Согласно пункту 1 статьи 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28.02.07 № 234-111 руководитель организации обеспечивает создание учетной системы и организацию бухгалтерского учета, отвечающих требованиям и потребностям данной организации.
Структура бухгалтерии определяется конкретными организационными условиями работы ее подразделов, объемом учетной информации, оперативной самостоятельностью, оснащенностью учетного аппарата средствами механизации и компьютерной техникой.
В зависимости от объема учетной работы руководитель может:
1) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
2) ввести в штат должность бухгалтера;
3) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета специализированной бухгалтерской организации или бухгалтеру-специалисту;
4) вести бухгалтерский учет лично.
Структура бухгалтерского аппарата зависит не только от условий организации и объема учетной работы, но и от уровня технической оснащенности. В экономике РК сложились и продолжают существовать три типа структуры бухгалтерии:
- линейная (иерархическая);
- по вертикали (линейно-штабная);
- комбинированная (функциональная).
При линейной организации все работники в бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру, которого сейчас по западному образцу называют финансовым директором. Такая структура применяется в небольших организациях, с численностью 7-9 человек.
При организации учета по вертикали работы осуществляются промежуточными звеньями управления, возглавляемыми старшими бухгалтерами.
Комбинированная организация учета выделяет специальное подразделение, выполняющее замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерии, выполняющих свои функции в пределах установленной им компетенции. Подобная организация аппарата бухгалтерии распространена на крупных предприятиях.
Структура бухгалтерской службы — это форма организации людей, занятых учетной деятельностью, которая зависит от сложности и объема работ. При этом важную роль играет система должностей, которая полностью отражает принятую структуру бухгалтерии и служит средством ее материализации. В основе отбора должностей лежат характер, состав и объем функций, необходимых для выполнения учетных работ.
Особое место в системе организации учета занимает должность главного бухгалтера. Именно в его функции входит обеспечение рационального разделения труда в бухгалтерии.
Однако в настоящее время в Казахстане отсутствуют какие-либо единые требования к главному бухгалтеру. Субъекты учета, формально имеющие одну и ту же квалификацию и опыт, могут выполнять идентичные операции разными способами, с различной производительностью. Это обстоятельство выдвигает проблему подбора кадров, развития у них необходимых навыков учета.
С возрастающими требованиями, предъявляемыми к бухгалтерскому учету, могут справиться лишь высококвалифицированные специалисты, владеющие теорией и практикой учета, хорошо разбирающиеся в отрасли по профилю своей деятельности. Только в этом случае можно выполнить задачи, поставленные перед бухгалтерским учетом Казахстана.
Одним из важнейших этапов организации бухгалтерского учета является формирование системы должностей, зависящей от характера, состава и объема работ, который осуществим с применением графика распределения функций между исполнителями. С помощью графика может быть достигнуто наглядное выражение взаимосвязи организуемых элементов, обеспечивается доступность и наглядность объекта организации. Кроме того, работа по графикам способствует улучшению организации учета, укреплению дисциплины, сокращению сроков выполнения учетных работ и представлению отчетности.
С учетом меняющихся организационно-производственных условий и внедрения компьютерных технологий обработки поступающей информации, изменением общих правила ведения бухгалтерского учета функции отдельных работников и их состав могут меняться, в целях приспособления к текущим конкретным условиям.
В зависимости от происходящих изменений функции учета могут комбинироваться в различных вариациях для их выполнения конкретным исполнителем.
В настоящее время организация бухгалтерского учета в организации может осуществляться путем передачи, на договорных началах, ведения бухгалтерского учета специализированной бухгалтерской организации или бухгалтеру-специалисту, эта разновидность договоров - возмездного оказания услуг. Условия такого договора должны определяться договоренностью сторон с конкретизацией исполняемых работ.
Возможна также передача данной деятельности аудиторам или аудиторским фирмам. При заключении договора важно обратить внимание на пункты, предусматривающие ведение бухгалтерского учета в соответствии с действующим законодательством о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, а также ответственность за причиненные убытки (полностью или ограниченно).
