Аудиторские процедуры при проверке кассовых операций следующие [15]:
- проверка своевременного и полного отражения в бухгалтерском учете операций с денежными средствами при соблюдении требований законодательства Российской Федерации;
- правильное документальное оформление операций с денежными средствами в соответствии с установленными правилами ведения кассовых операций;
- контроль за сохранностью денежных средств, документов в кассе и их целевым использованием;
- своевременное проведение инвентаризации денежных средств в кассе, выявление ее результатов и отражение на счетах бухгалтерского учета.
При составлении программы проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации. О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать такие факты [15]:
- отсутствие в организации постоянно действующей системы проведения внезапных ревизий (инвентаризаций) кассы;
- наличие признаков формального проведения ревизий кассы (например, одни и те же лица в ревизионной комиссии);
- отсутствие в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы;
- отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на другого работника без письменного распоряжения руководителя организации;
- отсутствие договоров о полной материальной ответственности с кассиром;
- предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо руководителя организации и главного бухгалтера, не отраженное распоряжением руководителя организации.
Низкая оценка эффективности внутреннего контроля потребует увеличения объемов аудита и усиления внимания на данном участке проверки.
2.1 Инвентаризация кассы
Прибыв на место проверки, аудитор может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход денег [15].
Результаты инвентаризации оформляются актом, который подписывает кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.
Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить [15]:
- обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;
- имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;
- застрахована ли касса организации;
- соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа);
- соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.
Если штатным расписанием организации не предусмотрена должность кассира, его обязанности могут быть возложены на другого штатного работника с его согласия и при обязательном заключении с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.
2.2 Проверка соблюдения лимита остатка наличных средств в кассе
Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями организации. Лимит остатка кассы для организаций с 01.01.98 устанавливается в соответствии с Положением ЦБ РФ от 05.01.98 № 14- П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» [6].
Организации обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. По организации, не представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а несданная денежная наличность - сверхлимитной (п. 2.5 Положения [6]).
К аудиторской проверке должна быть представлена справка банка об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе. Далее аудитор проверяет, соблюдается ли утвержденный лимит. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности работникам организации [15].
2.3 Проверка правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денежных средств
Денежные средства могут поступать в кассу из банков, от работников организации в оплату каких-либо услуг, могут быть остатками неиспользованных авансов и др.
Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков [15].
Направления использования денежных средств и их целевое назначение организация определяет по своему усмотрению. Владельцы счета на обороте денежных чеков указывают целевое назначение получаемых денежных сумм. Согласно действующему законодательству меры ответственности к организациям, допустившим нецелевое использование денег, полученных в банке, не предусмотрены. Однако коммерческие банки могут проверять целевое использование организациями полученных в банках денежных средств и при необходимости предъявлять к ним соответствующие требования.
Аудитор должен проверить полноту оприходования выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных и обслуживающих производств, жилищно-коммунального хозяйства. При этом следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами) по реализации продукции (работ, услуг) [15].
2.4 Проверка соблюдения предельного размера расчетов наличными деньгами с юридическими лицами
Правила осуществления расчетов в России устанавливаются ЦБ РФ. Он устанавливает предельные размеры расчетов наличными деньгами. На сегодняшний день этот лимит для расчетов между юридическими лицами составляет 100 тыс. руб. согласно Указанию Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» [9].
В ходе проверки аудитор выявляет случаи превышения расчета наличными между организациями и своевременно информирует руководителя о возможных санкциях.
2.5 Проверка расходования наличных денег из кассы
Аудиторская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам и подотчетными суммами [10].
Заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись получателя денег. Возможна выдача денег по доверенности, в этом случае кассир делает запись «по доверенности», а саму доверенность прикрепляется к ведомости.
При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации [14].
Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.
Остановимся подробно на проверке операций по выдаче денег из кассы в подотчет [14].
Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств из кассы на предстоящие командировочные, представительские расходы, а также для оплаты хозяйственных (канцелярских, почтово-телеграфных) расходов, а также расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту и в розничной торговле, и других хозяйственных расходов. В бухгалтерском учете подотчетные суммы отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Порядок ведения кассовых операций (п.11 [5]) регламентирует, что лица, получившие наличные деньги подотчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Аудитор проводит соответствующие процедуры, чтобы выяснить, своевременно ли в организации закрываются подотчетные суммы. Если проверкой будет выявлено, что подотчетные суммы числятся за получившим их работниками дольше установленного срока, то аудитору нужно получить письменные объяснения от соответствующих должностных лиц. Следует также предупредить и работников бухгалтерии, и подотчетное лицо о необходимости включить непогашенную подотчетную сумму в совокупный облагаемый доход гражданина [14].