Цільове призначення документа найбільше повно розкривається при розгляді його функціональних властивостей. Самою істотною, відмітною функціональною властивістю реферату є інформативність. З усіх вторинних документів ні анотація, ні бібліографічний опис не розкривають так повно основний зміст першоджерела, як реферат.
Відповідаючи на питання: «Що сказано, що викладається в документі, який реферирують?», реферат дозволяє в цілісному, узагальненому виді побачити головне в змісті первинного джерела. Спостереження показують, що читання рефератів може заощадити до 90% часу, необхідного для прочитання первинних документів . Більш того, нерідко реферати заміняють первинні документи. Насамперед це стосується розширених рефератів, типу публикуемых в експрес-інформації ВІНІТІ, реферативних журналах ІНІОН і т.п., а також коротких рефератів статей, що містять опис виробів, технологічних процесів, результатів експериментів. Часто споживачі обмежуються читанням рефератів, коли потрібна їм інформація відноситься не до основної теми їхньої роботи, а до суміжних питань, або коли первинний документ опублікований іноземною мовою і число його екземплярів у країні незначно. В останньому випадку споживач не завжди може скористатися оригіналом, позначаються психологічні, язикові й організаційні причини. Звідси випливає, що реферати необхідні як засіб поширення інформації про нові досягнення закордонної науки і техніки. Вони є засобом подолання язикових бар'єрів, сприяють наукової комунікації в міжнародному масштабі, інакше кажучи, виконують комунікативну функцію.
Реферат потрібно розглядати також як пошукову систему. Користуючись рефератами, споживач здійснює по них безпосередній пошук інформації, причому інформації фактографічної. У цьому виявляється пошукова функція реферату, а також функція довідкова, оскільки інформація, що витягається з реферату, багато в чому становить довідковий інтерес. Довідкові можливості рефератів доцільно враховувати при комплектуванні довідково-інформаційних картотек, при організації цілеспрямованого інформування і т.д.
Пошукові властивості рефератів не слід обмежувати, зв'язуючи їх тільки з рішенням справочно-інформаційних задач. У самому широкому змісті реферат. приходиться розглядати як пошуковий образ первинного документа. Завдяки цій найважливішій властивості реферат застосовується нині для поточного і ретроспективного пошуку документів у ІПС із використанням ручних, механічних і автоматичних засобів.
Ефективність інформаційного пошуку багато в чому залежить від семантичної адекватності й еквівалентності рефератів первинному документові і від їхньої лексичної і язиково-стилістичної якостей. Щоб реферат виконав пошукові функції, він повинний характеризувати джерело, що реферується, не тільки змістовно, але й описово (іноді в рефераті обмежуються назвою або перерахуванням окремих питань змісту). Це ще одна властивість реферату, що прийнято називати индикативностью. У цілому реферат, виконуючи індикативну функцію, указує на існування, наявність відповідного документа (наприклад, депонованої рукопису); разом з тим реферат описово характеризує окремі елементи змісту і передає бібліографічні ознаки. Точним бібліографічним описом первинного документа одночасно досягається і те, що реферат здатний виконувати адресну функцію, без чого, природно, неможливий документальний інформаційний пошук.
Такий пошук неодмінно зв'язаний з переглядом рефератів, що можуть бути систематизовані в реферативному журналі, у картотеці або в інших зборах. Замічено, що чим ближче пошуковий апарат до фонду первинних документів, тим менше значення має інформативність реферату, тому що споживач може звернутися безпосередньо до первинного документа. І, як уже відзначалося, інакше обстоїть справа, якщо споживач обмежений у можливостях скористатися безпосередньо первинним документом.
У цьому випадку важливу роль грає реферативний журнал, публікуючи реферати, що відбивають первинні документи, що не. обов'язково знаходяться в одному фонді і місце збереження яких не фіксовано і віддалено від споживача. Без реферативного журналу споживачі були б позбавлені великої кількості потрібної інформації, насамперед по закордонній науці і техніці. Представляючи собою систематизовані збори рефератів, журнал зберігає і почасти збільшує значення їхніх окремих функціональних властивостей, особливо інформативних і довідкових.
Реферативний журнал у цілому і, отже, що входять у нього реферати виконують сигнальні функції, повідомляючи про вихід у світло і про наявність первинного джерела інформації. Сигнальні функції рефератів виявляються, коли з їхньою допомогою здійснюється оперативне інформування про плани випуску літератури, про існування неопублікованих, у тому числі депонованих робіт. Для науково-інформаційної діяльності важливо, щоб реферати підготовлялися і доводилися до споживача, випереджаючи вихід у світло первинних документів. У конкретних установах (НДІ, вузах) реферати можуть бути використані для сигнального оповіщення про нові надходження літератури у фонд бібліотеки.
