Система автоматизированного учета расходов на реализацию на базе “1С Предприятие” обеспечивает:
· учет затрат и результатов деятельности по центрам ответственности (структурным подразделениям);
· учет расходов по их видам в соответствии с применяемыми классификациями;
· исчисление показателей, характеризующих нерациональное использование и потери всех видов ресурсов;
· ретроспективный и оперативный анализ с помощью имитационных и оптимизационных моделей;
· обобщение данных синтетического учета расходов.
В информационном плане выделенные задачи тесно связаны между собой и задачами других комплексов системы автоматизации бухгалтерского учета (АБУ). Комплекс задач «Учет расходов на реализацию» использует данные системы автоматизированного учета товарных операций; системы автоматизированного учета заработной платы, других функциональных задач АБУ; показатели справочных массивов и нормативные данные. В связи с этим решение рассматриваемого комплекса задач предусматривает информационные отношения с задачами следующих функциональных комплексов подсистемы АБУ: учет товарных операций; учет денежных средств; учет расчетных и кредитных операций; учет расчетов с рабочими и служащими; сводный учет и составление отчетности. Причем связи с задачами всех комплексов, кроме последнего, являются входящими.
В организации автоматизированного учета издержек обращения имеются свои специфические особенности, вытекающие из характера регистрации операций по счету 44 «Расходы на реализацию». Информация, отражаемая на счетах учета расходов, формируется при решении других учетных задач. Следовательно, она является производной и неоднородной по своему характеру и времени отражения в бухгалтерских регистрах. Разноска данных по этим счетам возможна лишь в условиях полного завершения учетных записей по другим синтетическим счетам.
Автоматизированное решение рассматриваемого комплекса задач базируется на создании внутримашинной информационной базы, включающей сведения об остатках по соответствующим синтетическим счетам и объектам аналитического учета, а также об оборотах по этим счетам за определенный пользователем период. Большая часть исходных данных, как уже отмечалось, формируется при решении смежного комплекса учетных задач и является производной. При наличии взаимосвязи учетных комплексов эта информация передается внутримашинным обменом. При автономной организации учета рассматриваемого комплекса возможна передача информации на машиночитаемых носителях. Ручной ввод информации и ее изолированная обработка нецелесообразна ввиду трудоемкости и значительной степени дублирования в системе АБУ.
Автоматизация учета расходов требует использования специальных кодов (статей расходов на реализацию). Код статей расходов на реализацию в различных проектах автоматизации бухгалтерского учета может быть построен по-разному. Часто этот код строится в соответствии с номером строки соответствующей формы отчетности. Наиболее удобен код, построенный на основе общепринятой унифицированной номенклатуры статей издержек. С учетом кода требования детализации первые два знака кода отражают номер статьи, а один последний – номер субстатьи, регламентированный бухгалтерией предприятия на основе потребностей детализации учетных данных.
Для совершенствования учета расходов на реализацию товаров в системе потребительской кооперации необходимо разработать и внедрять типовые проекты автоматизации учета, так как индивидуальные разработки очень дороги. При унификации бухгалтерского учета в условиях его автоматизации в системе потребительской кооперации пользуются соответствующими методическими указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники персональных компьютеров. В системе потребительской кооперации подобные методические указания в значительной мере устарели и требуют обновления.
2.4 Отчетность о расходах на реализацию товаров как один из важнейших источников информации
Все предприятия и организации любой формы собственности обязаны составлять на основании данных синтетического и аналитического учета бухгалтерскую отчетность, которая является завершающим этапом учетного процесса. Бухгалтерская отчетность в установленных формах содержит систему сопоставимых и достоверных сведений о реализованной продукции, работах, услугах, затратах по их приобретению, об имущественном и финансовом положении организации и результатах его хозяйственной деятельности.
