При сальдовом методе связь количественно-сортового учета готовых изделий на складе с их учетом в суммовом выражении в бухгалтерии осуществляется с помощью ведомости учета остатков продукции на складе.
В конце месяца ведомость передается на склад для проставления остатков готовой продукции в количественном выражении на конец месяца из карточек (книг) складского учета по каждому номенклатурному номеру. После этого она передается в бухгалтерию, где остатки таксируются и подсчитываются соответствующие их суммы.
Вместо ведомости остатков продукции на складе связующим звеном складского учета с учетом в бухгалтерии может служить отчет материально ответственного лица о движении готовой продукции на складе за месяц. Он составляется по итоговым данным карточек (книг) складского учета, в котором отражается движение по складу готовых изделий каждого номенклатурного номера в количественном выражении. В бухгалтерии отчет таксируется и по его данным составляется сортовая оборотная ведомость.
В условиях применения журнально-ордерной формы счетоводства в бухгалтерии ведут ведомость № 16 "Движение готовых изделий, их отгрузка и реализация".
В первом разделе ведомости № 16 формируются данные полной характеристики счета 43 "Готовая продукция" в двух оценках — фактической и учетной. Здесь определяется процентное отношение остатка на начало месяца плюс поступило из производства к учетной (плановой) их стоимости. Это процентное отношение используется бухгалтерией для определения фактической себестоимости продукции, отгруженной в отчетном месяце, возвращенной покупателями, и остатка ее на конец месяца. Остаток на конец месяца по фактической себестоимости необходим для последующей сверки с Главной книгой, а с книгами учета остатков на складах сверяется остаток по учетным ценам.
Аналитический учет отгруженной или отпущенной продукции ведется во втором разделе "Отгрузка, отпуск и реализация продукции и материальных ценностей" ведомости № 16 в разрезе покупателей (по каждому расчетно-платежному документу) и видов продукции и расходов, связанных с отгрузкой и реализацией продукции.
1.3. Учет отгрузки и реализации готовой продукции.
В настоящих условиях хозяйствования основное значение придается реализации продукции (работ, услуг) по договорам-поставщикам — важнейшему экономическому показателю работы, определяющему эффективность, целесообразность хозяйственной деятельности организации. От объема реализации при прочих равных условиях зависит и величина прибыли организации — одного из показателей ее деятельности.
В системе постановки бухгалтерского учета в организациях особое место занимает учет отгрузки и реализации готовой продукции, в задачи которого входят:
- постоянный контроль за выпуском готовой продукции (выполнением работ, оказанием услуг) по объему, ассортименту и качеству;
- полный и достоверный учет готовой продукции на складе, систематический контроль за ее сохранностью и состоянием запасов;
- контроль за выполнением договорных обязательств по отгрузке и реализации продукции, произведенных работ и оказанных услуг;
- своевременный и правильный учет отгруженной и реализованной продукции (работ, услуг); четкая организация расчетов с покупателями;
- своевременное предъявление покупателям расчетно-платежных документов и контроль за их оплатой;
- учет и контроль соблюдения сметы расходов на реализацию и других расходов, связанных с отгрузкой и реализацией продукции (работ, услуг);
- своевременное и достоверное определение результатов от реализации продукции (работ, услуг) и их учет;
- выявление рентабельности всей продукции и ее отдельных видов.
Под отгруженной (отпущенной) продукцией, выполненными работами и оказанными услугами понимают продукцию, работы, услуги, оформленные соответствующими документами (накладными, приемо-сдаточными актами и др.) по отгрузке готовых изделий, сдаче работ и услуг, а также передаче продукции для реализации на комиссионных и иных подобных началах.
Готовая продукция (работы, услуги) как правило, отгружается (выполняются) для покупателей в соответствии с договорами (контрактами) поставки и планом отгрузки. В соответствии с договорами отдел сбыта организации дает складу готовой продукции приказ об отгрузке изделий покупателям. Местным покупателям продукция отпускается по доверенности, а иногородним (если они сами не получают продукцию на месте) — по приказу-накладной, в которой дается распоряжение экспедиции, куда и каким способом отправить продукцию.
Все документы по отгруженной (отпущенной) готовой продукции, выполненным работам и оказанным услугам передаются в бухгалтерию или финансовый отдел, где выписываются платежные документы на имя покупателя (получателя). В частности, здесь оформляются счета-фактуры, платежные требования и платежные требования-поручения. С помощью этих документов доводится до сведения покупателя о факте отгрузки (отпуска) готовой продукции и требование ее оплаты.