Діапазон використання рефератів дуже широкий. Так, реферати описів винаходів не тільки оповіщають про нові технічні рішення, доносять до споживача суть цих рішень, допомагають пошукові патентної документації. Зібрані воєдино, вони можуть бути використані при попередній експертизі заявок на винаходи. Реферативна інформація про НІР і ОКР спрямована на те, щоб виключити паралелізм і дублювання при проведенні наукових досліджень і конструкторських розробок. Публікація рефератів по завершенні НІР і OKP або їхніх окремих етапів сприяє успішному впровадженню отриманих результатів, а також підвищенню темпів і якості проведених робіт.
Реферат придатний для рішення ще однієї важливої задачі. Він може бути використаний для індексування змісту тексту первинного документа, що істотно (у 2–4 рази) скорочує витрати часу і праці в порівнянні з витратами на виконання цієї роботи безпосередньо по першоджерелу. У зв'язку з цим реферування й індексування варто розглядати як двуединый процес розкриття змісту первинного документа. Тому що реферування передує індексуванню, важливо,. щоб у рефераті знайшли відображення ті ключові слова, що складають ядро тексту первинного документа.
За умови охоплення реферуванням всієї основної літератури в якій-небудь області науки і техніки по змісту рефератів можна судити про збільшення інформації у відповідній області знання. Оскільки реферати відбивають новітні зведення, їхній можна використовувати (не прибігаючи до первинних документів) при рішенні задач прогнозування.
Таким чином, реферат є багатофункціональним вторинним документом. Йому властиві функції: інформативного, індикативного, науково-комунікативного, довідкового, пошукового, адресного, сигнального, прогностична, індексування.
2. Реферування
2.1 Реферування як процес згортання первинної інформації
Основні питання:
1. Основні вимоги до процесу реферування..
2. Основні етапи реферування.
1). Основні вимоги до процесу реферування.
Особливості кожного виду інформаційних документів обумовлюють певні відмінності у їх підготовці. Тому розглянута загальна методика/підготовки інформаційних документів потребує доповнення та конкретизації для основних видів інформаційних документів.
Розгляд цих особливостей розпочнемо з реферування як процесу, в якому відображені методи, що лежать в основі ІАД.
Отже, процес реферування – це процес згортання первинної інформації, що міститься у вихідному документі. До створення реферату пред’являються певні вимоги, що обумовлені особливостями реферату як інформаційної моделі документа:
• повнота відображення інформації;
• об’єктивність відображення інформації;
• змістовність передачі інформації;
• стислість передачі інформації;
• зрозумілість (читабельність) тексту реферату.
Реферат має не тільки багато різновидів, а й свою
літературну форму.
Реферат складається з 3 основних структурних частин:
1. Заголовочна частина / відомості про документ, що
реферується/;
2. Власне реферативна частина / інформація з вихідного документа;
3. Довідкова частина / шифри, індекси первинного документа, відомості про таблиці, схеми, ілюстрації, списки літератури, наявні у первинному документі, а також прізвище референта /.
Обсяг реферату:
оптимальний обсяг друкованого реферату – 200 слів. Згідно з вимогами стандарту 7.9 – 77 "Рефераты и аннотация" обсяг реферату має відповідати таким нормам:
для заміток та коротких повідомлень – 500 др. знаків;
для більшості статей, патентів – 1000 др. знаків;
для документів великого обсягу – 2500 др. знаків. У вторинних виданнях, зокрема, з суспільних наук, допускається публікація розширених рефератів, обсяг яких не регламентується. Загальним же правилом для укладача реферату є максимум інформації у мінімальному обсязі. 2. Основні етапи реферування.
Другим основним правилом для укладача реферату слід вважати таке: написання тексту реферату ніколи не розпочинають одночасно із читанням тексту вихідного документу.
Референт повинен розпочинати роботу по складанню реферату із загального ознайомлення із текстом першоджерела, щоб охопити основний зміст первинного документу:
1 етап – загальне ознайомлення з вихідним документом
(першоджерелом).
2 етап – читання вихідного документа та виділення
інформативних фрагментів.
3 етап–аналіз інформативних фрагментів та відбір основної інформації.
4 етап – узагальнення відібраної інформації, побудова схеми викладу інформації.
5 етап – написання тексту реферату.
На першому етапі референт знайомиться з основним змістом первинного документа, його тематичною спрямованістю, структурою, цільовим та читацьким призначенням, обсягом тощо. З цією метою він переглядає зміст вихідного документа, титульні елементи, видавничу анотацію, передмову, післямову, структуру глав.