– вартості матеріальних цінностей відповідно до умов договорів поставок (без податку на додану вартість для зареєстрованих платників податку, яким цей податок відшкодовується бюджетом);
– ввізного мита;
– непрямих податків у зв'язку з придбанням запасів, які не відшкодовуються підприємству;
– інші витрати, які безпосередньо пов'язані з придбанням запасів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні до використання у запланованому вигляді;
– транспортно-заготівельні витрати [25].
Перші три статті відносяться на собівартість матеріальних цінностей прямим шляхом, бо вони вказуються безпосередньо в супровідних документах постачальника.
Четверта стаття – «інші витрати» – має виробничий характер, оскільки багато видів матеріалів перед використанням у виробництві вимагають сортування, розкрою за відповідними розмірами, лабораторного аналізу й дослідження, пакування тощо. Тому такі витрати доцільно виділяти на рахунку 23 в окрему групу, щоби після завершення робіт їх можна було включити на окремі види матеріалів методом розподілу.
Остання стаття «транспортно-заготівельні витрати» складається з таких елементів:
– витрати на заготівлю запасів (утримання пунктів заготівлі, оплата праці, відрахування на соціальне страхування, на відрядження, освітлення, опалення, утримання комор, складів);
– оплати тарифів (фрахту) за транспортування запасів;
– вантажно-розвантажувальні роботи;
– страхування ризиків транспортування запасів.
Якщо транспортно-заготівельні витрати збираються на окремих субрахунках рахунка 20 чи 29, то вони в кінці місяця розподіляються таким чином.
Наприклад, на підприємстві АТЗТ «Херсонська кондитерська фабрика» сальдо на 01.05.2008р. з виробничих запасів у цілому становило 425 109 грн., з транспортно-заготівельних витрат – 41 914 грн. За місяць надійшло запасів – 3 247 213 грн., згруповано транспортно-заготівельних витрат – 356 512 грн.
За місяць списано виробничих витрат за видами:
– основні матеріали – 2 149 407 грн.:
– купівельні та напівфабрикати – 673 513 грн.;
– паливо – 208 122 грн.;
– запасні частини – 117 705 грн.;
– тара – 98 466 грн.
Разом: 3 247 213 грн.
1. Знаходимо процент транспортно-заготівельних витрат за місяць:
| (41 914 + 356 512 ) × 100% | = 10,849%; |
| 425 109 + 3 247 213 |
2. Визначаємо суму транспортно-заготівельних витрат на списані матеріали:
| 3 247 213 × 10,849 | = 352 290 грн. |
| 100 |
3. Розподіляємо транспортно-заготівельні витрати між видами матеріальних цінностей:
Таблиця 4 – Розподіл транспортно – заготівельних витрат
| Види цінностей | Сума цінностей | Процент розподілу | Сума ТЗВ |
| основні матеріали | 2 149 407 | X | 233 544 |
| куповані напівфабрикати | 673513 | X | 73 069 |
| паливо | 208 122 | X | 22 579 |
| запасні частини | 117 705 | X | 12 770 |
| тара | 98466 | X | 10328 |
| Разом: | 3 247 213 | 10,849 | 352 290 |
На першому етапі загальна сума зібраних за місяць витрат розподіляється між сумами залишку запасів на кінець місяця і списаними за місяць. Потім сума транспортно-заготівельних витрат, що припадає на поточний місяць, розподіляється між окремими видами матеріальних цінностей пропорційно до їх вартості.
За рахунок заокруглення процента транспортно-заготівельних витрат зроблені незначні заокруглення суми за основними матеріалами методом різниці між загальною сумою – 352 290 грн. та сумами витрат на напівфабрикати, паливо, запасні частини і тару.
Транспортно-заготівельні витрати та складські витрати характеризують роботу відділу постачання, тому їх відокремлений облік має принципове значення. Отримана інформація щодо структури і динаміки таких витрат дає можливість розрахувати економічні показники, виявити тенденції, вести цілеспрямований пошук резервів зниження витрат на одиницю заготовлених цінностей. У зв'язку з цим доцільно так організовувати фінансовий облік, щоб можна було отримати найдетальніші дані щодо формування вказаних витрат.
Витрати доцільно класифікувати в такому розрізі:
1. Витрати на підтримання запасів (складські):
1.1. утримання складів;
1.2. складування запасів;
1.3. переміщення запасів;
1.4. утримання машин і механізмів на складі;
1.5. витрати на страхування запасів;
1.6. втрати матеріальних цінностей при зберіганні;
1.7. інші витрати.
2. Капітальні інвестиції у складське господарство.
3. Витрати, пов'язані з замовленнями і доставкою:
3.1. витрати на пошук постачальників;
3.2. витрати на переговори щодо поставок;
3.3. витрати на транспортування запасів від постачальників;
3.4. страхування ризиків при доставці запасів;
3.5. витрати на зв'язок;
3.6. витрати на відрядження;
3.7. витрати на утримання заготівельного апарату;
3.8. втрати при доставці вантажів;
3.9. витрати на підготовку і перепідготовку кадрів;
3.10. інші витрати.
Для такого детального обліку необхідно відкривати відомість для збору й відображення даних про витрати на рахунку 20 чи 29 у розрізі вказаних статей з кредиту різних рахунків (20, 22, 65, 66, 13, 63, 68, 37 та ін.), а в кінці місяця – їх розподілу на заготовлені цінності у вказаному вище порядку.
