Особо ценный документ (ОЦД) - документ Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.
Эти определения применимы в отношении документов, относящихся к государственной части архивного фонда. Для коммерческой организации они недостаточно конкретны. Если попытаться дать краткие и приближенные к реалиям бизнеса формулировки, то термин "уникальный документ" вряд ли пригодится, а определение особо ценного документа может быть следующим.
Особо ценный документ организации - документ, имеющий высокую значимость для его собственника, утрата которого может иметь существенные негативные последствия.
Проведение экспертизы ценности позволяет построить систему работы с документами в зависимости от степени значимости этих документов. Теперь подробнее остановимся на критериях определения особо ценных документов конкретной организации.
Критерии отбора особо ценных документов: происхождение; содержание; внешние особенности.
Переходя от теории к организации практической работы по экспертизе ценности на современном предприятии, необходимо развить данные понятия. При определении особой ценности документов можно использовать следующие рекомендации.
В критерии "происхождение" для коммерческих организаций следует выделить только авторство. Особую ценность представляют документы, авторство которых принадлежит:
-учредителям компании;
-собранию акционеров;
-совету директоров и иным руководящим органам;
-ревизионной комиссии;
-коллегиальным органам, принимающим решения по основным видам деятельности организации.
Основным критерием при определении особой ценности документа является содержание.
| Особо ценные документы по критерию содержания | Примеры |
| 1 | 2 |
| Утеря которых может иметь негативные финансовые последствия | Договоры, контракты, акты проверок налоговых и иных проверяющих органов, годовая бухгалтерская отчетность |
| Утеря которых может иметь негативные юридические (правовые) последствия | Учредительные и уставные документы, решения суда |
| Имеющие статус правоустанавливающих и разрешительных | Лицензии, свидетельства, патенты, разрешения, согласования |
| Подтверждающие право собственности на движимое и недвижимое имущество организации | Свидетельства на право собственности, договора на покупку, акты передачи имущества |
| Сопровождающие сделки по особо крупным операциям | Договоры, контракты, акты закрытия, платежные документы, акты сверок, досье сделок |
| Для разных организаций понятие особо крупной сделки может существенно отличаться. Поэтому данный критерий может определяться как отношение суммы конкретной сделки ко всему обороту предприятия. Конечно же, значимость той или иной сделки могут определить финансовые работники организации, поэтому их участие необходимо в работе Экспертной комиссии | |
| Касающиеся операций по уставному капиталу организации | Платежные документы об оплате взносов, выписки по счетам, переписка |
| Касающиеся разработки стратегии организации и долгосрочных планов развития | Стратегические планы развития организации; бизнес-планы; планы развития по направлениям: маркетинг, производство, кадровая политика, IT; отчеты о проделанной работе; организационная структура предприятия |
| Составляющие базы данных по ключевым направлениям деятельности предприятия | Базы данных, картотеки партнеров, клиентов, поставщиков |
| Этот вид документов, как правило, представлен в электронном виде, что требует особого режима использования, доступа, обеспечения аутентичности, сохранности информации. Для выполнения этих требований необходимо тесное взаимодействие со службой IT | |
| Содержащие информацию о методике работы, описание уникальных продуктов и услуг организации | Описание продуктов, методики работы, технологий, рецептура, технические задания на разработку; проектная документация и др. в зависимости от отрасли и специфики вашего предприятия |
| Документы, которые содержат информацию, включающую описание ваших продуктов, услуг, являются коммерческой тайной вашего предприятия и требуют особого режима использования и доступа | |
| Обеспечивающие непрерывность бизнес-процесса и представляющие особую ценность на период исполнения обязательств; незакрытые дела по текущим сделкам основных направлений деятельности предприятия | В зависимости от специфики бизнеса к этим документам могут быть отнесены: договоры, контракты, досье сделок, документы, закрывающие промежуточные этапы работ; платежные документы, подтверждающие движение средств, переписка и др. Перечень таких документов определяется в зависимости от отрасли, в которой работает организация. Важную роль в определении данной группы особо ценных документов играют специалисты производственных подразделений, основных направлений деятельности предприятия, которые непосредственно создают и ведут документацию. Специалистов этих категорий также желательно включить в состав Жили привлекать к ее работе, и обязательно - при определении перечня особо ценных документов предприятия |
| Относящиеся к истории организации | Кино-, фото-, фонодокументы, адреса и поздравительные письма, автографы VIP, документы, относящиеся ко времени создания и истории организации |
По внешним особенностям особую ценность представляют подлинники вышеозначенных документов. При отсутствий подлинника статус особо ценного документа приобретает его копия.
