Документообіг: сутність та вимоги до організації (стр. 4 из 5)

Передача документів між страктурними підрозділами здійснюється секретарями структурних підрозділів або особами, які відповідають за діловодство. [8; 14]

Розділ 3 ВЗАЄМОДІЯ УЧАСНИКІВ ДОКУМЕНТООБІГУ

Шлях руху документів має бути визначений прийнятим управлінським процесом у кожній конкретній організації. Наприклад, якщо керівник вимагає, щоб усі отримувані документи спочатку доводились до його відома, і тільки він визначає виконавця, шлях руху документів буде багатоступеневим зверху вниз. Якщо ж функції чітко розмежені між структурними підрозділами та співробітниками, більша частина документів попадає зразу до виконавців. Так само від прийнятого в організації порядку розмежування обов'язків і делегування повноважень співробітникам апарата залежить рух документів при узгодженні та підписанні.

При проектуванні раціональних документопотоків в установі складають схеми основних груп і видів документів. Це дає змогу встановити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання різних їх категорій і встановити на їх основі оптимальний порядок роботи з документами. [13]

Як правило, основними учасниками документообігу є: керівник, секретарі, керівники структурних підрозділів, канцелярія та інші підрозділи, відповідальні за реєстрацію та організацію роботи з документами.

Взаємодія між основними учасниками документообігу здійснюється в процесі передачі документів на підписання, узгодження, ознайомлення, виконання, реєстрацію. [26]

Традиційно в вітчизняній практиці документи у підрозділи направляються від керівника до керівника, «спускаючись» до конкретних виконавців. Це дозволяє кожному керівнику контролювати діяльність своїх співробітників, однак довгі та часто формальні ланцюжки різко знижують ефективність управління. [6]

Тому під час розроблення схем документообігу доцільно складаюти раціональний маршрут документів для виконання посадовими особами таких процесів:

Керівниками — візування документів; приймання рішення про маршрут просування документів; проведення аналізу зведень; уживання заходів для покращення виконавчої дисципліни.

Канцелярією — приймання документів; реєстрація; розсилання; контроль за модифікацією; одержання інформації про виконавця; видача нагадувань і зведень; зняття документів з контролю.

Виконавцями — отримання документів на виконання; підготовка вихідних документів; підписання у керівництва і передача в канцелярію; одержання розпорядчої інформації; звіт про стан виконання документа.

Схеми документообігу розробляють керівники діловодної служби за участю керівників зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми проходження документів керівник діловодної служби або установи.

Зазвичай схеми розробляють для різноманітних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх; наказів з основної діяльності і особового складу, листів, замовлень, рекламацій). Для кожної групи документів створюють окрему схему обігу. [13]

Схеми документбігудля великих організацій, які мають структурні підрозділи, та маленьких організацій будуть різні. (Додаток 6). [21]

ВИСНОВКИ

Тема документообігу зацікавила своєю багатогранністю та різнобічністю багатьох науковців. Спираючись на це, підводимо підсумок, що вона достатньо розроблена. В процесі дослідження теми висувалися різні думки та пропозиції авторів щодо вдосконалення системи документообігу загалом та в окремих організаціях. Як наслідок ми маємо велику кількість робіт, які торкаються данної теми, — це і підручники, і навчальні посібники, і рекомендації фахівців, а також числені статті, написані авторами як висновок власного досвіду.

Проаналізувавши літературу, робимо висновок, що документообіг включає три основні групи документопотоків: потік вхідних документів, потік вихідних документів та потік внутрішніх документів. Але кожна з цих груп може містити свої потоки документів (розподілені, наприклад, за видом).

Основна вимога документообігу — це уникнення дублювання.

Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг, який складається з кількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за визначений період часу. В залежності від обсягу організація документообігу поділяється на: централізовану, децентралізовану або змішану. А головне правило документообігу — це оперативність проходження документів найкоротшим та прямим шляхом з найменшими витратами часу.

Основними етапами та складовими документообігу є: документообіг вхідних, вихідних та внутрішніх документів, їх попередній розгляд, реєстрація, розгляд керівництвом та інформаційно-довідкова робота.

Найбільш раціональна система розподілу вхідних потоків документів, коли керівництву організації надходить не 60 – 65% документів, а 10 – 15%. Така система розподілу вхідних документопотоків сприяє більш оперативному виконанню документів та, що найголовніше, звільняє керівництво організації від розгляду непотрібної йому документації.

Забезпечення обліку документів, контролю за виконанням і оперативне використання наявної в них інформації — це мета реєстрації документів. Реєстрація надає документам офіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа в установі. Виконавців та терміни виконання документа зазначаються в резолюції, яка накладається керівником під час попадання документа на розгляд керівництва.

Організація повинна мати раціональну пошукову систему, щоб забезпечувати ефективне використання інформації при прийманні різного роду рішень, надавати в розпорядження спеціалістів увесь масив інформації з певного питання.

Основна робота з вихідними документами полягає в їх реєстрації, обробці та відправці. Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення повинно відповідати проходження вихідних документів, а на етапі виконання — проходженню вхідних документів.

Встановити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання різних їх категорій і встановити на їх основі оптимальний порядок роботи з документами допомагають схеми документообігу, які різняться для різних видів організацій та документів.

Як висновок, можна відмітити, що правила організації документообігу не дуже складні у виконанні та відіграють дуже важливу роль. Дотримання основних правил документообігу дозволить досягти прямоточності направлення документопотоків, скоротити час на обробку документів. Також все це дозволить забезпечити рівномірне надходження документів та пропорційну зайнятість, як спеціалістів апарата управління, так і служби діловодства. Отже як наслідок визначаємо, що все це впливає на покращення документаційного забезпечення управління вцілому.

Додаток 1

Довідка про обсяг документообігу

За______________200__р.

Документи	Кількість документів		Усього
	оригінали	тираж
Вхідні
Вихідні
Внутрішні
Разом

Додаток 2

ТОВ «Захід» Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 11111111

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ТОВ «Захід» (підпис) М.В. Опанасенко 05.01.2004

ГРАФІК

документообігу на 2004 рік

№ п/п	Документ (форма)	Хто оформляє (виписує і реєструє)	Хто підписує	Ким і кому передається	Дата передачі	Хто дооформлює (виконує)	Дата виконання	Передається після виконання	Хто перевіряє
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Ф. № КО-2 Видатковий касовий ордер	Відповідальний бухгалтер	Директор, головний бухгалтер	Відповідальний Бухгалтер — касиру	У день здійснення господарської операції	Касир, фіз. Особа	У день здійснення господарської операції	Касир — відповідально-му бухгалтеру	Відповідаль-ний бухгалтер (голвний бухгалтер)
2
3

Склав:

Головний бухгалтер

(підпис) В.В. Петрова

Додаток 3

Схема проходження вхідних документів

Додаток 4

Схема роботи з вихідними документами

Додаток 5

Схема проходження внутрішніх документів