сч. 62 | получение платежей за проданную продукцию |
Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в ООО «Энерготехмонтаж ТД» ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету и по каждому покупателю и заказчику (при расчетах плановыми платежами).
Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» обеспечивает возможность получения необходимых данных по: покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным.
При приобретении материально-производственных запасов через подотчетных лиц, которые являются материально ответственными, они получают авансом денежные средства из кассы для покупки материальных ценностей. Подотчетное лицо может закупать материальные запасы двумя способами:
- денежные средства вносятся материально ответственным лицом от имени организации в кассу продавца по приходному кассовому ордеру, при этом продавцом выписываются накладная и счет-фактура на приобретенные запасы. В этом случае сумма НДС для ее зачета (возмещения из бюджета) во всех первичных документах должна быть выделена отдельной строкой (п.16 Инструкции № 39);
- при покупке материальных ценностей в магазине розничной торговли материально ответственное лицо пробивает чек на покупку, тогда как продавец выписывает товарный чек. В этом случае НДС, даже если он выделен в первичных учетных документах, к зачету не принимается, а включается в первоначальную стоимость материально – производственных запасов (как и другие невозмещаемые налоги).
Также материально-производственные запасы, в том числе и продукция для продажи, приобретаются безналичным путем.
Для учета товаров, поступающих от поставщиков, в качестве первичного документа в ООО «Энерготехмонтаж ТД» применяется накладаная и счет-фактура.
Отражение операций на счетах бухгалтерского учета ООО «Энерготехмонтаж ТД» через кассу осуществляется следующим образом:
Д-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами", К-т сч. 50 "Касса" - денежные средства для покупки материалов выданы под отчет;
Д-т сч. 10 "Материалы", К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - материал по ценам поставщика согласно договору купли – продажи с учетом НДС и налога с продаж оприходован на склад (эта сумма указывается в гр. 8 ф. № М-4);
Д-т сч. 50 "Касса", К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - подотчетным лицом возвращен остаток неиспользованных денежных средств;
Д-т сч. 20 "Основное производство", К-т сч. 10 "Материалы" - материалы отпущены для использования в производстве.
Как и у многих предприятий у ООО «Энерготехмонтаж ТД» существует дебиторская задолженность. В последнее время многие крупные отечественные организации в рамках системы внутреннего контроля создают систему управления дебиторской и кредиторской задолженностью. Мы рассмотрим в качестве мероприятий по совершенствованию бухгалтерского учета оборотных активов систему управления дебиторской задолженности.
Такая система предполагает широкое применение досудебного порядка урегулирования возникших споров в случаях, предусмотренных законодательством для данной категории споров. При внедрении такой системы основным условием является бухгалтерский учет задолженности на конкретную дату и ее своевременная инвентаризация.
В экономически развитых странах на предприятиях и фирмах, имеющих подразделения по управлению дебиторской и кредиторской задолженностью, персонал которых специализируется на урегулировании споров, связанных с их возникновением, не существует такой проблемы, как "невзысканная задолженность".
Для создания системы управления дебиторской и кредиторской задолженностью необходимо следующее.
1. Наличие у специалистов организации, в первую очередь бухгалтеров, занимающихся обслуживанием системы управления дебиторской и кредиторской задолженностью, специальной профессиональной подготовки и навыков в области экономики, налогов и управления финансами. Наличие таких качеств предполагает, в частности, бдительность, скрупулезное и грамотное ведение записей по "сомнительным" счетам, по которым дебиторская задолженность распределяется в зависимости от того, насколько просрочена ее выплата.
2. Разработка такой формы контракта с покупателями, заказчиками (потребителями услуг), в которой должны быть предусмотрены существенные условия, определяющие его исполнение, включая порядок взаиморасчетов. Хотя в настоящее время (в условиях неплатежей) предпочтение отдается предоплате, наиболее формализованными могут быть расчеты при помощи различных видов аккредитива, простого и переводного векселя и т.д.
3. Оценка кредитоспособности партнера на основе аккумулирования и анализа кредитной информации из различных внутренних и внешних источников, а также собственного опыта общения с покупателями и информации кредитного учреждения потенциального партнера по бизнесу.
4. Оптимальная организация процесса реализации продукции (работ, услуг), включая установление наиболее благоприятного периода расчетов с организациями-контрагентами.
5. Установление предельной суммы возможных сделок на основе минимизации количества сомнительных долгов и максимизации прибыли.
6. Получение долгов с покупателей и своевременное проведение взаиморасчетов в погашение собственной кредиторской задолженности.
7. Своевременная инвентаризация расчетов и обязательств с последующей выверкой взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами.
8. Получение необходимой информации о партнере из официально публикуемой финансовой отчетности.
9. Прогнозная оценка уровня финансовой устойчивости партнера.
10. Широкое использование скидок при досрочной оплате покупателем товаров (работ, услуг).
Особой профессиональной подготовки от бухгалтеров требует проведение инвентаризации расчетов. Эта процедура является одним из важнейших условий правильного управления дебиторской и кредиторской задолженностью. Инвентаризации должны ежегодно подвергаться расчеты с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, расчеты с бюджетом, поставщиками и покупателями, подотчетными лицами, персоналом, другими дебиторами и кредиторами.
Специфика проверки состоит в том, что эффективное ее проведение сопряжено с рассмотрением не только чисто бухгалтерских, но и правовых аспектов, которые в совокупности требуют от внутренних аудиторов соответствующих знаний в области юриспруденции, экономики, бухгалтерского учета и аудита.
Проверяя расчеты, возникшие в результате осуществления предприятием хозяйственной деятельности, внутренний аудитор должен установить причины возникновения дебиторской и кредиторской задолженности. Если суммы задолженности значительны и по счетам учета расчетов не наблюдается их движения, это свидетельствует о нарушении финансовой и расчетной дисциплины в организации.