· наличие признаков формального проведения ревизий кассы (одни и те же лица в ревизионной комиссии).
Следовательно, данный участок учета требует сплошной аудиторской проверки.
3.2 Источники информации для проведения аудита кассы
Состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень узок – это приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга. С другой стороны, кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета, например, с продажами, расчетами с подотчетными лицами, с поставщиками и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставлять кассовые документы с прочими.
Источниками информации для аудита кассовых операций являются следующие документы:
1. Приходный кассовый ордер. Необходимо проверить:
- правильность заполнения,
- отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета
- наличие подписей руководителя организации. Главного бухгалтера, кассира и лица сдающего денежные средства и ценности;
- регистрацию в журнале приходных и расходных ордеров.
2. Расходный кассовый ордер. Необходимо проверить:
- целевое использование наличных денег;
- наличие двух подписей – руководителя и главного бухгалтера;
- фактическое получение денег;
- соответствует ли дата получения денег;
- отражен ли документ, удостоверяющий личность получателя – паспорт, военный билет.
3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Необходимо проверить:
- прошнурован ли, пронумерован ли и указано ли количество листов;
- наличие подписи руководителя;
- наличие регистрации в момент выписки ордера.
4. Кассовая книга. Необходимо проверить:
- прошнурована ли, пронумерованы ли листы;
- наличие подписей и печать организации,
- присутствуют ли исправления (при наличии исправлений – правильность их осуществления).
Также при аудите кассовых операций необходимо изучить отчеты кассира, журнал регистрации выданных доверенностей, журнал регистрации депонентов, журнал регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, выписки банка, чековые книжки, оправдательные документы к кассовым документам, авансовые отчеты, список подотчетных лиц, акты ревизии и инвентаризации.
3.3 Нормативно-методическая и законодательная база аудита кассовых операций
Аудитор в своей работе обязан пользоваться нормативными, законодательными и методическими разработками. При аудите кассовых операций используют следующие нормативные акты и методические рекомендации:
- правила аудиторской деятельности в РФ. Положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ от 26.12.94 № 170.
- Федеральный закон о бухгалтерском учете от 21.11.96 г. № 129-ФЗ
Письмо ЦБ РФ "О ведение кассовых операций", утвержденного решением Совета директоров от 22.09.93г.№40 и обобщенный письмом ЦБ РФ от 4.10.93 г. №18.
- Рекомендации по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями " Порядка ведения кассовых операций в РФ", утвержденный Письмом ЦБ РФ 29.09.1994 г.№ 113.
- Постановление СМ-Правительства РФ от 30.06.93 г. № 626 " Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами".
- Постановление Правительства РФ от 17 11. 94 г. № 1258 " Об установлении предельного расчетов наличными деньгами между юридическими лицами" и всеми дополнениями и изменениями.
- Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом МФ РФ №49 от 13.06.95 г.
Закон РФ от 18.06.93 г.№5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением".
- Порядок регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах - приложение к Приказу ГНС РФ от 22.06.95 г.№ ВГ-3-14/36.
Методические рекомендации по вопросам применения контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением - приложение к Письму ГНС от 5.05.94 г.№ НИ-6-07/152.
- Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. Постановление МФ РФ от 30.08.93 г.№104.
- Об утверждении форм документов строгой отчетности. Письмо МФ РФ от 20.04.95 г.№16-00-30-35.
- Разъяснения по отдельным вопросам Порядка ведения кассовых операций в РФ и условий работ с денежной наличностью. Письмо ЦБ РФ от 16.03.95 г. №14-4/95.
- Правила (стандарты) аудиторской деятельности, одобренные Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ.
- Указ президента от 22.12.93 г.№2263 " Об аудиторской деятельности в РФ. - Временные Постановление Правительства Р.Ф. от 6.05.94 г. № 482 " Об утверждении нормативных документов по регулированию аудиторской деятельности в Р.Ф.
- Указ Президента Р.Ф. от 23.05.94 г.№ 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей".
Аудит не заменяет функции государственного контроля. Это доверительная работа аудитора с руководителем с целью выявления достоверности отчетности и соответствия совершенных хозяйственных операций нормативным актам, действующим на территории РФ. Нормативная и методическая база, как и весь бухгалтерский учет подвижна и постоянно меняется в зависимости от требований.