Учет, формируя полную и достоверную информацию о деятельности субъекта, должен быть нацелен на решение следующих задач:
- контроль за движением имущества, использованием материальных, трудовых, финансовых и иных ресурсов;
- обеспечение законности совершаемых операций и сохранности имущества;
- своевременность в определении фактических затрат на производство продукции (работ, услуг);
- точность в отражении отчетности результатов деятельности субъекта;
- правильность в исчислении всех видов налогов и представление разносторонней учетной информации пользователям.
Бухгалтерский учет как сфера деятельности состоит из различных видов работ, подразделяющихся на операции, основанные на методических и технических приемах.
В учетном процессе следует различать четыре стадии. На первой - регистрируют и измеряют учетные данные; на второй - систематизируют их и обобщают в учетных документах; на третьей - объединяют сведения воедино для подготовки отчетности; на четвертой стадии обобщают и анализируют данные.
Исходный объект организации процесса учета - учетная номенклатура (от лат. nomenklatura - совокупность или перечень названий терминов, употребляющихся в какой-либо отрасли науки). В бухгалтерском учете под учетной номенклатурой понимают состав названий хозяйственных фактов (явлений и процессов) - это характеристики состояния объектов учета (активы, имущество по форме функционирования), пассивы (обязательства и капитал), хозяйственные процессы, а также результаты деятельности, которые должны быть отражены в системе учета.
В учетной науке издавна существуют чисто теоретические основы и технологические приемы учета. Исходя из теории главы венецианской школы учета Фабио Беста (1845 - 1923 гг.) можно провести разграничение учета по времени его проведения.
Состав объектов учета в каждом периоде учетного процесса определяется содержанием хозяйственной деятельности конкретного субъекта и объектами информации. Важную роль в организации учета играет однотипность многих бухгалтерских процедур.
К совокупности правил и технических приемов бухгалтерского учета, при помощи которых обеспечивается взаимодействие основных элементов учетной системы, можно отнести:
- первичное наблюдение;
- стоимостное измерение;
- текущую группировку;
- итоговое обобщение.
В практике хозяйствования перечисленные приемы реализуются по-разному.
Первоначальная стадия (этап) учетного процесса, на которой производятся наблюдение, измерение и фиксация результатов в носителе учетной информации, называется первичным учетом (рисунок 2). В общем виде он представляет собой повторяющийся во времени организованный процесс сбора, регистрации, накапливания и хранения информации; в условиях автоматизации - ее передачу в компьютерные носители и первоначальную обработку.
Первичный учет как часть учетного процесса предопределяет те или иные объекты организации и элементы работ, совокупность которых характеризует его как организационное целое. Информация первичного учета - основа для формирования банка данных в системе экономических показателей деятельности организации. Именно из первичных документов (носителей учетных данных) все хозяйственные операции подлежат переносу (записи, регистрации) и накоплению в учетных регистрах.[14,c. 102]
Поскольку первичный учет представляет собой сложный комплекс приемов по восприятию исходной информации, то его объектами являются учетные номенклатуры и их движение. Кроме того, регистрация в документах посредством оформления хозяйственных операций и материальных носителей первичной информации делает первичный учет базисом организации всей системы бухгалтерского учета. Интеграция различных видов учета предусматривает создание единого первичного учета для комплексного использования во всех ее подсистемах.
Первичный учет выполняет не только начальную стадию восприятия, измерения и регистрации явлений хозяйственной жизни, но и несет в себе контрольные функции, необходимые для выявления тех или иных отклонений.
Более половины затрачиваемого на организацию учетного процесса времени уходит на текущий учет - составную неотъемлемую его часть. Формирование учетной номенклатуры на данном этапе - самый сложный организационный вопрос, так как происходит преобразование сообщений (т.е. фактов) в условные знаки - шифры, коды. Для текущего учета характерны разработка рабочего плана счетов и отбор хозяйственных операций, содержанием которых является движение средств, смена одной формы имущества другой.