Вышеперечисленные рекомендации нельзя назвать исчерпывающими, поскольку существенный отпечаток на состав особо ценных документов накладывает специфика отрасли, в которой работает ваша организация. Указанные положения следует заложить в основу разработки критериев, применяемых в работе по экспертизе ценности и определения перечня особо ценных документов вашей организации[9].
3. Отбор документов на хранение
3.1 Принципы отбора документов на хранение
В федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» используется следующее определение «экспертизы ценности документов»: «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации»[10]. Как видно из определения, ключевое значение придается применению критериев ценности, т.е. системе научно обоснованных признаков документов, на основании которых выносится решение о степени их ценности. В то же время и сама система критериев ценности, и методы (подходы) их применения должны опираться на общенаучные принципы историзма, системности и целостности[11].
Принцип историзма в настоящее время признается основным, предполагающим рассмотрение в первую очередь генезиса объекта, т.е совокупности документов. Рассмотрение должно быть всесторонним: и с точки зрения внутренней структуры документов и документальных фондов, и с точки зрения исторических связей между ними, и с точки зрения выявления и фиксации качественных изменений их структуры, происходящих со временем, и с точки зрения закономерностей развития структуры, форм документов и т.п.. При таком подходе отмечается совпадение принципа историзма с научной объективностью, с требованием непредвзятости суждений при отборе документов на хранение.
В современной архивоведческой литературе отмечается также совпадение других общенаучных принципов – системности (рассмотрение объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов) и целостности (понимание явлений действительности как единства частей целого в многообразии их проявлений и связей) – с ранее применявшимся архивным принципом всесторонности и комплексности при оценке документов. Комплексность предполагает рассмотрение документа в единстве его взаимосвязанных частей, а также как часть более общего его окружения. Причем не только в конкретном фонде и архиве, но и в более широких документационных рамках. Всесторонность трактуется как «рассмотрение документов в "разном освещении" – в сопоставлении разных требований к ним, учитывая теоретическую неисчерпаемость информации источника»[26]. В первую очередь, рассматриваются варианты и формы потенциального использования документов, но не только это. Также учитываются полнота сохранности фонда, правовые аспекты, возможности обеспечения сохранности и некоторые другие моменты[12].
Таким образом, уже на уровне основных методологических принципов экспертизы ценности формулируется требование рассматривать всю совокупность документов фондообразователя, в каком бы виде они не возникали. Анализ взаимосвязей между бумажными и электронными документами, рассмотрение направления и характера информационных процессов и потоков между ними, раскрытие функционального назначения разных групп документов, баз данных и других электронных ресурсов, наконец, определение условий, влияющих на их достоверность и юридическую силу, – все это должно быть направлено на формирование полноценного, информационно насыщенного архивного фонда, достоверно отражающего не только деятельность фондообразователя, но и, по возможности, событий и явлений действительности в более широком управленческом, историческом и культурном контексте. Поэтому, как ценность электронных документов невозможно правильно оценить без их рассмотрения в связи и в генезисе с бумажными документами, так и отбор на хранение последних без определения значения первых ведет к обеднению архивного фонда. Поэтому существующая практика, когда государственные архивы сосредотачиваются на экспертизе ценности лишь бумажных документов, является методологически ущербной. По сути, это нарушение методологических основ экспертизы ценности и даже нарушение федерального закона об архивном деле, который недвусмысленно определяет, что «экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида»[13]. Но если строго придерживаться принципов экспертизы ценности, не приведет ли рассмотрение роли и значения электронных документов в системе управления, и вообще в современной жизни, к пересмотру критериев ценности и методов их применения?