На другому етапі у тексті виділяються змістові фрагменти тексту (частини первинного документа, які містять різні аспекти його змісту).
На третьому етапі визначається основна інформація з кожного інформативного фрагменту, неінформативні відомості відкидаються.
На четвертому етапі відібрана інформація має бути систематизована, тобто об’єднана у нову цілісність, у новий текст, але при збереженні змістової характеристики первинного документа. Для логічності викладу інформації референт складає робочий план реферату.
На п’ятому етапі складається текст реферату. Референт повинен при цьому дотримуватися вимог структури та обсягу реферату..
Методи реферування.
Щоб створити реферат, адекватний первинному документу, потрібно зберегти в процесі АСОД семантичні характеристики вихідного документа. Їх потрібно відшукати у первинному документі, перенести в інформаційний документ та відобразити у пошуковому образі первинного документа. Саме ці змістовні ознаки потрібні споживачеві, він шукає їх у масиві інформації.
Такими ознаками можуть бути основні аспекти змісту. Їх потрібно відобразити у рефераті.
Вибір змістових аспектів (сторін змісту) у первинному документі та створення на їх основі вторинного документа одержав назву поаспектного методу реферування.
Схеми змістових аспектів досить поширені в роботі референтів. Найбільш розповсюдженими є три формалізованих схеми змістових аспектів: універсальна, для описових текстів, для розповідних текстів. Змістові аспекти єдині для різних галузей знань, хоча й відрізняються за своїм змістом та формою. За допомогою цих схем проводять інформаційний аналіз документа. Референт їх використовує на 2, 3 етапах реферування.
Поаспектний метод може слугувати основою для формалізації процесів складання рефератів, зменшує вплив суб’єктивного фактора на процес реферування.
2. Методи викладу інформації у рефераті.
Розрізняють три основних методи викладу інформації у рефераті: екстрагування, перефразування, інтерпретація.
Екстрагування – це побудова реферату на основі витягу із вихідного тексту речень, що містять змістові аспекти. Тобто текст реферату будується з речень тексту первинного документа. Ці речення визначаються за зовнішніми ознаками, т. з. маркерами (словесними кліше, мовними зразками). Найчастіше цей метод викладу інформації застосовується при автоматизації реферування.
Перефразування – це побудова реферату на основі передачі змісту вихідного документа у перефразованому вигляді. При такому методі допускається заміщення, суміщення та узагальнення текстових речень. Текст реферату лише частково співпадає з вихідним документом.
Інтерпретація – це побудова реферату на основі узагальненого уявлення про зміст вихідного документа. При такому
методі референт оперує не самим текстом первинного документа, а його змістом. Найчастіше зустрічається при реферуванні зарубіжних матеріалів або документів великого обсягу (напр. дисертацій).
Ще слід зупинитися на формуванні початку реферату. Початок реферату не повинен містити зайвої інформації, загальновідомих положень. Слід уникати дублювання назви вихідного документа. Початок реферату має встановити межу, з якої починається виклад нової інформації. 3. Особливості підготовки рефератів з суспільних наук.
Дослідження в суспільних науках, їх результати, узагальнення, висновки використовують для викладу певних ідеологічних поглядів та політичних доктрин. Тому при реферуванні документів з суспільних наук потрібно проаналіувати світогляд та переконання автора. Важливо також враховувати конкретні історичні умови, місце й час розвитку подій.
В цій галузі використовується переважно розширений реферат, тому що джерела реферування мають великий обсяг та своєрідний стиль викладу. Обсяг реферату вважається оптимальним, якщо він становить не більше 1/10 обсягу вихідного документу. Реферат на такі документи повинен містити інформацію про автора первинного документа. Реферат має широку читацьку адресу, він багатьом замінює читання першоджерела. Для забезпечення найбільшої інформативності реферату в ньому викладаються кінцеві висновки, результати та інша фактографічна інформація автора, його погляди.
Замість приміток користуються оціночними зворотами типу, "автор справедливо стверджує", "автор вважає" тощо.
Припускається пояснення змісту першоджерела. Але реферат не повинен перетворюватися у вступну статтю до первинного документа, переказ його змісту чи критичну рецензію.
2.2 Вітчизняне реферування та видання реферативної інформації
Практично всі розвинуті країни світу мають реферативні служби, що готують та видають реферативну інформацію з різноманітними покажчиками, як на папері, так і на мікро- та машинних носіях.
