Докладные и объяснительные записки.
Докладная записка может выполняться рукописным способом.
Это документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения составителя.
Текст докладной записки делится на две части: 1-Констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и 2 – где излагается предложение, просьба.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О», «Об».
Докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка.
Объяснительные записки – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения.
Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.
Личные дела ведутся на всех работников ОУ.
Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
· Внутренняя опись документов дела;
· заявление о приеме на работу;
· направление или представление;
· анкета;
· листок по учету кадров;
· автобиография;
· копия паспорта;
· документы об образовании;
· аттестационный лист;
· выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
· дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).
В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.
Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором ОУ.
При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы.
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя данного ОУ.
Личные дела имеют длительный срок хранения.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников образовательного учреждения, проработавших свыше 5 дней.
Поступающие на работу обязаны предъявить директору трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
Руководством для директора ОУ является Инструкция «О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях» №162 от 20 июня 1974 года.
В образовательном учреждении ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполняемых трудовых книжек:
* книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Учебно-педагогическая документация.
Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производится шариковой ручкой синего цвета или на пишущей машинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа,
Исправляется следующим образом; ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ.
Учебно-педагогическая документация школы состоит из:
· алфавитной книги записи учащихся,
· книга движения;
· личное дело учащихся;
· классные журналы;
· журналы факультативных занятий;
· журналы групп продленного дня;
· книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании;
· книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании;
· книга учета выдачи золотых и серебряных медалей;
· книги протоколов педагогического совета школы;
· книги приказов;
· книги учета личного состава педагогических работников;
· журнал пропущенных и замещенных уроков.
При смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным директорами, а также руководителем РУО.
В делах школы должна находиться выписка из решения администрации района о закреплении за школой микрорайона с точным образованием его границ.
В делах школы хранятся также инспекторские акты, докладные записки или справки, книга замечаний и предложений инспектирующих лиц. Ниже приводятся основные требования к ведению наиболее важных документов общеобразовательной школы.
Алфавитная книга записи обучающихся.
Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все
учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела.
Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия.
Если ранее выбывший из школы учащийся, уход, которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвращение» записывается в графе «Дата поступления в школу».
При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.
Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.
Личное дело учащихся.
Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихся в 10–11-х классах аттестат об основном общем образовании находятся в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы.
В личную карту учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма №286 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личное дело учащихся 1–4 классов ведутся учителями, 5–11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе.
Классный журнал.
Классный журнал – государственный документ установленного образца.
1. Классные журналы – хранятся в архиве учреждения 5 лет, затем последние листы с общими сведениями и итоговыми оценками учащихся изымаются, формируются в одну книгу соответствующего учебного года, такая книга хранится 25 лет.
2. Классный журнал подвергается проверке со стороны администрации с вынесением замечаний на страницу «Замечания по ведению классного журнала» не реже 1 раза в месяц.
3. При наличии замечаний или предложений со стороны проверяющего требуется устранить их в течение недели.
4. Распределение страниц в классном журнале осуществляет заместитель директора по учебной работе в соответствии с количеством часов, отведенных в учебном плане на каждую учебную дисциплину:
| 1 час в неделю | – 2 страницы |
| 2 часа в неделю | – 4 страницы |
| 3 часа в неделю | – 5 страниц |
| 4 часа в неделю | – 7 страниц |
| 5 часов в неделю | – 8 страниц |
| 6 часов в неделю | – 9 страниц |
5. Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно синей пастой в соответствии с установленной формой.
Журнал учета пропущенных и замещенных уроков.
Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется в каждой школе заместителем директора по учебно-методической работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании правильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.д.).
Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработка.
Прием и регистрация документов
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.