3. «Контрагенти» - виводить «дерево» папок і всіх кореспондентів, з якими працює програма;
4. «Обєкти» - виводить «дерево» всіх папок і об’єктів обліку з якими працює програма (товари, тара сировина, послуги та сервіс та ін.);
5. «Різне» - виводить «дерево» з всіма типами, папками і елементами довільних аналітичних показників (тип аналітики, папка для аналітики, аналітичний показник та ін.);
6. «Подшивання». - виводить «дерево» з усіма папками і підшивками для бухгалтерських операцій. В підшивці, можуть знаходитися бухгалтерські операції або документи. Підшивання групуються в папки і є багаторівневою колекцією.
Одна і та ж операція або документ можуть входити відразу в декілька підшивань.
Зазвичай підшивання використовуються для довільного угрупування операцій. Наприклад, можна помістити в підшивання всі операції в рамках одного замовлення.
У програмі є можливість проглядання операцій, що входять в підшивання як у вигляді списку документів або операцій, так і у вигляді журналу операцій.
Допускається створення операцій прямо усередині підшивання. В цьому випадку операція відразу включається в підшивання.
До підшивання можуть бути підключені звіти. Якщо вони створені за допомогою майстра звітів, то в такі звіти включаються тільки документи і операції, включені у вибране підшивання. Також можна враховувати операції в декількох підшиваннях, які вкладені у вибрану папку.
До підшивання можна підключити довільні зовнішні документи. Їх список виводитиметься при виборі у вікні бази даних закладки «Інше».
7. «Шаблони» - виводить «дерево» всіх папок і шаблонів типових бухгалтерських операцій.
Кожний з довідників має своє поєднання клавіш клавіатури для відкриття, а також перелік основних констант, що використовуються в системі для обліку ТМЦ (табл.2.1)
Таблиця 2.1
Перелік основних довідників та констант, що використовуються в системі «Акцент: 6.0» для обліку ТМЦ
| Режим | Клавіші | Опис | Склад довідника |
| Документи | Alt+1 | Робота з теками документів | Ознака, шаблон, форма, примітки, параметри |
| Рахунки | Alt+2 | Робота з рахунками | Код рахунку, ознака, тип, сальдо, примітки, |
| Контрагенти | Alt+3 | Робота з кореспондентами | Назва, адреса, реєстраційні коди, примітки, параметри, контакт, факти |
| Об'єкти обліку | Alt+4 | Робота з об'єктами обліку | Назва, код, одиниці виміру, похідні, балансовий рахунок, партії для обєкта обліку, параметри, факти |
| Різне | Alt+5 | Робота з довільною аналітикою | Причини списання, ставки ПДВ |
| Підшивання | Alt+6 | Робота з підшиваннями | Назва, примітки, параметри |
| Шаблони | Alt+7 | Робота з шаблонами типових операцій | Ознака, зв'язок, примітки, параметри |
Розглянемо перелік констант, що використовуються в системі «Акцент-6.0» (табл. 2.2):
Таблиця 2.2.
Перелік основних констант, що використовуються в системі Акцент: 6.0 для обліку ТМЦ
| Назва константи | Значення константи |
| Вид ПДВ | Ставка ПДВ (20%) |
| Використовувати наступні рахунки в якості розрахункових | 311, 312, 313, 314 |
| Використовувати наступні рахунки в якості касових | 311, 312, 313, 314, 302, 301 |
| Метод списання | FIFO |
| Вид ціни | Роздрібна |
| Валюта і курси | 980 грн. Гривні України |
За допомогою констант зазначених в таблиці 2.2, підприємство можу створювати та реєструвати всі необхідні документи, а також контрагентів і об’єкти обліку, при чому, при внесенні даних, програма автоматично буде вносити необхідні константи, зазначені в таблиці 2.3 [1].