США володіють найстарішою і добре розвинутою системою реферування НТІ, яка побудована на галузевому та тематичному принципах. Реферативні служби об’єднані в Національну федерацію служб реферування та індексування. Ще з 1963 року цією федерацією видається "Повний покажчик науково-технічних реферативних та бібліографічних видань світу", в якому в систематизованому вигляді наводяться дані про періодичні видання вторинної інформації 40 країн світу. У 1966 році в США створено Комітет з науково-технічних зв’язків, а також державні центри з документації, на які покладені завдання з організації діяльності реферативних служб країни .
У Великій Британії при Міністерстві освіти та науки ще 1965 року створено Управління з науково-технічної інформації, на яке покладено функції координації діяльності реферативних служб у країні, стимулювання дослідних робіт в галузі інформаційного обслуговування, в тому числі реферативною інформацією .
В Японії функціонує Національна служба реферування з природничих наук та техніки на базі Японського центру науково-технічної інформації. Виходять 9 серій реферативного журналу "Поточна бібліографія з науки та техніки" в традиційній формі та на машиноносіях .
У зв’язку з тим, що збільшується кількість науково-технічної літератури у світі, збільшується і кількість реферативної інформації, її обсяги подвоюються через кожні 15 років. Відповідно зростає кількість реферативних служб, робота яких організується за централізованою та децентралізованою схемами. Так, в ряді країн, наприклад у Франції, Японії, Російській Федерації, Румунії, Угорщині, функціонує лише один інформаційний орган, шо охоплює реферування всієї літератури в галузі науки та техніки.
У Росії протягом більш 40 років функціонує реферативна служба на базі ВІН1ТІ, яка готує та видає реферативну інформацію з вітчизняних та зарубіжних публікацій. У ВІН1ТІ щорічно оброблюється біля 13 тис. зарубіжних журналів ЗО країн світу 60 мовами. У реферативні журнали (РЖ) ВІН1ТІ щорічно включається біля 1 млн рефератів. У 1995 році було видано 27 зведених томів РЖ, до яких увійшли 204 випуски з найбільш актуальних проблем науки та техніки.
Вся створена ВІН1ТІ реферативна інформаційна продукція та бази даних (БД) є інтелектуальною власністю ВІН1ТІ як юридичної особи; вони не можуть бути власністю якогось окремого підрозділу ВІН1ТІ.
Децентралізована підготовка та видання реферативної інформації спеціалізованими службами реферування прийнята у Німеччині, США та в інших країнах. Такі служби створюються за тематичним принципом у залежності від тематичної направленості самих служб. Однак треба відзначити, що децентралізація реферативної діяльності приводить до значного дублювання як в національному, так і в міжнародному масштабах.
Тому виникла ідея створення всесвітньої служби реферування, яка об’єднувала б реферативні служби різних країн . У межах такої всесвітньої служби окремі інформаційні органи повинні діяти на принципах координації та взаємодії. Кожна реферативна служба зобов’язується обробити літературу своєї країни для центрального або міжнародного реферативного центру. З свого боку центральна служба поставляє місцевим службам свої видання і БД та забезпечує їх іншими видами обслуговування . Тепер функції спеціального органу, що відає діяльністю реферативних і бібліографічних служб окремих країн, покладені на Реферативне бюро Міжнародної ради наукових спілок (РБ МРНС).
Згідно з Законом України "Про науково-технічну інформацію" одним з основних завдань національної системи НТІ України е реферування опублікованих та неопублікованих на території України джерел науково-технічної та економічної інформації.
Реферуванню підлягають всі результати науково-технічної діяльності, що опубліковані в книгах, брошурах,збірках, періодичних виданнях, інших джерелах інформації. Реферування всієї науково-технічної літератури та документації – це своєрідний обліково-реєстраційний механізм охоплення всього масиву вітчизняних публікацій, що видаються на терені України.
В Україні вже налагоджено обліково-реєстраційний механізм обробки результатів науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт (НДДКР). Діє, хоч і за старою схемою, механізм реєстрації і обліку депонованих рукописних робіт. Свою систему обліку та державної реєстрації мають патентна та нормативно-технічна документація. Бібліографічний облік вітчизняних публікацій, у тому числі в галузі науки і техніки, веде Книжкова палата України. Проте відсутність в Україні реферативних джерел приводить до втрат інформації, перешкоджає якісному обслуговуванню споживачів інформації, а також участі України в міждержавному обміні НТІ. Необхідно також відзначити, що реферативні журнали (збірники) у тих країнах, що їх видають, входять до складу обов’язкового набору інформаційних продуктів даної держави, без яких неможливе нормальне функціонування національної системи НТІ.