В современных условиях хозяйствования существенно возросла роль бухгалтерской отчетности. Изменение отношений собственности повлекло расширение состава собственников и увеличение числа пользователей финансовой отчетностью. Заинтересованность в отчетной информации о финансовом положении своих партнеров проявляют также кредиторы и инвесторы. Данные факторы обуславливают значимость бухгалтерской отчетности в системе экономической информации и необходимость соблюдения установленных принципов ее составления. Отчетность должна отвечать определенным требованиям, основными из которых является: обязательность и своевременность представления информации, ее достоверность, сопоставимость с планом и показателями других организаций; единство форм и методик составления отчетности; простота, ясность и доступность [40, с.345].
Отчетность организаций розничной торговли представляет собой совокупность сведений о результатах и условиях их работы за отчетный период, которые используются для контроля и руководства организаций. Тщательное изучение и анализ отчетных данных раскрывают причины достигнутых успехов или неудач и помогают наметить пути улучшения работы в дальнейшем.
Состав бухгалтерской отчетности, сроки и адресность ее предоставления определены Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности». Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь «О бухгалтерской отчетности организации №16 от 17 февраля 2004 года разработаны и утверждены типовые формы бухгалтерской отчетности для организаций всех форм собственности, а также Правила составления и представления бухгалтерской отчетности и Инструкция о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности. При необходимости Министерством финансов вносятся изменения и дополнения в содержание форм бухгалтерской отчетности, в Правила составления и представления бухгалтерской отчетности и в Инструкцию о порядке формулирования показателей бухгалтерской отчетности. Специализированные формы внутрисистемной (ведомственной) бухгалтерской отчетности утверждают министерства и ведомства. Они же составляют инструкции по формированию показателей внутрисистемной (ведомственной) отчетности, правила ее составления и заполнения, устанавливают конкретные сроки представления отчетности подведомственными организациями в пределах срока, определенного Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» [40, c. 342].
Бухгалтерская отчетность включает в себя следующие типовые формы: бухгалтерский баланс; отчет о прибылях и убытках (форма 2); отчет о движении источников собственных средств (форма 3).
Отчет о расходах на реализацию товаров составляется по статьям утвержденной номенклатуры текущих расходов. По торговле в данном отчете отражают расходы на реализацию товаров, приходящиеся на реализованные товары.
Кроме информации о расходах на реализацию товаров в отчете также отражают валовой доход от реализации товаров по видам торгово-закупочной деятельности, суммы полученных из бюджета возмещений, начисленных налогов, сборов и прочих отчислений, производимых от валовой прибыли (валового дохода), прибыль (убыток) от реализации товаров. В данном отчете отражаются два показателя прибыли (убытка) от реализации товаров по видам торгово-закупочной деятельности.
Для целей составления финансовой отчетности приводится показатель прибыли (убытка), рассчитанный без учета ограничений по нормированию (лимитированию) отдельных видов расходов. Для целей налогообложения и составления отчетности формируется показатель прибыли (убытка) от реализации товаров по видам торгово-закупочной деятельности, рассчитанный с учетом установленных норм (лимитов) расходов.
Также отчет о расходах на реализацию товаров содержит ряд бухгалтерский справок. В них отражаются показатели, характеризующие оптовый, розничный товарооборот, товарооборот организаций, осуществляющих общественное питание, заготовительный оборот, остатки нормируемых товарно-материальных ценностей и тары на отчетную дату.
Отчет о расходах на реализацию составляется ежемесячно, показатели отражаются в млн. р.
Отчет о расходах на реализацию товаров служит не только для получения обобщенных данных о затратах, произведенных в отчетном периоде, так как на основании информации, отраженной в нем, проводится экономический анализ расходов на реализацию товаров и рассчитывается уровень расходов. Кроме того, сведения о расходах торговых организаций используются при планировании расходов на реализацию товаров на следующий отчетный период.
Действующий в торговой организации потребительской кооперации Отчет о расходах на реализацию существенно улучшает качество и аналитичность учетной информации. Составление отчета является логическим завершением процесса учета расходов на реализацию товаров.
3. Анализ расходов на реализацию товаров и их оптимизация в рыночной экономике