2.3 Автоматизація первинного обліку
Важливим методологічним принципом організації автоматизованої обробки інформації є машинне формування первинних даних з одночасним формуванням їх на машинному носії. Відомо, що бухгалтерський облік як функція управління включає в себе безперервне і взаємозв’язане спостереження (сприйняття, збирання), реєстрацію, нагромадження і зберігання первинних фактів господарської діяльності підприємства з метою подальшої їх систематизації та обґрунтування у вигляді облікових показників, що відображують кількісну оцінку та якісну характеристику конкретних економічних явищ (процесів).
Первинний облік — це початкова стадія облікового процесу. Вимоги, що висуваються до змісту та порядку реєстрації інформації в первинних документах, визначають вимоги до тих прийомів, якими реалізується функціональне призначення первинного обліку. Під час формування первинних документів в автоматизованій системі обліку, контролю та аналізу слід додержувати таких умов: відображення первинної інформації на машиночитаному носії; надання машиночитаному носію юридичної сили первинного документа; забезпечення можливості подальшого використання (обробки і зберігання) первинної інформації; забезпечення вірогідності первинної інформації та надійності роботи системи; використання сучасних засобів формування первинних даних.
Інформація, що формується у процесі первинного обліку господарських операцій підприємства, у бухгалтерському обліку систематизується й об’єднується за відповідними обліковими показниками. Необхідністю підготовки первинної облікової інформації для систематизації та узагальнення зумовлюються певні вимоги як до самої інформації, так і до процесу її збору та реєстрації. Конкретний зміст таких вимог залежить від застосовуваних відповідних засобів обробки інформації. Якість подальшої обробки інформації залежить здебільшого від того, чи вистачає даних для формування необхідної інформації (облікових показників) і чи доступна форма їх подання для сприйняття.
Сучасні технічні та програмні засоби реєстрації, формування й передавання первинної інформації дозволяють задовольнити вимогу методології бухгалтерського обліку, забезпечити порядок документування облікової інформації, сприяють адаптації облікового персоналу до нових методів і засобів документування облікової інформації, підвищують вірогідність та оперативність отримуваної первинної інформації, знижують трудомісткість документування й підготовки первинної облікової інформації. Тому одним з найважливіших завдань автоматизації бухгалтерського обліку є конкретизація вимог методології з позиції використання нових методів і засобів документування та підготовки первинної інформації.
У комплексі автоматизованого документування та підготовки первинної інформації за допомогою програмного забезпечення досягається виконання заданої послідовності документування первинної облікової інформації, передавання інформації за маршрутом документування, забезпечення засобами контролю й збереження цілості документованої інформації, формування машиночитаних первинних документів, які передаються на обробку й зберігання, а також, у разі потреби — відображення інформації, яка документується в людиночитаній формі.
За допомогою програмних засобів на місці виникнення інформації в режимі запиту формується макет необхідного первинного документа з описом показників обліку, контролю та аналізу простою, зручною для бухгалтера інформаційною мовою. Дані вводяться на кожному робочому місці бухгалтера або особи, відповідальної за введення первинної інформації. Усі первинні облікові дані формуються в одному місці, автоматично доповнюються нормативно-довідковою інформацією та кореспонденцією рахунків, і на їх основі створюється первинний документ, який відображується чи передається для подальшої обробки й архівного зберігання [12].
У програмі «Акцент: 6.0», для обробки первинних документів використовують кнопки на панелі управління, контекстне меню, та додаткові поля.
Кнопки панелі управління:
1. Позиція меню "Шаблон" відповідає кнопці Зміна шаблону операцій" на панелі управління документа.
2. Позиція меню "Проводки" відповідає кнопці "Показати проводки документа" на панелі управління документа.
3. Позиція меню "Різне" вибирається, коли необхідно прив'язати документ до якої-небудь аналітики. У списку перераховані всі види додаткової аналітики з довідника "Різне". При виборі типу аналітики буде виданий діалог вибору елементу аналітики. У такий спосіб прив'язується до аналітики тільки 1-а проводка операції.
4. Позиція "Підшивання" вибирається, коли необхідно помістити документ в підшивання. Вона аналогічна кнопці "Показати підшивання" на панелі управління документа.