Объекты аналитического учета в программе получили название субконто. Это обобщенное понятие является замечательным изобретением в организации системы аналитического учета. Материалы, товары, поставщики, подотчетные лица — все это — субконто. Субконто группируются по видам и спискам. Вид субконто — это справочник (список), строками которого являются объекты (субконто) данного вида.
Несмотря на то, что данная программа обеспечивает полный цикл автоматизации бухгалтерского учета, ее можно использовать совместно с другими программами. Если, к примеру, на предприятии имеется другая, более удобная система расчета заработной платы или учета товаров на складе, их можно использовать совместно с рассматриваемой программой. Для этого программа содержит функции выгрузки и загрузки проводок в текстовом формате. Проводки и итоги из программы “1-С: Бухгалтерия” можно переносить в другие программы.
Программа позволяет, описав один раз форму любого бухгалтерского документа и правила формирования его реквизитов, автоматически рассчитать и напечатать необходимое количество его экземпляров (с проводками по каждой строке документа).
Программа полностью исключает возможность ввода проводок без первичного документа, обеспечивает просмотр не только итоговых данных прямо со своего компьютера, но и обращение непосредственно к каждому исходному документу. Наличие в Журнале операций автоматически сформированных на основании данных первичных документов аналитических проводок по всем основным операциям позволяет отслеживать картину хозяйственного и финансового состояния на каждый момент времени.
Программа обеспечивает:
— ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия;
— ведение количественного и многовалютного учета;
— получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету;
— полную настраиваемость — возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, форм первичных документов и отчетности;
— возможность автоматической печати выходных и первичных документов.
Для повышения удобства работы пользователей программа включает:
— систему контекстной помощи с описанием возможных действий в каждом режиме;
— меню действий, содержащее сведения о действиях, доступных в текущем режиме, позволяющее выбрать любое из них;
—функцию ведения резервных копий информации;
— средства ведения архива документов;
— встроенный текстовый редактор и редактор документов произвольной формы;
— калькулятор с возможностью расчета на нем остатков и оборотов по счетам и субконто;
— табло счетов, позволяющее отслеживать в процессе работы интересующие сведения.
План счетов - основа ведения бухгалтерского учета. Перед тем как начать работу, необходимо просмотреть какая система счетов заложена в программу "1С: Бухгалтерия". При необходимости эта система счетов может быть откорректирована в соответствии с потребностями предпринимателя.
Для просмотра и корректировки плана счетов следует выбрать пункт главного меню Операции, а в ней - команду Счета. На экран будет выведен план счетов бухгалтерского учета. План счетов представляется в виде списка, имеющего четыре графы:
Код - код (номер) счета в соответствии с действующим планом счетов;
С/сч. - код (номер) субсчета (для основного счета эта графа пуста);
Наименование - наименование счета или субсчета;
Вид субконто - наименование вида объектов аналитического учета (субконто), если по данному счету (субсчету) ведется аналитический учет.
Список упорядочен по кодам (номерам) счетов и субсчетов. Просмотр, удаление, корректировка и ввод новой записи ведется, как и для всех списков. Быстрый поиск счета и субсчета осуществляется при вводе его номера с клавиатуры. При этом вводимый номер выводится в нижней строке окна, а курсор перемещается по графе Код.
При вводе нового счета (субсчета) в список счетов он будет помещен там по порядку. При вводе счетов с субсчетами сначала вводится строка с кодом счета, пустым кодом субсчета и в ней указывается наименование счета. Затем в строках с тем же кодом счета и кодами субсчетов вводится наименование субсчетов.
При наличии у счета субсчетов существует возможность ведения списка субконто по счету в целом или по каждому субсчету отдельно. В первом случае следует указать наименование субконто только для строки с наименованием счета, во втором - только для строк с наименованиями субсчетов.
Таким образом, на предприятии активно использующем векселя в своей деятельности, можно ввести в программу все счета и субсчета необходимые для отражения операций с векселями.