При проверке первичных документов просматривается соответствие по заполнению реквизитов. Исправления в денежных документах не допускается. Приходные и расходные ордера обязательно подлежат гашению штампами "получено", "погашено" с указанием даты. Все ордера на приход и расход денежных средств фиксируются в журналах регистрации с присуждением номера и отражением краткой характеристики.
Аудитор проверяет тождество аналитического и синтетического учета.
Прежде чем приступить к сплошной проверке кассовых операций, аудитор должен её спланировать. Каждая процедура имеет свое назначение, преследует определенную цель. Полученные результаты оформляются с помощью таблицы.
Составлению плана проверки предшествует оценка состояния внутреннего контроля за движением денег и других ценностей в кассе предприятия. Аудитор с помощью вопросника оценивает состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, определяет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места и планирует основные процедуры.
Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля за движением денежных средств в кассет предприятия являются:
- отсутствие на предприятии налаженной системы проведения внезапных инвентаризаций кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей в кассе;
- отсутствие на предприятии приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;
- наличие признаков формального проведения инвентаризаций (участие в комиссии одних и тех же лиц, отсутствие актов по итогам проверки, проведение ревизий на отчетные даты, когда кассир готовиться заранее);
- кассовые ордера подписываются другими лицами, на то не уполномоченными;
- отсутствие договоров материальной ответственности;
- формальная инвентаризация кассы при смене кассира.
Ответственность за ведение кассовых операций возлагается на руководителя предприятия, главного бухгалтера и кассиров. Поэтому аудитор опрашивает всех ответственных лиц. Вопросник распечатывается в необходимом количестве. На каждом проставляется должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым предполагается беседа.
Результаты опроса ответственных лиц могут быть разными.
Кассир не знает о приказе на проведение внезапных инвентаризаций, руководитель не знает о необходимости заключения договора материальной ответственности. Несовпадение в ответах на поставленные вопросы аудитором также могут свидетельствовать о слабых сторонах внутреннего контроля. По результатам опроса, аудитор может планировать проверку кассовых операций и намечает состав процедур. Каждая процедура направлена на выявление определенного рода нарушений, нестыковок в первичных документах, аналитическом и синтетическом учете.
Основные нарушения в области кассовых операций:
1 - Прямое хищение денежных средств:
а) ничем незамаскированное;
б) Замаскированное , неоформленными документами и расписками.
2 - Неоприходование и присвоение денежных сумм:
а) из банка;
б) от физических и юридических лиц по приходным ордерам.
3 - Излишнее списание денег в кассе:
а) повторное использование одних и тех же документов;
б) неправильный подсчет итогов.
4 - Списание сумм без оснований по подложным документам.
5 - Подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний.
6 - Присвоение сумм, законно начисленных другим лицам и предприятиям.
7 - Присвоение депонированной заработной платы.
8 - Присвоение сумм, начисленных другим организациям или физическим лицам.
9 - Расчеты суммами денежных средств, превышающих предельную величину.
10 - Расчеты с населением без применения кассовых аппаратов. Без регистрации кассовых аппаратов в налоговых органах.
11- Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета.
На основании составленного плана аудиторской проверки аудитор разрабатывает методы обработки данных. Для ведения цивилизованного аудита необходима законодательная и нормативная база, регулирующая его деятельность. Во-первых, это Федеральный закон "Об аудиторской деятельности", во-вторых, это аудиторские стандарты и другие основополагающие принципы, и приемы сбора информации, её обработки и составлении аудиторского заключения.
Аудиторская Палата РФ утвердила в 1996 году 31 стандарт аудиторской деятельности. Они объединены в группы. В первую группу входят общие стандарты, во вторую операционные стандарты, в третью стандарты аудиторского заключения.
Аудиторы и аудиторские фирмы в своей деятельности опираются на нормативную и законодательную базы. Законодательные акты регулируют взаимоотношения аудитора с предприятием в порядке заключенного Договора, определения круга вопросов по проверке, отражению результатов проверки в аудиторском заключении.