Синтетичний облік транспортно-заготівельних витрат (за кредитом рахунків 20 чи 29) доцільно відображати у журналі 5 або 5А, а дані аналітичного обліку – у відомості 5.1.
Облік та аналіз транспортно-заготівельних і складських витрат сприяє зниженню собівартості. Про важливість посиленої уваги до них свідчить те, що, за підрахунками окремих економістів, сума цих витрат порівнянна із сумою заготовлених матеріальних цінностей. За своєю суттю витрати на пошук постачальників, доставку, складування і зберігання запасів є трансакційними витратами.
У зв'язку з переходом економічних суб'єктів на більш високі рівні розвитку, що обумовлено науково-технічним прогресом та ускладненням контактів і зв'язків з питань придбання ресурсів і збуту продукції, зростає роль трансакційних витрат, які виникають у процесі координації діяльності економічних агентів в умовах невизначеності та частих змін ринкового середовища. Так, зростають витрати на пошук постачальників, оплату послуг бухгалтерів, юристів, утримання засобів зв'язку тощо.
Трансакційні витрати є показником економічного прогресу, ступеня розвитку економіки і переходу до постіндустріального суспільства та інформаційної цивілізації.
Отже, виникає проблема збору та класифікації інформації про рівень трансакційних витрат на підприємстві. Отримання інформації про витрати, пов'язані з постачанням, збутом, інформаційним забезпеченням апарату управління, засобами комунікації, утриманням фінансово-економічних служб, дозволить визначити рівень трансакційних витрат й оптимізувати їх величину, а можливо й обґрунтувати рішення щодо користування послугами спеціалізованих організацій, якщо це буде економічно доцільним.
Поки що, такі витрати не виділяються окремо у фінансовому обліку, хоча потреба у такій інформації з боку управління назріла [23].
Під час отримання і використання ТМЦ можуть бути виявлені нестачі, а саме:
- нестача з вини постачальника;
- нестача в межах норм природних втрат в дорозі.
Розглянемо ці види нестач докладніше.
Нестача з вини постачальника відображається на рахунку 374 «Розрахунки за претензіями». Тут відображаються розрахунки за претензіями до постачальників за виявленою невідповідністю цін і тарифів, передбачених угодами; за виявленою невідповідністю якості технічним умовам, передбаченим угодою, за нестачею ТМЦ, а також за пред’явленими постачальникам та визнаними штрафами, пенею, неустойками.
У разі виявлення у пункті прибуття ТМЦ невідповідності кількості прийнятих товарів кількості, зазначеній у транспортних документах, складається акт. На підставі акта покупець може у встановлені строки пред’явити продавцеві претензію, а якщо є можливість покласти відповідальність на перевізника, то претензія пред’являється йому. Покупець сплачує фактично отримані товари, а на суму нестачі понад норм природних втрат виставляється претензія.
У разі виявлення невідповідності ТМЦ за якісними характеристиками покупець повинен скласти акт, який також буде підставою для пред’явлення претензії постачальнику.
Суми нестачі ТМЦ понад норми природних втрат за кількістю і невідповідність за якістю відображаються за дебетом рахунка 374 «Розрахунки за претензіями» і за кредитом рахунка 631 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками».
Приведемо приклад.
Підприємство АТЗТ «Херсонська кондитерська фабрика» зробило попередню оплату за ТМЦ. Через кілька днів воно отримало ТМЦ, які було доставлено власним вантажним автомобілем на підприємство. Вартість ТМЦ становить 15 000 грн., ПДВ – 3 000 грн. Під час приймання ТМЦ було виявлено нестачу з вини постачальника на суму 800 грн., ПДВ – 160 грн. Постачальник задовольнив претензію перерахуванням назад грошових коштів у сумі 960 грн.
Ці операції на рахунках бухгалтерського обліку відображаються проводками, наведеними в табл. 5.
Таблиця 5 – Відображення нестачі з вини постачальника, який задовольнив претензію
| № з/п | Зміст операції | Кореспонденція рахунків | Сума, грн. | |
| Дт | Кт | |||
| 1. | Перераховано кошти в оплату ТМЦ | 371 | 311 | 18 000 |
| 2. | Відображено податковий кредит з ПДВ | 641 | 644 | 3 000 |
| 3. | Оприбутковано ТМЦ (без ПДВ), отримані від постачальника | 201 | 631 | 14 200 |
| 4. | Закриття рахунка 644 на суму ПДВ | 644 | 631 | 2 840 |
| 5. | Встановлено нестачу з вини постачальника і виставлено претензію (з ПДВ) | 644 | 631 | 960 |
| 6. | Постачальник задовольнив претензію шляхом перерахування коштів (з ПДВ) | 311 | 374 | 960 |
| 7. | Сума податкового кредиту з ПДВ (методом сторно) | 641 | 644 | 160 |
| 8. | Зарахування заборгованостей | 631 | 371 | 18 000 |
Збитки цінностей у межах норм природних втрат списуються на витрати виробництва, а в податковому обліку такі збитки включаються до складу валових витрат згідно з підпунктом 5.2.1. Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств». Але такі збитки списуються тільки у разі виявлення фактичних нестач. Розглянемо приклад відображення в обліку нестач ТМЦ у зв’язку з природною втратою під час транспортування.