Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).
Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо.
Порядок розміщення реквізитів визначає установа. За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки - центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. Документи, що надходять, фіксуються в „Журналі вхідної кореспонденції".
3. Систематизація окремих категорій документів
Розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови та інше) формують у справи по видах документів та за хронологією, додатки, що до них відносяться. Накази за основною діяльністю та по особовому складу формують окремо. Документи колегій формують в окремі справи: протоколи та рішення колегії й документи до засідання колегії (порядок денний, доповіді, довідки, проекти рішень та інше). Доручення вищих організацій групують у справи за напрямами діяльності. У середині справи документи розміщують у хронологічній послідовності. Плани, звіти, кошториси, ліміти групують окремо від їх проектів та зберігають у справах того року, до якого вони відносяться за своїм змістом.
Документи в особових справах розміщують у такій послідовності:
- внутрішній опис документів;
- заява про приймання на роботу;
- анкета;
- листок з обліку кадрів;
- автобіографія;
- документи про освіту,
- витяг із наказів про призначення, переміщення, звільнення. Копії наказів про стягнення, заохочення до особової справи не
заносяться, а записуються у доповнення до особового листка. Лицьові рахунки робітників та службовців групують в окремі справи у межах року та розміщують за алфавітом. Претензії клієнтів розміщують у хронологічному чи в алфавітному порядку. Листування формують у справи за період календарного року та систематизують у хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
Хронологія здійснюється за ініціативними документами. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам відбувається з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться карта-замінник, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата видачі, кому видана, дата її повернення. Номенклатура справ буває трьох видів:
- типова - передбачає індексацію справ у галузі та є нормативним документом для державних організацій;
- конкретна - складається на підставі типової, причому заголовки справ можуть бути конкретизовані із врахуванням специфіки даної організації;
- приблизна - установлює приблизний склад справ, що носить рекомендаційний характер, тобто немає конкретної фіксації у нумерації справ. Така номенклатура справ застосовується у приватних структурах. Для приблизної номенклатури рекомендується розміщати заголовки справ у певній послідовності.
Наприклад:
- справи з організаційно-розпорядчою документацією вищестоящих органів;
- справи з організаційно-розпорядчою документацією підприємства;
- розпорядча документація по підприємству;
- планово-звітні документи (річні, місячні, тижневі); -листування.
Кожна організація незалежно від наявності типової чи при-мірної номенклатури повинна мати конкретну (індивідуальну). Номенклатура справ (НС) організації оформлюється на загальному бланку організації. НС складається на підставі вивчення складу, змісту та кількості документів, що утворюються у процесі діяльності організації, класифікаторів документів та кореспондентів, типових та відомчих переліків документів із зазначенням строків зберігання документів.
Індивідуальна НС складається з НС окремих структурних підрозділів, які розробляються посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу, погоджується з керівником архівного підрозділу установи. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються заголовки. Заголовок справи складається з елементів у наступній послідовності:
- назва виду справи (листування, журнал тощо) чи виду документів (протоколи, накази);
- назва організації чи структурного підрозділу (автор документа);
- назва адресата кореспондента документа;
- короткий зміст документів справи;
- назва території, із якою пов'язаний зміст документів справи;
- дата (період) справи;
- вказівка на копійність документів.
4. Індексація справ
У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості справ за уніфікованою формою. Першою розташовується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчих документів установи (накази, розпорядження, рішення), планово-звітна документація, листування (тут першими справи, що містять листування з вищими органами). Графа 3 - (кількість справ, томів) заповнюється на кінці року. Графа 4 - строк зберігання із вказівкою на перелік (типовий, відомчий). Графа 5 - переліки документів із строками їх зберігання, помітки про заведення справ до знищення, про передачу справ.
У кінці ділового року НС структурного підрозділу обов'язково завіряється підсумковим записом, в якому вказується кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підписує особа, відповідальна за діловодство. Порядок складання та затвердження в установі НС структурного підрозділу складається у трьох примірниках. На кожному заповнюється гриф погодження експертною комісією структурного підрозділу і завідуючим архівом установи, перший примірник зберігається в структурному підрозділі; другий - передається в канцелярію установи; третій - використовується для формування справ і пошуку документів.
НС структурних підрозділів зводяться в єдину (зведену) НС установи. Під час складання зведеної НС може використовуватися структурний або функціональний принцип її побудови. Структурний - підзаголовки справ - назва структурного підрозділу. Перший - канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації та збуту. Функціональний - за напрямком діяльності. Розділи і підрозділи відображають управлінські функції і розміщуються за ступенем важливості: планування, фінансування тощо.
До НС включають незакінчені справи, що надійшли від інших установ. Справи питань, вирішення яких триває понад один рік (перехідні), вносять до НС кожного року протягом терміну їх вирішення. Справи громадських організацій розміщуються в кінці НС. До НС не включають друковані видання, брошури, довідники, бюлетені та інше. Зведена НС погоджується з експертною комісією установи та експертно-перевірною комісією державного архіву, затверджується керівником установи.
Зведена НС (ЗНС) складається з п'яти примірників: перший - в канцелярії; другий - до архіву установи; третій - направляється до відповідної державної архівної установи; четвертий - у поточній роботі канцелярії; п'ятий - структурним підрозділам для роботи.
ЗНС, як і НС структурного підрозділу щороку (листопад-гру-день) переглядається, уточнюється, передруковується, затверджується керівництвом. Повторному перегляду й затвердженню з архівними органами НС підлягають один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях установи. Остання графа „Примітки" служить для приміток про знищення справ чи передачі їх в архів. У кінці кожного розділу треба залишати резервні порядкові номери, що не передбачені раніше.
5. Проходження документів
Проходження документів супроводжується відповідними позначками на документах. Це позначки про надходження, про контроль, про виконання документа тощо. Відмітки ставляться з лицьового боку першої сторінки документа, що полегшує візуальне сприймання й підвищує оперативність у роботі. Усі службові відмітки на документі, які вказують на його проходження та виконання, повинні обов'язково датуватися.
При отриманні документа на ньому проставляється реєстраційний штамп - відмітка про надходження. Відповідно до стандарту він ставиться на нижньому полі першого аркуша, праворуч. Включає скорочене найменування підприємства, в яке надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Відмітка робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля (реєстраційного штампа).
Порядок та характер виконання документа вказується в резолюції, яка повинна відображувати ставлення керівника до питання, про яке йдеться в документі, та вказувати на порядок його вирішення.
Резолюція власне складається з таких елементів: прізвища й ініціалів виконавця, якому відправлено документ; вказівки про порядок виконання документа (що і як треба робити); про термін виконання документа; особистого підпису керівника; дати резолюції.
На документі у більшості випадків не повинно бути більше за одну резолюцію. Інші резолюції накладаються при необхідності деталізації порядку виконання документа або уточнення його виконавця. За наявності двох і більше резолюцій неприпустиме їх дублювання або їх суперечливість.
У резолюції вказується обмежена кількість виконавців - один, два, рідко три, чотири. Крім того, зазначається що відповідальною за виконання документа є особа, що значиться в резолюції першою. Перелік інших виконавців (співвиконавців) свідчить про вимогу керівника залучити цих осіб до виконання документа. Відповідальному виконавцеві надається право скликати співвиконавців та отримувати від них необхідні матеріали.