Платежное требование-поручение выписывается поставщиком в трех или четырех экземплярах и состоит из двух частей. Первую часть заполняет поставщик, в которой указываются реквизиты плательщика и получателя, местонахождение их банков, назначение платежа, общее наименование товара, работ, услуг, сумма к оплате, в т.ч. НДС, подписи руководителя и главного бухгалтера получателя денежных средств и печать. Два первых экземпляра платежного требования-поручения высылаются почтой покупателю, который после проверки подписывает и первый экземпляр сдает в обслуживающий его банк для перечисления денежных средств поставщику продукции. К платежному требованию-поручению прилагаются счета-фактуры, квитанции транспортных накладных и др. Копии платежных требований-поручений (счетов-фактур) остаются в организации и служат основанием для учета отгруженных товаров.
Кроме того, не позднее десяти дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик должна представить организации-покупателю счет-фактуру по НДС.
При централизованной доставке продукции покупателям в ее получении со склада расписываются работники транспортно-экспедиционной службы. Указанная отправка продукции оформляется товарно-транспортной накладной.
Наличие и движение отгруженной продукции (товаров) учитываются на синтетическом активном счете 45 "Товары отгруженные". Па этом счете учитываются переданные транспортным или почтовым организациям, отгруженные собственным транспортом готовая продукция, товары и другие изделия в тех случаях, когда по условиям поставки или в соответствии с договором право владения и распоряжения грузом, риск ее случайной гибели (утраты) не переходит к покупателю в момент сдачи его к перевозке. Здесь также отражаются готовые изделия, переданные другим организациям для реализации на комиссионных и иных началах, стоимость тары, оплачиваемой покупателями сверх стоимости продукции, транспортные расходы (железнодорожный тариф, водный фрахт) независимо от того, возмещаются они покупателем сверх цены или включены в цену реализуемого товара, а также суммы по признанным претензиям, неустойкам и т.п., предъявленным покупателям за необоснованный отказ от оплаты отгруженной продукции, товаров, работ, услуг, транспортным организациям за недостачу и порчу груза. То есть указанный счет применяется в случае, если организация отражает реализацию продукции (работ, услуг) по мере ее отгрузки и оплаты покупателем (заказчиком).При отгрузке продукции в учете делаются следующие записи:
Д-т сч. 45 "Товары отгруженные"
К-т сч. 43 "Готовая продукция" — на фактическую производственную себестоимость (плановую, нормативную) отгруженной продукции;
К-т сч. 41 "Товары" — на фактическую себестоимость отгруженных товаров и др. счетов (20, 21, 23, 29).
По мере поступления денежных средств за отгруженную продукцию, товары, выполненные работы, оказанные услуги либо сообщения комиссионера о реализации переданных ему изделий составляются проводки:
а) Д-т сч. 51 "Расчетный, счет" (52, 55)
К-т сч. 90 "Реализация" — на стоимость по ценам реализации;
б) Д-т сч. 90 "Реализация"
К-т сч. 45 "Товары отгруженные" — на фактическую производственную себестоимость;
К-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам" — на начисленные налоги.
Расходы и услуги, возмещаемые покупателями, по мере их поступления в учете отражаются записью:
Д-т сч. 51 "Расчетный счет" (50, 52, 55) К-т сч. 45 "Товары отгруженные".
При отражении реализации по мере предъявления платежных документов покупателям за отгруженную продукцию, товары, работы, услуги счетом 45 "Товары отгруженные" не пользуются. В этом случае на основании предъявленных к оплате расчетных документов в учете делаются проводки:
а) Д-т сч. 62 "Расчеты, с покупателями и заки.пиками"
К-т сч. 90 "Реализация" — на стоимость продукции по ценам реализации с учетом НДС;
б) Д-т сч. 90 "Реализация"
К-т сч. 43 "Готовая продукция" (20, 21, 23, 29, 40, 41 и др.) — на фактическую производственную себестоимость;
К-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам" — на начисленные налоги.
По мере поступления денежных средств за ранее отгруженную продукцию делаются записи:
Д-т сч. 51 "Расчетный счет" (52, 55)
К-т сч. 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".
Аналитический учет отгруженной и отпущенной продукции предусматривает: необходимость текущей регистрации операций по отгрузке на основе предъявленных на инкассо или отправленных в адрес покупателей платежных документов (счетов-фактур, платежных требований, платежных требований-поручений и др.); наблюдение за оплатой грузов и продвижением товаров в случаях отказа от оплаты счетов; обобщение за каждый месяц произведенных записей в таком порядке, при котором видны бухгалтерские записи по синтетическим счетам и необходимые данные для составления отчетности.