При проведении аудиторской проверки с использованием бухгалтерской программы следует помнить, что в данной программе нельзя изменять номера счетов или субсчетов, по которым имелись операции в текущем или в прошлых периодах.
Программа позволяет вести неограниченное количество объектов аналитического учета: по товарам, материалам, организациям, сотрудникам, основным средствам и т.д. Для обобщенного названия группы объектов аналитического учета в программе используется термин субконто. Список субконто выводится и корректируется командой Виды субконто пункта главного меню Операции. Его можно менять и при просмотре счетов бухгалтерского учета и при вводе операций.
Чтобы задать ведение аналитического учета по тому или иному синтетическому счету или субсчету, например субсчету “Векселя” к счету 62 “Расчеты с покупателями и заказчиками” следует в режиме просмотра счетов (команда Счета пункта главного меню Операции ) указать в графе Вид субконто наименование вида субконто, который будет связан с данным счетом или субсчетом. После этого при вводе проводок по данному счету или субсчету программа будет предлагать выбрать из соответствующего справочника объект, к которому относится проводка. Например, если к счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" прикреплен вид субконто “Векселя выданные”, то при вводе проводок по счету 76 программа предложит выбрать из списка вексель, к которому относится операция. Если нужного векселя в списке нет, список можно также дополнить. Каждый вид субконто может быть прикреплен к любому числу счетов и субсчетов.
Принципы работы со списком видов субконто (ввод новой записи, просмотр, корректировка, удаление) такой же как и для всех списков.
Обращение к списку значений субконто выполняется:
- при нажатии клавиши F3 из окна Виды субконто (при этом выводится список для того вида субконто, на котором установлен курсор);
- при вводе данных в журнал операций для проводок по тем счетам, по которым предусмотрено ведение аналитического учета;
- при корректировки плана счетов;
- при составлении стандартных отчетов.
Типовые операции предназначены для упрощения ввода проводок. С их помощью можно автоматизировать ввод стандартных или часто используемых операций и печатать необходимые первичные документы. Типовые операции представляются собой сценарии стандартных или часто повторяющихся действий.
При задании типовой операции в журнал операций помещается одна или несколько проводок, имеющих общую дату и содержание операции. Суммы проводок могут рассчитываться автоматически или запрашиваться при вводе типовой операции. Программа позволяет корректировать и дополнять список типовых операций и формулы для расчета сумм проводок.
Так например при частом использовании векселей для расчетов с покупателями можно задать типовую проводку : Дебет счета 62/3 Кредит счета 62/1 – получение векселя в счет оплаты.
Кроме того, программа позволяет формировать большое количество выходных документов. Для формирования выходных документов используются различные команды из пункта главного меню Отчетность. Выбор этих команд возможен после расчета итогов (команда Расчет итогов пункта главного меню Отчетность).
Оборотно-сальдовая ведомость содержит для каждого счета остатки на начало и на конец периода и обороты по дебету и кредиту за данный период. Список упорядочен по кодам счетов и субсчетов. В нижней строке ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам по всем счетам. В верхней части экрана выводятся полные названия счетов текущей строки и наименования субконто.
Если по счету, например “Расчеты с покупателями и заказчиками”, ведется аналитический учет по векселям, то можно получить оборотно - сальдовую ведомость по счету в разрезе субконто “векселя полученные”. Для этого надо установить курсор на нужный счет и нажать клавишу F3.
Если при просмотре оборотно-сальдовой ведомости необходимо получить полные данные об операциях по конкретному счету, можно вывести карточку счета. Для этого надо установить курсор на требуемый счет и нажать клавишу F5
В карточку включаются все операции с данным счетом, а также остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции.
Если для выбранного счета ведется аналитический учет, на экран выводится соответствующий список объектов аналитического учета. Можно вывести карточку по конкретному субконто, установив на нужный субконто курсор и нажав клавишу ENTER, или по всем субконто, нажав клавишу F8.